Selv inden coronaviruspandemien var tendensen i stigende grad på vej mod at arbejde hjemmefra. Siden 2006 er andelen af medarbejdere, der ofte eller lejlighedsvis arbejder hjemmefra, steget med ca. 9 % ifølge German Economic Institute. For mange ansatte er dette en ideel mulighed for at forene professionelle opgaver og personlige interesser og for at undgå lange transporttider til og fra kontoret, der skaber stress, og opnå en bedre balance mellem arbejde og fritid. Det seneste år har vist, at alt er muligt, hvis man er velorganiseret og åben over for den digitale transformation. Hvis den nødvendige IT-infrastruktur er på plads, kan mange processer klares endnu bedre hjemmefra, og komplekse kommunikationskanaler kan strømlines.
Tre nyttige tips til digitalt teamwork
Digitalisering er et emne, der også hyppigere dukker op i byggebranchen. Bygningsinformationsmodellering (BIM) er en nøglefaktor til at forbedre kvaliteten, samarbejdet og omkostningseffektiviteten ved bygningsdesign. Der er dog nogle regler, der skal følges, hvis fjernplanlægning af projekter skal lykkes, så denne artikel beskriver nogle af vores nyttige tips til, hvordan du kan gøre onlinekommunikation og digitalt teamwork mere produktivt i din virksomhed:
- Begynd med din daglige opgaveliste
Den bedste taktik er at bruge de sidste par minutter, inden du holder fyraften, på at nedskrive og prioritere de ting, du er nødt til at gøre næste dag. En tilgang til dette kan være at reservere morgenen til koncentreret arbejde eller vigtige samtaler, da de fleste kollegaer er nemmest at få fat på der i modsætning til om eftermiddagen, især hvis de arbejder på deltid. En anden fordel ved at arbejde hjemmefra er, at du kan strukturere din arbejdsdag, så den passer til dine personlige biorytmer – nogle mennesker er mere produktive om morgenen, og andre er nogle natteravne. Men sørg for, at der findes centrale tidspunkter, hvor alle kollegaer og projektdeltagere er tilgængelige på samme tid, f.eks. til videokonferencer, telefonmøder osv. Du bør også definere dine arbejdstimer klart, da en undersøgelse, udført af Hans Böckler Foundation, har vist, at der er en risiko for, at grænsen mellem arbejde og fritid bliver visket ud. Uanset hvilken tilgang, du vælger, er det en hjælp at planlægge faste tidspunkter til bestemte opgaver eller at dele dagen ind i blokke. Dette sikrer, at arbejdsprocesserne også bliver internaliseret og ritualiseret. - Tydelig kommunikation er nøglen til succes
Sidder John ved sit skrivebord, eller er han ude til en ekstern aftale? Er Laura færdig med byggeplanerne, eller var der behov for ændringer? Førhen var det eneste, man skulle gøre, at gå hen til det nærmeste skrivebord eller lave en frokostaftale. Nu er man dog ofte nødt til at få oplysninger lidt efter lidt og bruge tid på at ringe til kollegaerne. Eller også kan man fastsætte klare regler, så tilgængelighed og projektstatus kan ses af alle. Det er også kontraproduktivt at bombardere projektdeltagere med e-mails hver time. Det stjæler ikke blot modtagerens tid, men det er også svært for afsenderen at holde styr på alle spørgsmål og svar. En bedre tilgang er at samle det hele i én e-mail og opdele det efter emne. Dette gør det også lettere at svare. Eller skift til et moderne beskedsoftware, der gør det muligt for dit team at dele oplysninger med undergrupper for hvert projekt. Dermed er der ingen, der bliver spammet. Ideelt set viser brugerne over for deres team, om de er til stede eller fraværende, hvilket også forenkler kommunikationen. - Velkommen til det virtuelle mødelokale
Frokostaftaler, teambuilding-arrangementer og firmafester har desværre været lagt på is i meget lang tid, og der er stadig ikke udsigt til, at det ophører. Regelmæssige videokonferencer er en næsten uundværlig måde at sikre, at medarbejderne ikke helt mister kontakten til hinanden på og til at styrke følelsen af samhørighed. Her hjælper det også at etablere en fast struktur, så udpeg en moderator til at holde øje med dagsordenen og tiden. Hvilke emner er vigtige, og hvilke kan man håndtere i samtaler en-til-en? Ligesom med din daglige tidsplan skal I opdele mødet i blokke efter emne, så I på effektiv vis kan opnå enighed. En anden person kan tage referat, så alle oplysninger holdes samlet. Hvis mødet varer længere tid end en time, skal du planlægge pauser. Det kan være mere trættende at sidde og kigge på en skærm end at sidde i et dårligt ventileret mødelokale.
Gå videre til næste niveau: digital håndtering af tværfaglige projekter
Alle disse tips er gode at indføre i ens egen virksomhed, men hvad sker der, når et tværfagligt team af kunder, et planlægningskontor og forskellige underleverandører arbejder sammen på et byggeprojekt? Vores Revu-byggesoftware er et nyttigt værktøj til at drive byggeprojekter hurtigere frem og i sidste ende spare på ressourcerne. Det giver projektdeltagerne mulighed for at samarbejde samtidigt – uanset hvor de befinder sig – fordi alle de nødvendige PDF-filer gemmes i og er tilgængelige fra skyen. Dette alene sparer mange telefonopkald og tidskrævende søgninger i e-mailhistorikken. Desuden kan de seneste justeringer i dokumenter og tegninger dokumenteres over for alle på en synlig og sporbar måde ved hjælp af markeringsfunktioner.
Revu forbinder byggeteams når og hvor som helst
Du kan også bruge Bluebeam Revu til at være vært for større sessioner. Revus indbyggede Studio-sessioner kan forbinde op til 500 personer, og antallet af deltagere på et Studio-projekt er faktisk ubegrænset. Kort sagt: Revu er en innovativ samarbejdsløsning, der muliggør hurtig og pålidelig dataudveksling og tilbyder praktiske værktøjer til at kontrollere og redigere PDF-plantegninger. Et andet stort plus er, at softwaren er nem at bruge, hvilket giver et stort boost af medarbejdertilfredshed og kvaliteten af arbejdet i de digitale arbejdsgange.
Få mere at vide om de andre fordele ved vores byggesoftware Revu her.
