I november 2017 klubbade invånarna i Austin, Texas igenom ett ambitiöst projekt för 1 miljard dollar (ungefär 11 miljarder kronor) som omfattade att bygga och modernisera 20 lokala anläggningar inom Austin Independent School District. Att planen var ambitiös berodde inte bara på det stora ekonomiska värdet eller byggvolymerna. Projektet skulle slutföras inom en snäv tidsram på fem år, och därför behövdes flera alternativa metoder för byggleverans, som totalentreprenad, utförandeentreprenad och så kallad CMAR, eller Construction Manager At-Risk. 

De flesta projekten (18 stycken) leddes av AECOM, som samordnade nästan alla delar av alla projektleveranser, från design och förstudie till byggande och avslut. Allt som allt innebar uppdraget drygt 162 000 kvadratmeter nybygge, 21 000 kvadratmeter renovering och 55 000 kvadratmeter rivning.

Varje anläggning skulle dessutom ha sin egen unika utformning. ”Om man tittar på två olika grundskolor som levererades som en del av projektet ser de inte alls likadana ut”, säger Chelsea Burkett som är Design and Quality Manager på AECOM och har arbetat med projektet.

Ett annat mål var att samtliga byggnader skulle vara så miljömässigt hållbara som möjligt. Enligt avtalet skulle varje byggnad ha minst betyget LEED Silver och två stjärnor för AEGB (Austin Energy Green Building).

Ett projekt i den här skalan, med en mängd olika intressenter och de skyhöga förväntningar som följer med en offentlig finansiering, plus det snäva tidsschemat, satte en enorm press på AECOM. Företaget måste hitta ett sätt att samordna och styra kommunikation, kostnader och kvalitetskontroll plus andra viktiga aspekter av projektledningen på ett så effektivt sätt som möjligt för att uppnå projektets ambitiösa mål.

Effektiviserad kommunikation

En initialt viktig aspekt för att lyckas med projektet var samgranskningsprocessen. ”Vi ville se till att vår samgranskningsprocess underlättade samarbetet mellan flera intressenter”, säger Chelsea Burkett. ”Vi ville skapa tydliga och konsekventa standarder för samtliga projektgrupper, som var och en bestod av olika samarbetspartners, tekniska granskare och projektledningsteam.”

”Vi ville säkerställa enhetlighet och hålla designteamen ansvariga – så att de kommentarer som lades in under den tekniska granskningsprocessen verkligen implementerades i framtida designleveranser”, fortsätter Chelsea. ”Och vi ville samla in kommentarer genom hela projektets livscykel.”

Teamet började med att använda kalkylblad i Microsoft Excel för att uppfylla de stränga samgranskningskraven. ”Det var tungrott, ineffektivt och väldigt svårt att använda”, säger Chelsea.

Chelsea hade aldrig hört talas om byggteknologiföretaget Bluebeam när en kollega nämnde att de skulle hålla sin årliga användarkonferens i Austin 2018 – precis när AECOM skulle påbörja sin samgranskning.

”Vi kom till Bluebeam-konferensen med massor av frågor. Vi hade tittat på videor innan och insåg att det här var precis den räddningsplanka vi behövde”, säger Chelsea. ”Och därifrån började vi bygga upp samgranskningsprocessen, som blev väldigt bra, i Bluebeam.”

En viktig fördel med att använda Bluebeam är enligt Chelsea Burkett programvarans funktioner för att anpassa kommentarer vid samgranskning. ”Ibland kunde en levererad resurs innehålla tusentals kommentarer”, säger hon. ”Vi skapade anpassade Verktygslådor med markeringsverktyg, vilka i sin tur var anpassade efter ämne.”

”En annan anpassningsnivå som vi använde för att uppfylla våra mål var anpassade statusar i markeringstabellerna”, tillägger Burkett. ”Vi ville verkligen förstå: kommentarer lämnas, svar kommer in – vad händer sedan? Kommer kommentarerna att implementeras? Krävs det möten för att lösa det här problemet?”

Den här anpassningen gjorde det enklare för de över 400 projektmedarbetarna att söka efter och svara på de fler än 100 000 kommentarer som publicerades under samgranskningsprocessen. Med hjälp av fler än 145 Studio-sessioner – Bluebeams funktion för markering och samarbete i realtid – i projektet kunde AECOM-teamet effektivt hantera viktig kommunikation, minska risken för fel och minimera risken för potentiella omarbetningar.   

Möjligheten att effektivisera och organisera samgranskningen i Studio-sessioner spelade dessutom en viktig roll för att uppnå projektets ambitiösa tidsplan.

”Att kunna öppna en Bluebeam Studio-session i ett möte med byggherren, söka enligt de här statusarna och snabbt gå till varje kommentar som behöver synpunkter, lämna svar och sedan formellt stänga kommentarerna var verkligen fantastiskt”, säger Chelsea Burkett.

Förenklade arbetsflöden

Det andra stora användningsområdet för Bluebeam i projektet var granskningen av kostnader och avtal, återigen i form av Studio-sessioner. Allt som allt krävde projektet kräva fler än 100 granskningar av kostnadsberäkningar och 45 granskningar av avtalstillägg, till en sammanlagd kostnad av 586 miljoner dollar (6,4 miljarder kronor).

Från början hade teamet inte tänkt använda Bluebeam för kostnadshantering. ”Vi fick bra feedback och såg omedelbart så stora effektivitetsvinster att vi genast började fundera på hur vi skulle kunna tillämpa Bluebeam i den här processen”, säger Bianca Medina-Leal, Deputy Program Director på AECOM. ”Hur kan vi utnyttja Bluebeam för hanteringen av budget och kostnader?”

Bianca berättar att AECOM-teamet använde ett liknande arbetsflöde för granskning av kostnadsberäkningar som för samgranskning, med Studio-sessioner. ”Föreställ dig att hålla igång fler än 18 tidsberoende, snabba projekt, där varje leverans är avtalsbunden – som entreprenör måste du kunna lämna in en kostnadsberäkning som motsvarar den förväntade designleveransen”, säger Bianca. ”Varje gång en leverans kom in från designutvecklingen fick vi beräkningen från entreprenören och skapade en Bluebeam Studio-session för att granska den.”

För de två huvudsakliga metoderna för projektleverans, CMAR (Construction Manager At-Risk) och totalentreprenad, används garanterat maxpris (GMP) som mekanism för att fastställa byggkostnaderna och schemat innan man börjar bygga, säger Bianca. Teamet använde Studio-sessioner för att få alla intressenter inom kostnadshantering att godkänna GMP efter en serie granskningar och iterationer av beräkningarna.

”Som projektgrupp och som byggherre når man en punkt där man i stort sett fastställer budgeten och det kan vara en stor sak”, säger Bianca. ”Man gör ett tillägg i avtalet, som omfattar förtydliganden och antaganden. Vi skapade en Bluebeam Studio-session som innehöll GMP-kostnadsberäkningen liksom all nödvändig stöddokumentation, till exempel förtydliganden, antaganden och schema.”

”Bluebeam var verkligen ett fantastiskt verktyg”, tillägger Bianca Medina-Leal. ”Det ger alla inblandade möjlighet att lämna sina kommentarer och uttrycka sina synpunkter.”

Studio-sessionernas löpande realtidsfunktioner, som ger medarbetarna möjlighet att delta i en kontinuerlig ström av kommunikation om ett visst dokument, hjälpte också AECOM att utföra värdeanalyser under projektets gång, när vissa aspekter riskerade att överstiga budget.

”All konversation sker inom filen”, säger Bianca. ”Det är en jättebra plats för att arkivera eller kunna hänvisa till när man granskar nästa iteration av beräkningarna. Man kan alltid gå tillbaka och hämta information, eller hjälpa nya teammedlemmar att komma igång.”

Studio-sessionerna hade vid det här laget blivit ett så framgångsrikt verktyg att AECOM-teamet hela tiden ville utvidga användningen av Bluebeam i projektet. Då tog man till Studio-projekt, Bluebeams funktion för lagring och delning av filer. Studio-projekt användes till betalningsansökningar, avtalsändringsorder och interna ändringsorder.

”Varje projekt hade sitt eget Bluebeam [Studio]-projekt”, säger Bianca Medina-Leal, ”och inom det Bluebeam-projektet kunde man skapa en mappstruktur. Varje [Studio]-projekt konfigurerades på samma sätt med samma mappstruktur, och var en plats där man kunde följa en potentiell ändringsorders livscykel tills den blev en godkänd och genomförd intern ändringsorder eller avtalsändringsorder.”

Säkerställa konsekvens och kvalitetskontroll

Till sist, medan var och en av de 18 anläggningarna byggdes, vände sig AECOM-teamet till Bluebeam igen – den här gången för att säkerställa enhetlighet och kvalitetssäkring av byggnaderna. Bluebeam visade sig vara särskilt praktiskt när det gällde att granska entreprenörernas scheman.

Varje entreprenör skulle lämna in ett månatligt schema medan projektet rörde sig framåt. Alla scheman lades in i en Studio-session, så att schemats olika intressenter kunde granska och lägga in kommentarer som entreprenören i sin tur kunde granska. ”Nu fanns det en anteckning för varje inlämning om att de påföljande anteckningarna skulle uppdateras”, säger Bianca Medina-Leal.

Sammantaget gjorde Bluebeams förmåga att effektivisera projektets kommunikation och samarbete under de viktiga byggfaserna att AECOM-teamet kunde färdigställa många av anläggningarna.

”Bluebeam var nyckelkomponenten som gjorde att vi kunde klara det i så stor skala, över så många olika projekt som alla pågick exakt samtidigt”, säger Chelsea Burkett. ”Med Bluebeam kunde vi göra våra kontroller av omfattning, budget och schema i början och sedan kunde vi göra de regelbundna valideringar som krävdes under hela projektets livscykel.”

Att det gick så bra för AECOM att slutföra 2017 års projekt med hjälp av Bluebeam uppmuntrade skoldistriktet att utlysa ytterligare ett projekt 2022 – den här gången för 2,4 miljarder dollar (motsvarande 26 miljarder kronor) – för att modernisera ännu fler skolor inom en liknande tidsram. Förslaget röstades igenom med mer än 70 % majoritet och AECOM anlitades även denna gång för att leda det, med Bluebeam i beredskap. ”Det finns många komponenter och verktyg i Bluebeam som är nya, och som vårt team har undersökt och funderat på hur de skulle kunna utnyttja,” säger Bianca Medina-Leal. ”Vi funderar på hur vi kan göra det här till en ännu bättre upplevelse, med ännu bättre samarbete och ännu större effektivitet.”