Om Seattles stadsförvaltnings episka, fleråriga resa mot att införa Bluebeam

Stadens avdelning för granskning av plandokument satt fast i ett långsamt silosystem för att kommunicera korrigeringar – tills Bluebeam omvandlade det för alltid
Dela på facebook
Dela på linkedin
Dela på twitter
Dela på email

Seattle hör till de städer i Nordamerika där man ser flest byggkranar, och 2016 var den därmed väl positionerad för att införa innovativ byggteknologi. Caelen Ball, som var stadens nya granskare av byggplaner, visste precis hur det skulle gå till.

Caelen hade dock hört att hans nya arbetsplats, Seattle Department of Construction and Inspections (SDCI), inte använde Bluebeams programvara för markering och digitalt samarbete. Istället kommunicerade avdelningen planändringar i ett separat dokument som skrevs i ett textredigeringsprogram. Han visste vad som behövde göras för att serva den byggda miljön i sin hemstad.

Caelen berättar att han från den dagen var engagerad i att jobba med det ”grundmurande” som det innebar att övertyga de nya kollegorna om Bluebeams magi. Han hade vant sig vid att använda Bluebeam i tidigare befattningar under sin unga karriär som ingenjör.

Caelens envishet bar så småningom frukt. Idag, mer än sex år efter att Caelen Ball anslöt sig till stadsförvaltningens team för att granska och godkänna alla byggnader, är Bluebeam centralt för avdelningens verksamhet. 430 personer arbetar där med att utfärda bygglov för byggprojekt till ett värde av ungefär 4 miljarder dollar (drygt 40 miljarder kronor) varje år.

Övergången från en silouppdelad brevskrivingsmetod för plangranskning till Bluebeams effektiva ekosystem för PDF-markering och digitalt samarbete skedde dock inte över en natt. Den var inte heller enkel.

Processen tog flera år, och krävde ihållande övertalning för att bli accepterad av ledningen, en resa till Bluebeams användarkonferens 2018, en noggrant utformad genomförbarhetsstudie och en detaljerad och fullskalig implementering och övergång som enligt Caelen fortfarande pågår.

Mitt i den här otroliga perioden av digital transformation för staden Seattle kom covid-19-pandemin, som innebar att all personal måste börja arbeta hemifrån på obestämd framtid i mars 2020.

Efterfrågan på bygglov i Seattle ökade dessutom oväntat i pandemins första efterdyningar, eftersom invånarna drog nytta av de rekordlåga räntorna för ombyggnad och renovering av bostäder under nedstängningarna. Avdelningen översköljdes av granskningar och godkännanden just som den höll på att försöka gå över till Bluebeam.

Staden tog sig igenom det. Och nu får Seattle stad enligt Caelen stor utdelning av Bluebeam. Han är nu produktchef för avdelningen elektronisk plangranskning och fungerade som formell strategisk rådgivare under Bluebeam-projektets genomförande.

”Under de första månaderna av 2022 utfärdade vi 20 % fler komplexa bygglov än vad vi hade gjort under de föregående sex månaderna före den fullständiga Bluebeam-implementeringen”, säger han. ”Kvaliteten på kommunikationen var så hög i vårt nya system att vi kunde klara större volymer – vi når godkännande snabbare.”

Paradigmskifte

Varje nytt byggprojekt kräver myndighetsgodkännande för att säkerställa att utvecklingsförslaget uppfyller byggnadsmässiga standarder och andra lokala zonregler och lagar. Innan byggbranschens digitala transformation inleddes brukade städer som Seattle ta emot, hantera och godkänna rullar med plandokument på papper som en del av den här processen.

Innan elektroniska planer blev dominerande och obligatoriska, rörde sig varje planuppsättning genom olika avdelningar och godkännanden. Det vari en mödosam process med manuella, handskrivna markeringar och granskningar för att godkänna olika byggprojekt från ombyggnader av bostäder till kommersiella kontorsbyggnader.

SDCI ansvarar för att granska och godkänna plandokument, och arbetade inom det här pappersbaserade paradigmet fram till ungefär 2016, berättar Caelen Ball. ”Fram till dess brukade sökande som ville lämna in pappersplaner komma in med stora byggrullar”, säger han. ”Vi hade folk som flyttade runt rullarna från skrivbord till skrivbord till skrivbord. Det var väldigt ineffektivt, eftersom bara en granskare i taget kunde ha en viss planuppsättning på sitt skrivbord.”

I början av 2016 övergick avdelningen helt till att endast ta emot digitala plandokument. I stället för mängder av pappersdokument som rörde sig in och ut från granskningsavdelningen, levererades planerna nu i form av digitala PDF-filer som sparades i stora datalager. ”Då laddade våra granskare bara ner planuppsättningarna individuellt en i taget”, säger Caelen. ”Sedan använde de en textredigerare… och beskrev problemen med ritningarna i textredigeraren.”

Från och med den tidpunkten, berättar Caelen, tog en viss grad av automatisering vid efter att granskaren var klar med att skriva in kommentarer i textfilen – i form av ett e-postmeddelande till den sökande, där brevfilen följde med som bilaga. Filen lagrades också i en elektronisk registerpost för bygglovet.

Även om det här motsvarade en förbättring jämfört med den tidigare, pappersbaserade processen, lämnade den här typen av digitalt plangranskningssystem enligt Caelen mycket att önska. Till exempel uppdelningen i silor och den bristande effektivitet som följde av att man måste relatera ett digitalt dokument (den inlämnade byggplanen) till ett annat (det separata, textbaserade åtgärdsbrevet).

Caelen visste att det fanns ett bättre sätt – för han hade upplevt det.

Innan Caelen flyttade till Seattle för att börja jobba på stadsförvaltningen där, arbetade han på en myndighet i en mindre stad som använde Bluebeam för sin plangranskning. I Bluebeam krävs det ingen separat, textbaserad fil – varje kommentar och rättelse skrivs in direkt i plandokumentet i form av en markering. ”Bluebeam löser problemet med att behöva relatera ett digitalt dokumentet till ett annat”, säger han. ”Allt stannar i en och samma planuppsättning, och det gör att det blir mycket tydligt för kunden.”

En monumental förändring

Caelen berättar att han redan när han började på SDCI var bestämd med att det fanns stora fördelar med Bluebeam, särskilt med Studio-sessioner i Revu, där flera samarbetspartners kan granska och markera plandokument i realtid. Men avdelningens storlek och struktur skulle göra varje teknologisk övergång och implementering till en långdragen process.

Dokument behövde granskas inom fyra olika divisioner på avdelningen som vid den aktuella tidpunkten omfattade 380 personer, berättar Caelen. Övergången från det nuvarande brevskrivningssystemet till Bluebeam skulle bli monumentalt – inte bara i fråga om teknologi men också med avseende på förändringshantering.

Enligt Caelen hade avdelningens chefer sällan några invändningar mot påståendet att Bluebeam var ett bättre sätt att utföra plangranskningar. Det var bara en fråga om att hitta rätt tillfälle och metod för att införa teknologin utan att störa den dagliga verksamheten.

2018, efter att ha marknadsfört idén till avdelningscheferna i flera månader, började Caelen se att rörelsen mot att genomföra en övergång hade börjat. Det var tillräckligt för att en liten delegation från avdelningen skulle resa till Austin i Texas för att gå på Bluebeams årliga användarkonferens, XCON. Där, berättar Caelen, nådde hans kollegors entusiasm inför vad Bluebeam skulle kunna göra för avdelningen sin kulmen.

”På XCON såg vi allt coolt som den privata sektorn gjorde med programvaran”, säger Caelen. ”Främst på byggsidan: att utnyttja anpassade statusar, anpassade lager för att förfina sammanfattningsrapporter, leveranser och sådant.”

Trots det som visades på XCON var Seattles stadsförvaltning inte redo att gå vidare med införandet av Bluebeam riktigt ännu. Det var inte förrän i december 2019 som avdelningen tog nästa steg i utvärderingen av möjligheten att införa Bluebeam.

Enligt Caelen bestämde sig avdelningscheferna för att göra en genomförbarhetsstudie med hjälp av en utomstående konsult för att få slutlig validering och vägledning för hur man kunde genomföra omvandlingen.

Sent på våren 2020 bekräftade studien det som Caelen menar att han visste hela tiden: Bluebeam fungerar, och fungerar bra. Hösten 2020 hade avdelningen bestämt sig. Den skulle påbörja sin fullständiga Bluebeam-implementering i början av 2021.

Framåt trots motgångar

Just som staden Seattle skulle dyka med huvudet före in i att utvärdera och införa Bluebeam dök det upp ett problem: covid-19-pandemin.

I februari 2020 hade viruset precis börjat bli en toppnyhet i USA – i synnerhet på den nordvästra stillahavskusten. Där inträffade det som man tror var det första kända dödsfallet till följd av covid-19 i Kirkland, nära Seattle i delstaten Washington. ”Bara några dagar därefter var det ingen som skickade sina barn till skolan, och hela staden stängde i stort sett ner”, berättar Caelen.

Han och resten av avdelningen skickades hem för att arbeta på distans, under vad de från början trodde skulle bli en månad. Plötsligt kändes utmaningen med att behöva göra en större omvandling av teknologi och processer inte längre så stor, eftersom Caelen och hans kollegor var oroliga för att bli av med jobben om pandemin ledde till minskad byggverksamhet i staden.

När pandemin fortsatte månad efter månad vändes dock oron för att inte ha något jobb helt om till en oro för att avdelningen inte skulle klara att hantera en chockerande ny utmaning: att efterfrågan på nybyggnad ökade kraftigt.

Snarare än att försvinna under pandemins tidiga månader steg efterfrågan på byggande i höjden. Seattleborna som satt fast i sina hem passade på att sätta igång med ombyggnader och renoveringar. Plötsligt hade Caelens avdelning massor att göra. ”Vi drabbades av en enorm efterfrågan”, berättar han. ”Helt enkelt tonvis.”

Kombinationen av en pandemi, stigande efterfrågan och en avdelning med nästan 400 personer som alla arbetade hemifrån under en lång (och osäker) period avskräckte inte ledningen från att gå vidare med Bluebeam. Dessutom fattade avdelningens chefer beslutet att införa Bluebeam helt och fullt i samtliga av dess fem divisioner samtidigt. ”Vi skulle inte använda någon stegvis metod där kanske en enstaka division eller granskningsgrupp får Bluebeam först”, säger Caelen. ”Det blev istället en distribution av vattenfallsmodell.”

Avdelningen bildade en kommitté av särskilda rådgivare för att kunna hantera komplexiteten i en sådan enorm distribution. Caelens uppgift i kommittén var att leda Bluebeam-implementeringen. Varje division på avdelningen hade sin egen särskilda Bluebeam-rådgivare.


RELATERAT:


En stor del av 2020 ägnades åt att köpa Bluebeam-licenser och standardisera programvarans funktioner för avdelningens nya system – att skapa anpassade profiler, verktygssatser osv. som passade avdelningens idealiska arbetsflöde och granskningsstandarder. Man upprättade också kommunikationskanaler via Microsoft Teams för varje division specifikt för att hantera Bluebeam-övergången och förfrågningar om fältutbildning.

Caelen säger att man till en början avsiktligt gick långsamt tillväga med att införa Bluebeam. ”Tidigt i processen försökte vi få folk att börja lite mer på gräsrotsnivå med att bekanta sig med PDF-läsaren utan att använda den fullt ut”, säger han. ”Vi använde ännu inte molnet, och vi skrev fortfarande brev – men vi granskade alltid breven i en PDF-läsare.” Samtidigt genomförde avdelningen några enkla pilotprojekt för granskning med verkliga kunder för att testa och iterera den nya plangranskningsprocessen.

Den strategiska rådgivningskommittén började sedan be sina avdelningskollegor att börja göra Bluebeam till sitt standardprogram för PDF-visning, istället för Adobe. Kommittén höll också utbildningsluncher för att komma igång med den grundläggande Bluebeam-utbildningen. ”Vi ville bygga upp viss erfarenhet innan vi satte igång med den fullständiga utbildningen” berättar Caelen. Den genomfördes slutligen under hösten och den tidiga vintern 2021.

Avdelningens formella Bluebeam-utbildning var omfattande. Rådgivningskommittén skapade en intern SharePoint-resurs, Bluebeam Central, som omfattade hyperlänkade resurser, videor och guider för att använda programvaran med alla anpassade verktyg och funktioner som avdelningen standardiserade. Avdelningen distribuerade Microsoft Forms med Power Automate-funktionen, så att de som stötte på problem kunde skicka in dem till rådgivningskommittén för support. Kommittén skapade också omfattande resurser för arbetsstöd.

”Vi jobbade verkligen hårt för att stödja personalen och mäta produktionsnivåerna från och med den dag då vi gick live”, säger Caelen.

Han berättar att målet var att avdelningen skulle använda Bluebeam för hela verksamheten vid sista kvartalet 2021, när all avancerad utbildning var klar. Efter några mindre förseningar till följd av den höga arbetsbelastningen för granskningar hade Seattles stadsförvaltning helt övergått till Bluebeam i januari 2022.

Revolutionerande teknologi

Caelen Ball har väntat länge på 2022. Sedan han började på avdelningen har han haft en tydlig vision för Bluebeams inverkan på staden Seattle. Och nu när visionen har blivit verklighet har han och resten av övergångskommittén arbetat outtröttligt för att hantera de oundvikliga småproblem som följer av en stor omvandling av teknologi och arbetsflöden.

Avdelningen har ägnat en stor del av 2022 åt att fortsätta med problemlösningen och hjälpa personalen inom de olika divisionerna, som fortfarande håller på att vänja sig vid det nya plangranskningssystemet med Bluebeam. Vid mitten av 2022 användes systemet för alla nya plangranskningar istället för det tidigare brevskrivningssystemet.

Efter hand som veckorna efter övergången blev till månader, började investeringen enligt Caelen visa lönsamma mått på framgång.

”I april [2022] kunde man se att genomströmningen fungerade bra och faktiskt började öka”, säger han. ”Så i juli [2022] började siffrorna peka på saker som kändes riktigt, riktigt bra.”

Varje gång en ny uppsättning plandokument lämnas in till stadsförvaltningen för granskning och godkännande händer numera följande:

  • Sökande skickar in plandokumenten till stadens offentliga onlineportal Accela. Dokumenten sparas sedan i stadens datalager.
  • När viss inledande screening och avgiftsinsamling har genomförts, kopieras den sökandes plandokument till en session i Bluebeam Studio för att utföra avdelningens granskningsserier.
  • Uppgifter i Accela-arbetsflödet tilldelas granskare varje dag, bland annat en kod för att gå med i en session och starta sina granskningar. Där markerar de ritningarna i realtid tillsammans med andra granskare.

Enligt Caelen är Bluebeam en framgång för Seattle stad. Granskningar slutförs snabbare och mer effektivt på ett sätt som har förbättrat kommunikationen och relationerna till de sökande.

Övergången till Bluebeam är dock ett pågående projekt, och kommer troligen att bli en evig process där avdelningen fortsätter att lära sig nya funktioner och förnyar granskningsprocessen därefter. Caelen fortsätter som strategisk rådgivare och administrerar stöd för projektet medan uppdateringarna av arbetsflödesparadigmet fortsätter och användarna vänjer sig vid Bluebeam.

Efter en sex år lång resa säger Caelen Ball att han är stolt över prestationen. Som född och uppvuxen i Seattle brinner han för stadens rykte som en bastion för modernt teknologiskt tänkande och innovation. Staden är trots allt födelseplatsen för två av de mest ikoniska teknikföretagen under det senaste århundradet: Amazon och Microsoft.

Caelen säger att han betraktar stadens införande och användning av Bluebeam som ännu en sak att vara stolt över när det gäller att fortsätta i samma spår av teknologisk spetskompetens.

”Seattle har alltid varit en stad med blicken riktad mot framtiden”, säger Caelen. ”Det började redan med världsutställningen 1962, vars tema var 2000-talet. Och Bluebeam är just den sorts 2000-talsteknologi som vi behöver i vår bransch – inte bara inom kommunal plangranskning utan i hela arkitekt-, ingenjörs- och byggbranschen. Bluebeam hjälper oss att leva upp till vår syftesförklaring: att hjälpa människor att bygga ett säkert, beboeligt och inkluderande Seattle.”

Fyra saker som kommuner bör göra när de börjar med digital plangranskning