Tag med på den årelange episke rejse, hvor byen Seattle implementerede Bluebeam

Byens afdeling, der gennemgår dokumenter til bygningsplanlægning, sad fast i et langsomt og siloopdelt system til kommunikation af rettelser – indtil Bluebeam forvandlede det for altid
Del på facebook
Del på linkedin
Del på twitter
Del på email

I 2016 var Seattle den by i Nordamerika med flest tårnkraner og dermed i en god position til at indføre innovativ byggeteknologi, og Caelen Ball, byens nye undersøger af byggeprojekter, vidste præcis, hvordan det skulle gøres.

Ball havde allerede hørt, at hans nye arbejdsplads, Seattle Department of Construction and Inspections (SDCI), ikke brugte Bluebeams software til markering og digitalt samarbejde. I stedet kommunikerede afdelingen rettelser til byggeprojekter i et separat tekstredigeringsdokument. Han vidste, hvad der skulle gøres for at forbedre byggemiljøet i sin hjemby.

Fra den dag vidste Ball, at han ville forsøge at overbevise sine nye kolleger om Bluebeams magi, som han havde vænnet sig til at bruge i tidligere stillinger i sin unge ingeniørkarriere.

Til sidst gav Balls stædighed pote. I dag, mere end seks år efter at Ball sluttede sig til byens team for gennemgang og godkendelse af alt byggeri, spiller Bluebeam en central rolle i den store afdeling med mere end 430 personer, der giver tilladelse til byggeaktivitet til en værdi af ca. 4 milliarder dollars om året.

Overgangen fra den siloopdelte tilgang med brevskrivning ved behandling af byggesager til Bluebeams strømlinede økosystem med PDF-markering og digitalt samarbejde skete dog ikke fra den ene dag til den anden. Og det var heller ikke nemt.

Det var en proces, der varede flere år, og som involverede overtalelse af lederskabet på flere niveauer, en medrivende oplevelse ved Bluebeams brugerkonference i 2018, en omhyggeligt udført undersøgelse af gennemførlighed og en nøjagtig implementering og overgang i fuld skala, som Ball sagde, stadig er i gang.

Midt i denne utrolige periode med digital transformation for byen Seattle ramte COVID-19-pandemien, der lod alle arbejdstagere arbejde hjemmefra i en ubestemt tid fra marts 2020.

Derudover steg efterspørgslen efter godkendelser af byggeplaner i Seattle uventet i den indledende periode af pandemien, hvor indbyggerne udnyttede rekordlave priser for boligombygnings- og renoveringsprojekter midt i nedlukninger. Afdelingen fik derfor en masse arbejde med gennemgange og godkendelser midt i dens Bluebeam-overgang.

Byen klarede sig igennem. Ball var formel strategisk rådgiver for Bluebeam-projektets implementering og er nu blevet afdelingens produktchef for elektronisk gennemgang af byggeplaner, og ifølge ham giver Bluebeam nu byen Seattle et stort udbytte.

“I de første seks måneder af 2022 godkendte vi 20 % mere komplekse byggetilladelser, end vi gjorde i de foregående seks måneder”, før den fulde Bluebeam-implementering, fortæller Ball. “Kvaliteten af kommunikationen var så høj i vores nye system, at vi laver mere volumen – vi kan hurtigere godkendte projekter”.

Paradigmeskift

Alle byggeprojekter kræver godkendelse fra de offentlige myndigheder, så man sikrer sig, at det foreslåede byggeri opfylder alle strukturelle standarder og andre lokale regler og love. Før byggebranchens første digitale transformation skulle byer som Seattle modtage, håndtere og godkende massevis af papirdokumenter som en del af denne proces.

Før elektroniske planer blev den dominerende fremgangsmåde og endda påkrævet, skulle alle sæt med planlægningsdokumenter igennem forskellige godkendelsesafdelinger, og det resulterede i en langtrukken proces med manuelle, håndskrevne markeringer og gennemgange for at godkende forskellige byggeprojekter, der gjaldt fra boligombygninger til kommercielle kontorbygninger.

SDCI er ansvarlig for at gennemgå og godkende planlægningsdokumenterne, og ifølge Ball blev det hele gjort med denne papirbaserede proces indtil omkring 2016. “Indtil da var det sådan, at hvis en ansøger ville indsende papirplaner, ankom byggeplanerne i store ruller”, fortæller Ball. “Folk ville bære dem rundt fra skrivebord til skrivebord til skrivebord. Det var utroligt ineffektivt, da kun én person kunne gennemgå dem ad gangen, efterhånden som det landede på deres skrivebord.”

I begyndelsen af 2016 gik afdelingen helt over til kun at acceptere digitale plandokumenter. I stedet for at papirdokumenter i massevis blev sendt ind og ud af afdelingen til gennemgang, kom planerne nu i form af digitale PDF-filer, der blev gemt i store datalagre. “På den måde kunne vores medarbejdere downloadede planerne til gennemgang én ad gangen,” sagde Ball. “Derefter ville de åbne et program til tekstredigering … Her ville de beskrive problemerne i tegningerne.”

Her fortæller Ball, at der ville være en smule automatisering, når først medarbejderen var færdig med at gennemgå dokumenterne og indtaste kommentarer i tekstfilen – en e-mail ville sende brevfilen som en vedhæftet fil til ansøgeren. Filen blev også gemt i en elektronisk registrering for tilladelsen.

Selvom det er en forbedring i forhold til den tidligere papirbaserede proces, mente Ball, at dette digitale system til gennemgang af dokumenterne stadig kunne forbedres en hel del. Først og fremmest på grund af dets siloformede natur og manglende effektivitet, der opstår, når man skal knytte et digitalt dokument (den indsendte byggeplan) til et andet (det separate, tekstbaserede rettelsesbrev).

Ball vidste, at der var en bedre måde – for han havde selv oplevet det før.

Før han flyttede til Seattle, arbejdede Ball for en mindre kommune, der brugte Bluebeam til sin proces for gennemgang af planer. I Bluebeam er der ikke behov for en separat, tekstbaseret fil. Alle kommentarer og rettelser indtastes direkte i planlægningsdokumentet i form af en markering. “Bluebeam løser problemet med tilknytning af et digitalt dokument til et andet,” sagde Ball. “Det hele sker i ét enkelt dokument, og det gør det også overskueligt og klar for kunden”.

Monumentale forandringer

Ball sagde, at han siden han først kom til SDCI, har han været meget opmærksom på Bluebeams fordele, især Studio-sessioner i Revu, som giver flere samarbejdspartnere mulighed for at gennemgå og markere plandokumenter i realtid. Men på grund af størrelsen og strukturen på denne afdeling ville enhver overgang og implementering af teknologi være en langvarig proces.

Dokumenterne skulle gennemgås i fire forskellige divisioner i selve afdelingen, som på det tidspunkt bestod af 380 personer, sagde Ball. Overgangen fra det nuværende system til Bluebeam ville være monumental – ikke kun ud fra et teknologisk synspunkt, men også fordi det ville udføre store forandringer, der ville skulle håndteres.

Ball fortæller, at afdelingens ledere sjældent var uenige om, at Bluebeam var den bedste måde at gøre gennemgangen af planlægningsdokumenter lettere på. Det var mere et spørgsmål om at finde det rette tidspunkt og den rette tilgang til at indføre teknologien uden at forstyrre den daglige drift.

I 2018, efter at have presset på med idéen til afdelingslederne i månedsvis, siger Ball, at der var begyndt at opstå et momentum for at foretage skiftet. Det var nok til at få en lille gruppe fra afdelingen til at tage til Austin, Texas, til Bluebeams årlige brugerkonference, XCON. Ball fortæller, at hans kollegers begejstring for, hvad Bluebeam kunne gøre for afdelingen, var på sit højeste.

“På XCON så vi alle de rigtig fede ting, som den private sektor udrettede med softwaren,” fortæller Ball, “mest når det kom til konstruktion – ved at bruge tilpassede statusser, tilpassede lag for bedre at kunne forfine oversigtsrapporter, resultater og lignende.”

På trods af af disse opdagelser ved XCON var Seattle stadig ikke helt klar til at gå videre med implementeringen af Bluebeam. Det var først i december 2019, at afdelingen tog det næste skridt til at evaluere muligheden for en Bluebeam-implementering.

Ifølge Ball besluttede afdelingens ledere at påbegyndte en undersøgelse af, hvorvidt de kunne gennemføres i praksis. De hyrede en ekstern konsulent for at få en endelig bekræftelse og vejledning i, hvordan transformationen skulle ske.

Undersøgelsen bekræftede i slutningen af foråret 2020, hvad Ball sagde, at han hele tiden havde vidst: Bluebeam virker, og det virker godt. I efteråret 2020 var afdelingen klar. Den ville påbegynde den fulde implementering af Bluebeam i begyndelsen af 2021.

Vejen gennem modgang

Præcis som byen Seattle var ved at kaste sig hovedkulds ud i at evaluere og implementere Bluebeam, kom der en stor overraskelse: COVID-19-pandemien.

I februar 2020 var virussen netop begyndt at få stor opmærksomhed USA – især i Pacific Northwest, hvor man registrerede, hvad man mener, var det første kendte dødsfald som følge af COVID-19 i Kirkland, Washington – tæt på Seattle. “Kun et par dage efter dette var der ingen, der sendte deres børn i skole, og hele byen blev lukket ned,” sagde Ball.

Ball og resten af afdelingen skulle hjemmefra i, hvad de troede, ville blive en måned. Pludselig virkede udfordringen med at skulle igangsætte en større teknologisk og procesmæssig revision ikke længere helt så skræmmende, fortalte Ball, fordi han og kollegerne frygtede for deres job, da de så, hvordan pandemien kunne få byggeriet i byen til at stoppe helt.

Efterhånden som de første måneder af pandemien skred frem, ændrede frygten for jobsikkerheden sig dog helt, og det blev i stedet til en frygt for, at afdelingen ikke kunne håndtere en chokerende ny udfordring: Den stærkt stigende efterspørgsel efter nye byggeprojekter.

I stedet for at aftage i de første måneder af pandemien steg efterspørgslen på byggeri voldsomt. Flere beboere i Seattle-området, der sad fast derhjemme, udnyttede denne mulighed til at påbegynde ombygninger og renoveringer af deres hjem. Balls afdeling var pludselig overbelastet. “Vi blev ramt af en enorm efterspørgsel,” sagde Ball, “bare en helt enorm efterspørgsel.”

De tre faktorer – pandemi, stigende efterspørgsel og en afdeling med næsten 400 medarbejdere, der alle arbejdede hjemmefra i en længere (og usikker) periode – afholdt ikke ledelsen fra at gå videre med Bluebeam. Desuden besluttede afdelingens ledere at implementere Bluebeam på en mere omfattende måde, hvor det blev gjort på tværs af alle fem afdelinger på samme tid. “Vi har ikke tænkt os at lave en trinvis tilgang, hvor måske en enkelt afdeling eller en enkelt revisionsgruppe først begynder at få Bluebeam”, sagde Ball. “Det blev en implementering på tværs af hele virksomheden”.

For at gøre kompleksiteten af en så enorm implementering mere overskuelig dannede afdelingen et udvalg af særlige rådgivere, herunder Ball, til at lede Bluebeam-implementeringen. Hver afdeling havde sin egen specifikke Bluebeam-rådgiver.


RELATERET:


En stor del af 2020 blev brugt på at købe Bluebeam-licenser og standardisere softwarens funktioner til afdelingens nye system – oprettelse af brugerdefinerede profiler, værktøjssæt og mere, så de passede til afdelingens ideelle arbejdsgange og standarder for gennemgang. Der blev også etableret kommunikationskanaler via Microsoft Teams for hver afdeling specifikt til at håndtere Bluebeam-overgangen og forespørgsler om undervisning.

Ball forklarede, at indførelsen af Bluebeam var bevidst langsom i begyndelsen. “I begyndelsen ville vi rigtigt gerne have alle med ombord, så de i eget tempo kunne begynde at blive fortrolige med PDF-læseren uden at bruge den fuldt ud,” siger han. “Vi brugte endnu ikke skyen, og vi ville stadig skrive breve, men vi gennemgik altid breve på en PDF-læser.” I mellemtiden udførte afdelingen også et par enkle pilotprojekter med rigtige kunder for at teste og forsøge sig frem med den nye proces for plangennemgang.

Udvalget for strategiske rådgivere begyndte derefter at bede afdelingskollegerne om at gøre Bluebeam til deres standard PDF-læser frem for Adobe. Udvalget etablerede også lunch-and-learn-sessioner for at give grundlæggende Bluebeam-undervisning. “Vi ville gerne opbygge en form for oplevelse og erfaring, inden vi gik i gang med den fulde træning,” som endte med at finde sted i efteråret og tidlig vinter 2021, sagde Ball.

Afdelingens formelle Bluebeam-undervisning var omfattende. Rådgiverudvalget oprettede en intern SharePoint-ressource, Bluebeam Central, som havde hyperlinks med ressourcer, videoer og vejledninger til brug af softwaren med alle de tilpassede værktøjer og funktioner, som afdelingen havde standardiseret. Afdelingen implementerede Microsoft Forms med Power Automate-funktionen, så personer kunne indsende eventuelle problemer til rådgiverudvalget for at få support. Udvalget oprettede også omfattende hjælpemidler til jobbet.

“Vi arbejdede virkelig hårdt på at støtte vores medarbejdere og måle produktionsniveauet fra dag 1, efter vi gik i gang,” fortæller Ball.

Ball sagde, at målet var, at afdelingen skulle være fuldt operationel med Bluebeam i sidste kvartal af 2021, efter at al den avancerede undervisning var afsluttet. Efter få beskedne forsinkelser, der var forårsaget af den store arbejdsbyrde, var byen Seattle klar til at bruge Bluebeam fra januar 2022.

Teknologi, der ændrer alt

For Ball havde 2022 været længe undervejs. Siden han blev ansat i afdelingen, har hans vision for Bluebeams indflydelse på byen Seattle været klar. Og nu, hvor det er en realitet, har han og resten af overgangsudvalget arbejdet hårdt på at håndtere de uundgåelige fejl eller problemer, der følger med en større omlægning af teknologier og arbejdsgange.

Afdelingen har brugt en stor del af 2022 på at fortsætte med at “afprøve”, som Ball udtrykker det, og hjælpe folk i de forskellige afdelinger, der stadig er ved at tilpasse sig det nye Bluebeam-system til gennemgang af plandokumenterne. I midten af 2022 blev det nemlig brugt til alle nye anmodninger til gennemgang i stedet for det tidligere system.

Efterhånden som ugerne blev til måneder efter overgangen, sagde Ball, at investeringen begyndte at vise rentable resultater.

“I april [2022] kunne man se, at vores effektivitet klarede sig fint og faktisk begyndte at stige,” fortæller Ball. “Og i juli [2022] begyndte tallene at vise ting, der føltes rigtig, rigtig godt.”

Nu sker der følgende, hver gang der indsendes et nyt sæt plandokumenter til gennemgang og godkendelse i byen:

  • Ansøgere indsender plandokumenter til byens offentlige onlineportal Accela, hvorefter dokumenterne gemmes i byens datalager
  • Efter et par indledende screeninger, og efter gebyret er betalt, kopieres ansøgerens plandokumenter ind i en Bluebeam Studio-session, så afdelingen kan foretage sine gennemgange
  • Medarbejdere, som foretager gennemgangen, tildeles Accela-arbejdsopgaver hver dag, som omfatter en sessionskode, som de bruger til at deltage i markeringen af tegninger i realtid sammen med andre

Ifølge Ball er Seattle rigtig glad for Bluebeam og udfører gennemgangsprocessen hurtigere og mere effektivt – og på en måde, der har forbedret kommunikationen og forholdet til ansøgerne.

Ikke desto mindre er overgangen til Bluebeam stadig igangværende – og det er højst sandsynligt en vedvarende proces, da afdelingen hele tiden lærer nye funktioner at kende og fornyer sin gennemgangsproces. Ball er fortsat den eneste strategiske rådgiver, der administrerer support for projektet, efterhånden som opdateringer af arbejdsgangsparadigmet fortsætter, og brugerne tilpasser sig Bluebeam.

Ball er nu på den anden side af en seksårig rejse og siger, at han er stolt af det, han har opnået. Ball er født i Seattle og brænder for byens ry som en bastion for moderne teknologisk tænkning og innovation. Byen er trods alt fødestedet for to af de mest ikoniske teknologivirksomheder i det forgangne århundrede, nemlig Amazon og Microsoft.

Ball sagde, at han ser byens implementering og brug af Bluebeam som endnu et punkt, som han er stolt af, da han ser det som en fortsættelse af traditionen omkring teknologisk ekspertise.

“Seattle har altid været en by orienteret mod fremtiden”, siger Ball. “Det går helt tilbage til verdensudstillingen i 1962, hvor temaet for udstillingen var det 21. århundrede. Og Bluebeam er den slags teknologi fra det 21. århundrede, som vi har brug for i vores branche – ikke kun inden for kommunal byplanlægning, men på arkitekt-, ingeniør- og byggebranchen. Bluebeam hjælper os med at leve op til vores mål: at hjælpe folk med at opbygge et sikkert, beboeligt og inkluderende Seattle.”

Fire ting, kommunerne bør gøre, når de går over til digitale byggeansøgninger