I byggebranchen har det aldrig været mere udfordrende at finde den hårfine balance mellem det rette antal medarbejdere, opfyldelse af forretningskrav og optimering af ressourcer.
Omvendt har de nye teknologier aldrig givet os flere muligheder end i dag for at optimere en omkonfigureret arbejdsstyrke og forretningsmodel.
I mellemtiden er forsyningskæderne fortsat udsat for forstyrrelser, udfordringer med arbejdsstyrken påvirker fortsat omfanget af projekter og projektleveringer, og fortjenstmargener falder med lysets hastighed.Mennesker er det vigtigste aktiv i enhver virksomhed. Deres effektivitet er nemlig afgørende for dit omdømme. Det påvirker altså ikke kun omkostningerne for nuværende projekter, men også kontrakterne i fremtiden.
Hvordan sørger en byggevirksomhed for en pålidelig arbejdsstyrke, der kan reagere effektivt på markedets efterspørgsel, men som også har de rette kvalifikationer og samtidig beskytter bundlinjen? Hvordan kan du samtidig strømline processer, beskytte din forsyningskæde og optimere ressourcerne, så din pipeline af projekter altid leveres til tiden, med høj kvalitet og holder sig inden for budgettet?
I denne guide gennemgår vi, hvordan du opbygger en agil arbejdsstyrke og virksomhedsmodel, der bedst muligt opfylder din byggevirksomheds behov.
Hvad bliver en virksomhed i byggebranchen lean og agil?
Konceptet “Lean Construction” er en metode til projektstyring, der er udviklet til at optimere værdi og reducere spild, og som har til formål at reducere risikoen, forbedre resultaterne og skabe funktionelle arbejdsgange. Forbedret effektivitet, når det kommer til medarbejdere og ressourcer, reducerer overproduktion og sikrer omkostningskontrol og sikkerhed.
Projektpipeline
Din pipeline af projekter omfatter mere end bare igangværende arbejde – den omfatter også projekter, der er fastlåst inden for de næste par år, og projekter, du har budt på, eller som du udarbejder forslag til.
Afsluttede projekter er også en del af din pipeline. De optegnelser og læringspunkter, som du har med derfra, hjælper med at lave forbedrede arbejdsmetoder i nuværende og fremtidige projekter.
Din pipeline bør derfor være et centralt punkt, når du planlægger, hvordan din arbejdsstyrke skal se ud. Det betyder kort sagt, at du skal forstå nuværende, kommende og planlagte projekter og kravene til hvert enkelt projekt.
Forståelse af krav til kommende opgaver betyder ofte, at projektledere arbejder på at sikre, at det rigtige udstyr og de rigtige materialer er anskaffet, så arbejdet holder sig inden for tidsrammen. Det er dog endnu vigtigere at analysere de færdigheder, der kræves til hvert enkelt job – og din projektpipeline er en strategisk måde at gøre det på, så du kan fremtidssikre din omfangsstyring.
Planlægning af arbejdsstyrken for byggebranchen
Planlægningen af arbejdsstyrken er et vigtigt redskab til optimering af dine medarbejdere – så ved du, at du har de rette medarbejdere i de rette stillinger på det rette tidspunkt. Planlægningen af arbejdsstyrken er med til at identificere, hvordan jeres nuværende og fremtidige behov for arbejdskraft opfyldes – fra de stillinger, der skal rekrutteres, deres uddannelses- og udviklingskrav, muligheden for at kombinere stillinger, og ikke mindst hvor nichekrav bedst kan leveres af underleverandører eller andre forretningspartnere.
Din plan for arbejdsstyrken begynder med, at du først forstår din projektpipeline – deriblandt eksisterende, kortsigtede, langsigtede og fremtidige projekter.
Andre trin i planlægningsprocessen omfatter:
- Kortlægning af stillinger og nødvendige færdigheder for at levere projekter i din pipeline
- Matchning af eksisterende medarbejdere med de rette færdigheder og erfaringer med de påkrævede stillinger
- Identificering af, hvor i din projektpipeline du mangler personer eller færdigheder
- Udvikling af en strategi til at løse sådanne problemer fx via rekruttering, træning af eksisterende personale eller udvidelse af personalets roller, så de får mere varierede opgaver
- Samarbejde med andre virksomheder eller entreprenører med specialiserede ressourcer
Analyse af manglende færdigheder
Forskellige projekter kræver forskellige færdigheder – og i flere projekter kan lignende færdigheder udvides, så der er færre medarbejdere på stedet, så deres tid til at udføre arbejdet bruges bedst muligt.
Projektlederen bør gennemgå de færdigheder, der kræves for at få arbejdet leveret korrekt, og matche det til din arbejdsstyrke, i god tid før et projekt begynder. Når denne vurdering bliver lavet i god tid, kan du på forhånd identificere mangler, hvorefter du enten kan vælge at opkvalificere eller rekruttere kvalificeret arbejdskraft for at øge tilstedeværelsen af kvalificerede medarbejdere på stedet. Hvis det er svært at udfylde manglerne, kan du overveje at udvide rollerne for eksisterende medarbejdere eller give nicheopgaver videre til underleverandører.
Hvis dine medarbejdere er pålidelige, hårdtarbejdende og loyale, bør du altid forsøge at udvikle deres færdigheder, før du ansætter nye medarbejdere.
Din byggevirksomhed bør også fremtidssikre arbejdsstyrken via partnerskaber med træningsudbydere – på den måde kan du hele tiden opbygge en strøm af praktikanter og lærlinge. Opret lærepladser til studerende, hvor de kan bruge tid både i og uden for skolen med at lære tekniske færdigheder, der kan anvendes i byggebranchen.
Planlægning af overdragelser
Ifølge Construction People, rekrutteringsspecialister i byggebranchen, har ca. 4 ud af 10 medarbejdere planer om at forlade deres arbejdsgiver inden for det næste år.
Og når medarbejdere forlader virksomheden, tager de ofte vigtig erfaring og virksomhedsinformation med sig.
Du skal fremtidssikre din arbejdsstyrke og vigtig ekspertise ved at identificere potentielle afløsere til vigtige funktioner og udvikle disse personer til at kunne udfylde hullerne om nødvendigt.
Processen omkring planlægning af overdragelser handler om at finde backups til vigtige stillinger i tilfælde af, at en leder eller direktør forlader virksomheden. Det handler om at have en backupplan, hvis plan A ikke virker. Enhver proces til planlægning af overdragelser bør indeholde disse centrale aspekter:
- En liste over nuværende forretningspartnere og potentielle afløsere
- Nøglekompetencer, som hver enkelt ledende stilling kræver
- Kandidaternes uddannelses- og/eller erfaringsniveau
- Kort- og langsigtet dækning af ledende stillinger
- Den tid, det tager at hyre en kandidat til en eksisterende stilling
De oplysninger, du registrerer i planen, er afgørende for at vise, hvem der passer til alle vigtige roller i din virksomhed.
Principperne for planlægning af overdragelser handler ikke kun om fremtidssikring af din arbejdsstyrke. Det er også et redskab, der kan bruges til at sikre din forsyningskæde, dine materialer og dit udstyr.
Underleverandører
Specialiserede og unikke opgaver kan kræve en ekstern investering. Sørg for at have et udvalg af underleverandører, du kan trække på, når specifikke arbejdsopgaver skal håndteres. Din virksomhed kan på denne måde strømline og optimere menneskelige ressourcer og samtidig spare penge.
Når du samarbejder med et udvalg af kompetente underleverandører på tværs af forsyningskæden, opbygger du loyalitet og forbedrer både kvalitet og produktion af output.
Materialer og udstyr
Lagerkontrol – kontrol af lager og flow af materialer, så projekternes behov imødekommes på en omkostningseffektiv måde, er afgørende for at drive en lean og agil virksomhed.
Lagerkontrol efter metoden “just in time” har været almindelig brugt i byggebranchen i årtier, men COVID-19-pandemien og den globale uro har sat fokus på afhængigheder og mangler i forsyningskæden.
Hvordan sikrer du, at din pipeline af projekter og deres levering er beskyttet? Med et par enkle trin kan du sikre, at arbejdet ikke forsinkes:
- Hav en varieret forsyningskæde – overvej både onshore- og offshore-distributører
- Sørg for forudbestilling eller bulkbestilling af almindelige produkter
- Overvej værdien af at udvikle din egen fabriksrobot (link til Eve Workwear Blog)
- Find alternative produkter og materialer
- Samarbejd med andre virksomheder i dit netværk for at dele ressourcer og reducere risici
Principper fra den cirkulære økonomi i lean-virksomheder
Når man snakker om den cirkulære økonomi, er der fokus på reduktion af affald og genbrug af produkter og materialer. Strategier som f.eks. opbygning af en forsyningskæde af genbrugsmaterialer er ikke kun med til at beskytte og optimere din arbejdsgang, men det kan også forbedre din position som en lean og agil virksomhed.
Spred levering af produkter og materialer for at matche arbejdsstyrken, hvilket reducerer risikoen for skader og tyveri og samtidig beskytter arbejdsgangen.
Indgå også partnerskaber med peer-organisationer, hvor udstyr og ressourcer, som måske kun er nødvendige lejlighedsvis, deles.
Brug teknologi til automatisering af arbejdsgange og forbedring af projektets nøjagtighed
Teknologi binder alle aspekter af din byggevirksomhed sammen – og strømliner processer og oplysninger, så du kan få information i realtid og forbedre nøjagtighed og effektivitet.
Med værktøjer som Bluebeam Revu kan din lean byggevirksomhed desuden strømline driften ved at:
- Oprette tværfaglige teams, der hver især kan samarbejde virtuelt med de relevante tekniske dokumenter og detaljer
- Bruge skybaseret teknologi til at styre hele projektets livscyklus
- Administrere og implementere ændringer i realtid, hvor alle projektets teammedlemmer kan reagere på ændringer, efterhånden som projektet skrider frem
