At vide, hvad der foregår i tiden op til et byggeprojekt – og derefter have de rigtige oplysninger til rådighed, som man kan stole på under hele projektet – er vigtige elementer for virksomheder, der ønsker at købe materialer og tjenester, når de planlægger og bygger noget.
Med dette i tankerne er en informationsforespørgsel (RFI) et logisk udgangspunkt for de fleste byggeprojekter. Den kan omfatte afklaring af oplysninger i kontraktdokumentationen og give oplysninger, der ikke var fuldstændige på det tidspunkt, hvor kontrakten blev indgået, eller praktisk talt alt andet.
Når man har de bedste data, sikrer man, at et projekt planlægges korrekt og leveres på en afmålt og præcis måde.
Entreprenører er på udkig efter leverandører, der leverer de rigtige materialer til den bedste pris og efter en tidsplan, der ikke ændrer sig i løbet af projektet.
Entreprenørens puslespil
En RFI bør udarbejdes, når en entreprenør står over for en række potentielle leverandører, men ikke har de nødvendige oplysninger om dem.
Hvad virksomheder har brug for at vide kan variere, og listen over ting, der er nødvendige, kan potentielt være uendelig. Når det er sagt, mener nogle, at en RFI kan opdeles i en række primære kategorier:
- Designafklaringer (konflikter, ufuldstændige planer, specifikationer)
- Anmodninger om designændringer (ofte på grund af fejl i konstruktionen, sekventeringsproblemer)
- Anmodninger om udskiftninger (værdioptimering, materialetilgængelighed, brugervenlighed)
- Problemer med bygbarheden
- Forskellige forhold på stedet
Der findes også forskellige typer RFI’er. Ifølge Indeed kan RFI’er omhandle ændringer i materialer, processer og installationsteknikker, timing af byggeaktiviteter, designændringer, værdioptimering og ufuldstændige tegninger eller specifikationer.
Indeed foreslår, at projektets navn medtages, en kort beskrivelse af projektet, datoen for RFI’ens indgivelse og en foreslået svarfrist.
Trin for trin
En RFI bør også præcisere detaljerne om den virksomhed, der anmoder om oplysningerne, og oplysningerne om den enhed, der skal levere dem, noget plads til et svar på RFI’en plus datoen sammen med eventuelt relevante vedhæftede filer såsom fakturaer, billeder – fotos eller skærmbilleder – og en beskrivelse af hver og et afsnit om omkostninger eller konstruktionsændringer.
Udarbejdelse af en RFI indebærer at gennemgå en række trin.
Den første opgave ville være at samle de personer i en virksomhed, der havde den rette viden til jobbet. Disse skal ledes af en person, der har til opgave at sikre, at projektet bliver gennemført og skrider frem i overensstemmelse med projektplanerne .
En plan for at udføre projektet er vigtig, og den skal have en tidslinje for, hvornår arbejdet skal udføres og afsluttes, sammen med en oversigt over de forskellige teammedlemmers roller og ansvar.
Kladden til en RFI laves ofte ved hjælp af en skabelon, da dette sikrer, at intet glemmes af dem, der samler det hele sammen.
Få det rigtige svar
Der findes onlineskabeloner, der kan dække afsnit såsom en introduktion, der præciserer navne og detaljer om de involverede virksomheder og deres specialiteter sammen med det, man ønsker at opnå med RFI’en – information fra en række leverandører, “som vil levere håndgribelig værdi for pengene og førsteklasses kvalitet, samtidig med at der sikres en kompatibel strategisk pasform.”
Derefter er der et afsnit om, hvordan og til hvem respondenterne – dvs. leverandørerne – skal fortsætte, og hvilke oplysninger de skal give, herunder sandsynlige priser på materialer og en leveringsplan.
Fortrolighed er af afgørende betydning, og alle informationsforespørgsler samt dem, der returneres som svar, bør ikke afsløres, bortset fra som en del af svaret på en RFI.
Et RFI-udkast udarbejdes derefter, færdiggøres og sendes til virksomheder, der kan anses for potentielle leverandører til det pågældende projekt.
Der er flere måder at sikre, at en RFI udarbejdes på den mest effektive måde.
Hvad skal du ellers vide?
Processen kan starte med et overblik over, hvad en entreprenør allerede ved, og områder, hvor der er usikkerhed eller behov for afklaring.
Som den tidligere amerikanske forsvarsminister Donald Rumsfeld berømt udtrykte det, er der ting, som en gruppe muligvis ved; ting, som den ved, at den ikke ved; og ting, den ikke ved, at den ikke ved.
Det kan lyde forvirrende, men det betyder simpelthen, at de spørgsmål, der stilles i en RFI, skal være specifikke. En gennemtænkt RFI kan frembringe de bedste oplysninger og kan, håndteret korrekt, udarbejde en plan for udviklingen af et projekt, så leverandører kan tilbyde sikkerhed for entreprenøren.
Og som på mange områder med papirarbejde kan der spares tid og forbedres nøjagtighed ved brug af digital teknologi.
Bluebeam Revu kan hjælpe med at oprette dokumentation, efterfølgende markeringer og ændringer, samtidig med at det giver mulighed for at indsætte hyperlinks til at åbne websteder og netværksfiler eller springe til bestemte sider eller snapshots i en PDF. Ved hjælp af Studio i Revu, som er programmets samarbejdskapacitet, kan leverandørerne spørge andre projektdeltagere, hvis de har spørgsmål eller har brug for flere oplysninger. Dette giver hurtigere svar og løsninger for at få RFI’er afsluttet hurtigere og mere præcist.
