{"id":79038,"date":"2020-12-18T16:12:05","date_gmt":"2020-12-18T15:12:05","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.bluebeam.com\/de\/?p=79038"},"modified":"2022-03-21T13:30:56","modified_gmt":"2022-03-21T12:30:56","slug":"digital-document-management-workflow","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.bluebeam.com\/de\/digital-document-management-workflow\/","title":{"rendered":"Ein Arbeitsablauf zur Dokumentenverwaltung f\u00fcr moderne Bauprojekte"},"content":{"rendered":"\n

Illustration von Ed Mann<\/em><\/p>\n\n\n\n

Die meisten Bauprojekte sind hochkomplexe Unternehmungen. Ganze Teams von Architekten und Ingenieuren arbeiten unerm\u00fcdlich an der Ausarbeitung umfangreicher Entwurfsunterlagen, bevor diese dann an die Baustelle weitergegeben werden. Dort arbeiten die Mitarbeiter unter Hochdruck daran, diese Pl\u00e4ne bis ins kleinste Detail umzusetzen.  <\/p>\n\n\n\n

Die Weiterentwicklung der Bautechnologie<\/a> hat die m\u00fchsame Verwaltung von solch umfangreichen Projektdokumenten erheblich vereinfacht. Sobald die ersten Pl\u00e4ne erstellt sind, werden sie von verschiedenen Projektbeteiligten \u00fcberarbeitet und gepr\u00fcft, bevor sie schlie\u00dflich an die Baustelle weitergeleitet werden. Dort k\u00f6nnen wiederum zus\u00e4tzliche Revisionen erfolgen, falls vor Ort neue Herausforderungen entstehen. <\/p>\n\n\n\n

Pablo Giraldo<\/a>, stellvertretender Bautechnikleiter bei The Walsh Group<\/a>in Atlanta, geh\u00f6rt zu einer Gruppe von technisch versierten Bauexperten, die sich leidenschaftlich der digitalen Transformation der Branche verschrieben haben. Giraldo setzt sich seit Langem damit auseinander, wie er vom digitalen Wandel bei der Verwaltung seiner Projektdokumente profitieren kann, unter anderem auch auf seinem eigenen wachsenden YouTube-Kanal. <\/p>\n\n\n\n

Im Folgenden schl\u00fcsseln wir die verschiedenen Tools von Bluebeam Revu<\/a> auf, die Giraldo f\u00fcr die Dokumentenverwaltung nutzt. Die Informationen basieren auf einer Pr\u00e4sentation, die Giraldo vor Kurzem im Rahmen der fortlaufenden virtuellen Veranstaltungsreihe von Bluebeam gehalten hat. <\/p>\n\n\n\n

Sets erstellen <\/h3>\n\n\n\n

Zu Beginn seines Arbeitsablaufs zur Dokumentenverwaltung erstellt Giraldo Sets<\/a> in Revu.  <\/p>\n\n\n\n

Mithilfe von Sets k\u00f6nnen Revu-Benutzer eine Sammlung von Baupl\u00e4nen so \u00f6ffnen, als w\u00e4ren sie eine einzige Datei. Die Seiten, einschlie\u00dflich aller Revisionen in einem Set, werden nach einer bestimmten Reihenfolge organisiert. Kurzum: Sets erm\u00f6glichen Benutzern, durch mehrere Dateien in Revu zu navigieren, als w\u00fcrde es sich dabei um ein einziges, \u00fcbersichtliches Dokument handeln.  <\/p>\n\n\n\n

Durch die Ver\u00f6ffentlichung des neuesten Sets k\u00f6nnen die Mitarbeiter auf der Baustelle die Dateien schneller laden. Zudem bieten Sets ein System zum Ein- und Auschecken, mit dem Benutzer ein Dokument nacheinander einzeln ein- bzw. auschecken k\u00f6nnen.  <\/p>\n\n\n\n

Batch Link  <\/h3>\n\n\n\n

Als N\u00e4chstes setzt Giraldo Batch Link f\u00fcr sein Set ein.Mit Batch Link<\/a> k\u00f6nnen in Revu automatisch Hyperlinks f\u00fcr die Navigation innerhalb einer bestimmten Gruppe von Dokumenten anhand von benutzerdefinierten Kriterien erstellt werden. Batch Link ist nur in der eXtreme-Edition von Revu verf\u00fcgbar und kann f\u00fcr mehrere PDF-Dateien oder ein einzelnes mehrseitiges PDF ausgef\u00fchrt werden. <\/p>\n\n\n\n

\u201eDas ist besonders praktisch, da man beim Durchsehen der Baupl\u00e4ne leicht zwischen verschiedenen Dokumenten wechseln kann\u201c, erkl\u00e4rt Giraldo. <\/p>\n\n\n\n

Laut Giraldo ist diese Funktion besonders n\u00fctzlich f\u00fcr die Mitarbeiter auf der Baustelle, da sie zwischen den verschiedenen Dokumenten auf ihren iPads schnell wechseln und so die verschiedenen Abschnitte der Baupl\u00e4ne mit all ihren Details einsehen k\u00f6nnen, w\u00e4hrend sie auf der Baustelle an genau diesen Abschnitten arbeiten.   <\/p>\n\n\n\n

Baupl\u00e4ne mit Hyperlinks versehen <\/h3>\n\n\n\n

Neben der Verwendung von Batch Link bei Dokumentensets setzt Giraldo h\u00e4ufig Hyperlinks<\/a> f\u00fcr verschiedene Dokumente ein. Auf diese Weise m\u00f6chte er den Mitarbeitern auf der Baustelle und anderen Projektbeteiligten das Finden von wichtigen Projektinformationen w\u00e4hrend des Arbeitsprozesses erleichtern.  <\/p>\n\n\n\n

Links, einschlie\u00dflich Markups, die in einer PDF auf jede beliebige Stelle platziert werden k\u00f6nnen, stellen unter anderem Verkn\u00fcpfungen zu anderen Projektdokumenten, zu Referenzen auf Websites oder anderen wichtigen Informationen aus dem Internet her.   <\/p>\n\n\n\n

\"Digital<\/a><\/figure>\n\n\n\n

Ver\u00f6ffentlichen  <\/h3>\n\n\n\n

Nachdem Giraldo all seine Sets eingerichtet, Batch Link angewendet und Hyperlinks zu anderen Dokumenten oder Ressourcen in allen Dokumenten erstellt hat, ist es nun an der Zeit, die Sets zu ver\u00f6ffentlichen und sie an die Mitarbeiter auf der Baustelle zu senden. Dort verwenden die Mitarbeiter die Bluebeam App auf ihren iPads<\/a>, in der sie stets die neuesten Dokumentensets auf der Baustelle einsehen und bearbeiten k\u00f6nnen.  <\/p>\n\n\n\n

Wann immer sich ein Mitarbeiter auf der Baustelle \u00fcber WLAN oder mobile Daten mit dem Internet verbindet, kann er in der Bluebeam App auf \u201eSynchronisieren\u201c klicken. Daraufhin wird in allen Dokumenten automatisch das neueste Set der Baupl\u00e4ne heruntergeladen, so Giraldo.  <\/p>\n\n\n\n

Dashboard erstellen <\/h3>\n\n\n\n

Ein Dashboard ist ein besonders leistungsstarkes Tool f\u00fcr die Zusammenarbeit an Dokumenten und zwar sowohl f\u00fcr die Ingenieure in den B\u00fcros, die die Baupl\u00e4ne genehmigen, als auch f\u00fcr die Mitarbeiter auf der Baustelle, die sie umsetzen. Ein digitales Dashboard in Revu ist die perfekte L\u00f6sung, um reibungslos an einem Projekt zusammenzuarbeiten. Digitale Dashboards<\/a> sind PDF-Dokumente, die mit Hyperlinks und Schaltfl\u00e4chen versehen sind und so konfiguriert werden k\u00f6nnen, dass die Benutzer alle Projektdokumente und -ressourcen an einem zentralen Ort einsehen k\u00f6nnen. Mithilfe eines solchen Dashboards hat die oft m\u00fchsame und langwierige Dokumentensuche in komplexen Ordnerstrukturen endlich ein Ende. <\/p>\n\n\n\n

Nachdem Giraldo die oben aufgef\u00fchrten Schritte abgeschlossen hat, erstellt er abschlie\u00dfend zwei Dashboards f\u00fcr das Projekt: eines f\u00fcr die Mitarbeiter, die im B\u00fcro mit den Dokumenten arbeiten, und ein weiteres f\u00fcr die Mitarbeiter auf der Baustelle. Das Dashboard f\u00fcr die B\u00fcromitarbeiter ist etwas umfangreicher und mit mehreren Schaltfl\u00e4chen versehen, die die Mitarbeiter auf direktem Weg zu den wichtigsten Dokumenten und Ressourcen leiten. Das Dashboard f\u00fcr die Mitarbeiter auf der Baustelle ist weniger detailliert und bietet ihnen auf diese Weise eine unkomplizierte Benutzeroberfl\u00e4che, \u00fcber die sie Dokumente schnell und einfach w\u00e4hrend der Arbeit \u00fcberpr\u00fcfen k\u00f6nnen. <\/p>\n\n\n\n

Studio-Gruppen erstellen <\/h3>\n\n\n\n

Giraldo setzt au\u00dferdem Studio<\/a> ein, um Benutzern eine Reihe von Funktionen zur Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit in Echtzeit anzubieten. Durch die Erstellung von Gruppen in Studio kann der Administrator \u2013 in unserem Fall Giraldo \u2013 verschiedenen Benutzern Zugriff auf unterschiedliche Dokumente innerhalb des Studio-Projekts geben und es ihnen zugleich erm\u00f6glichen, in Studio-Sitzungen gemeinsam an der Pr\u00fcfung von Dokumenten zu arbeiten.  <\/p>\n\n\n\n

F\u00fcr Benutzer stehen in Studio drei Berechtigungsebenen zur Verf\u00fcgung: lesen, lesen\/schreiben und lesen\/schreiben\/l\u00f6schen. Studio-Projekte k\u00f6nnen laut Giraldo sogar als eine Art Server eingesetzt werden, wobei die meisten gr\u00f6\u00dferen Unternehmen ihre Dateien f\u00fcr gew\u00f6hnlich an anderen Orten speichern. \u201eIch habe aber auch schon kleine Unternehmen gesehen, die sich bei ihrer Dokumentenverwaltung voll und ganz auf Studio-Projekte verlassen.\u201c  <\/p>\n\n\n\n

Bluebeam f\u00fcr iPads <\/h3>\n\n\n\n

Eine gro\u00dfe Hilfestellung bei der Umsetzung von Giraldos Dokumentenverwaltung stellte der Einsatz von iPads auf der Baustelle dar. Zum einen erm\u00f6glicht die \u201eRevu f\u00fcr iPad\u201c-App Mitarbeitern auf der Baustelle beinahe dieselbe Ansicht von Projektdokumenten wie einem B\u00fcromitarbeiter auf seinem Desktop-PC. Zum anderen eignet sie sich laut Giraldo besonders gut f\u00fcr die Projektnachverfolgung.  <\/p>\n\n\n\n

Au\u00dferdem verwendet Giraldo Tablets auf der Baustelle, um Bilder von abgeschlossenen Projektelementen zu machen und diese dann im Dokument zu speichern. Auf diese Weise k\u00f6nnen Mitarbeiter nachverfolgen, wie Projektelemente entsprechend des Bauplans nach und nach umgesetzt werden. Giraldo hat auch begonnen, Notizen zu diktieren, indem er die Aufnahmefunktion der iPad-App benutzt. So kann er direkt auf der Baustelle Notizen zu bestimmten Markups in den Baupl\u00e4nen erfassen.  <\/p>\n\n\n\n

Arbeit mithilfe von Status nachverfolgen <\/h3>\n\n\n\n

Die Markupliste<\/a> in Revu umfasst eine Statusspalte<\/a>, mit der Giraldo und andere Benutzer die Fortschritte der verschiedenen Projektelemente nachverfolgen k\u00f6nnen. Au\u00dferdem ist neben der Statusspalte eine Farbspalte, die es den Benutzern erm\u00f6glicht, verschiedene Status farblich zu kennzeichnen.  <\/p>\n\n\n\n

Bei einem k\u00fcrzlich durchgef\u00fchrten Projekt hatte Giraldo zum Beispiel drei verschiedene Status, die angaben, in welchem Stadium sich eine Reihe von vorgefertigten Platten befand: bestellt, geliefert und installiert. Um einen Status zu erstellen, m\u00fcssen Benutzer mit der rechten Maustaste auf ein Markup klicken, dann auf \u201eStatus setzen\u201c klicken und dann das Projektelement ausw\u00e4hlen. Dieser Vorgang kann sowohl von einem Tablet auf der Baustelle als auch einem Desktop-PC im B\u00fcro durchgef\u00fchrt werden.  <\/p>\n\n\n\n

Verbesserte Effizienz <\/h3>\n\n\n\n

Insgesamt hat der Arbeitsablauf zur digitalen Dokumentenverwaltung Giraldo und dem Rest seines Projektteams dabei geholfen, den Druck und die Verwendung von Papierdokumenten zu reduzieren, die fr\u00fcher auf den Baustellen oft f\u00fcr Verwirrungen gesorgt haben. Laut Giraldo sind die Mitarbeiter auf der Baustelle durch den neuen Arbeitsablauf zudem effizienter geworden, da sie keine endlos langen Papierdokumente mehr durchsehen m\u00fcssen.  <\/p>\n\n\n\n

Dank den Werkzeugen in Revu und Bauexperten wie Giraldo, die die Verbindungselemente f\u00fcr einen voll funktionsf\u00e4higen Arbeitsablauf zur digitalen Dokumentenverwaltung herausarbeiten, wird f\u00fcr die Baubranche deutlich, wie wichtig es ist, Projektdokumente und -ressourcen digital zu speichern, zu organisieren und nachzuverfolgen, um die Verwaltung des Dokumentenflusses vom B\u00fcro zur Baustelle zu vereinfachen.   <\/p>\n\n\n\n

Erleben Sie, wie einfach Digitalisierung sein kann, Starten Sie mit den Tools von Bluebeam.<\/h2>
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Mehr erfahren<\/a><\/div><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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