Inga fler pärmar – lämna över projekt digitalt med Bluebeam

Du visualiserar slutet på ett stort projekt redan dag ett, så varför inte göra detsamma med projektöverlämnandet?
Dela på facebook
Dela på linkedin
Dela på twitter
Dela på email

Sammanfattning av arbetsflöde:

  • Med hjälp av hyperlänkade dokument för “landningssidor” omvandlar teamen standardmässiga innehållstabeller till anpassade paketguider för överlämnandet, som inte bara är funktionella, utan dessutom engagerande, intuitiva och attraktiva.
  • Dokumenten ingår i ett interaktivt överlämnandepaket och kunderna kan enkelt navigera i dem och snabbt hitta specifik information.
  • Barton Malow använder dessutom PDF-filer i 3D i Revu för att ge kunder möjlighet att se sitt projekts koordinerade modell direkt i överlämnandepaketet. För projekt där en 360-graderskamera har använts kan dessa foton presenteras i överlämnandepaketet med hjälp av den inbyggda visningsfunktionen för 360-gradersfoton i Revu.

Ett projekts överlämnandepaket är kanske inte den mest glamourösa aspekten av byggbranschen, men det är fortfarande nödvändigt. Hur man överlämnar allt till byggherren är ett avgörande steg i projektleveransen – något många fortfarande skjuter upp in i det längsta. Garantier, inspektionscertifikat, produktspecifikationer, handböcker för drift och underhåll, överflödigt material och så vidare får ofta trängas i en överlämnandepärm under de sista stegen av projektslutförandet. Ofta sammanställs den av en medarbetare som kanske inte känner till projektets alla aspekter. ”Ofta består paketen av Microsoft Word-dokument eller till och med Excel-ark”, säger Steffanie Schrader, Senior VDC Engineer på Barton Malows. ”Många av oss skriver fortfarande ut pärmar med information. Det sker i synnerhet när det handlar om fastighetsförvaltning, där det är någon som har arbetat med det under en lång tid och har ett helt rum fullt av pärmar.”

Med sin syn på dokumenthantering hade Steffanie en annan vision för projektöverlämnande. ”Vi har alltid gett vår kunder vad de bett om, men jag gillade idén med att skapa ett interaktivt överlämnandepaket. Barton Malows praktikant Tyler Dutton hade också sett denna möjlighet, så han skapade ett arbetsflöde för projektöverlämnandepaket som Steffanie kunde bygga vidare på. Tillsammans ledde Tylers grund och Steffanies vision i slutändan till att man tog fram ett nytt, digitalt överlämnandepaket med Bluebeam Revu.

Jag tror att den riktiga fördelen är att detta arbetsflöde en accepterad del av hela projektprocessen. Vi slipper nu en stressig period i slutet av processen med att försöka sammanställa ett policydokument. Istället är det redan klart när vi kommer till överlämnandet.

Steffanie Schrader, Senior VDC Engineer på Barton Malow

StrXur: Vilka svårigheter finns det med typiska överlämnandepaket? Vad motiverade till att förbättra överlämnandepaketet?

Steffanie: Vanligtvis måste du jaga runt för att försöka samla ihop information i slutet av ett jobb. Med tanke på omsättningen av personal – i synnerhet de medarbetare som omfördelas till andra projekt – kan det vara svårt att hitta de dokument eller den information du behöver. Dessutom är det inte särskilt användarvänligt för kunden att få en pärm full med papper. En annan svårighet vid överlämnandet är att det inte går att slutföra allt samtidigt. Det handlar om att samla in information i slutet av ett jobb, så många tänker att det inte är så stor grej. Det är det inte heller om man använder kontrollpanelen. Den ger dig nästan samma format som den slutgiltiga produkten, men du fördelar bara information korrekt närhelst du får den under projektets gång. När du sedan kommer till slutet – och du behöver inte ens vänta tills det är helt över – hyperlänkar du din information till rätt mappar eller till andra ark. Majoriteten av slutresultaten finns redan i mapparna, du fyller bara på dem.

StrXur: Kan du berätta mer om fördelarna med en kontrollpanellayout?

Steffanie: Det är nästan som att du inte behöver vänta på att den där stora kartongen med papper ska fyllas upp så att du kan skicka vidare den. Du har redan skapat strukturen och tar bara informationen och fyller på med den i takt med att du får den. Sedan är det klart bra att ha en checklista så att du får med allt som krävs. Jag tycker verkligen att det här har gjort allt enklare och det gör verkligen att du kan se fram emot slutet på jobbet. Du har redan en bra mall. Du behöver bara anpassa den något, hyperlänka informationen och sen är du klar.

StrXur: Kan du förklara hur processen ser ut?

Steffanie: Visst! Allting hänger på en särskild fil eller mappstruktur. Det är som en slags självständig mappstruktur. Med Revu kan vi skapa en kontrollpanel, med funktionsknappar eller menyalternativ som motsvarar en mapp med hyperlänkar som koppling. Så när du klickar på den får du en lista med dokument, som förhoppningsvis är namngivna så att du kan gå direkt till det du letar efter. Dokumenten lagras i Box. Det är en molnbaserad lagringslösning vi använder för vår interna lagring och projektdelning. Överlämnandeobjekten lagras i Box enligt våra namngivningskonventioner för projekt. Det gör det väldigt enkelt att dela en Box-länk, så att kunden kan ladda ner dem från sin plats. Men eftersom hela strukturen är självständig är den bärbar och tack vare mallarna behöver du inte börja om med varje nytt jobb. Arbetet är redan gjort.

StrXur: Finns det alternativa sätt att tillämpa detta, till exempel om firman inte har Box? Skulle Studio-projekt fungera?

Steffanie: Vi har en teammapp för privata filer och en extern mapp att dela med kunder. Vi har inte träffat på så många projektpartner som använder Studio-projekt än, men jag märkte under testet när jag sammanställde detta att projektöverlämnandet enkelt skulle kunna delas i ett Studio-projekt om man ville det.

StrXur: Kan du nämna några viktiga aspekter för projektöverlämnande som gör arbetsflödet för digitalt överlämnande så lockande?

Steffanie: En nyckelaspekt är att man håller allt självständigt. Det digitala överlämnandepaketet levereras också med sin egen förklaring, så kunderna behöver inte konsultera entreprenören, de använder bara paketet. Den digitala övergången gör det dessutom enklare för byggherrar att hitta det de letar efter utan att någonsin ha sett dokumenten förr. Överblivet material är alltid viktigt att ha med. En annan nyckelaspekt av överlämnandet är åtkomsten till utbildningsdokumentation. Vi arrangerar flera olika utbildningar i slutet av jobbet. Det kan vara i olika små grupper med människor och i vissa fall kan det handla om att utbilda sjuksköterskor om hur de använder ett system som vi har installerat eller att utbilda fastighetsförvaltningsgruppen om att använda brandpumpen. Antingen har vi en kopia av den utbildningen eller till och med en deltagarlista för att enkelt fastställa vilka som var där och vad de utbildades i. Jag tror också att det är bra att inkludera modellen. PDF-filerna i 3D är jättesmarta. Eftersom informationen från modellen finns med kan kunderna klicka på ett objekt och se vad det är. Detta kan vara väldigt användbart om du har en byggherre eller fastighetsförvaltare som är kunnig i detta. Vi har alltid foton och vi har börjat använda 360-graderskameror mer och mer. Jag tror att det håller på att bli vår standard.

StrXur: Om någon fortfarande tvekar, vad skulle du säga är fördelen med att skapa det här arbetsflödet för överlämnande jämfört med de traditionella Word-dokumenten och fysiska pärmarna?

Steffanie: Allt handlar om en bättre kundupplevelse och en enklare och mer omfattande överlämnandeprocess för projektgruppen. Det ser inte bara bättre ut, det kan också vara mer funktionellt då det fungerar både för personer som är visuella och personer som vill läsa allt. Vi kan anpassa det med kundens färger eller logotyper och välja att använda dokument i infografisk stil, vilket är visuellt lockande. Designen passar in med hur människor redan tänker, det bara riktar in deras blick. Vissa kanske först dras till det visuella istället för att läsa orden. Det är lite som skillnaden mellan att ta fram alla dina utbildningsdokument i ordformat eller att göra en video. Ibland vill du ha båda. Jag tror att det här är de stora saker som du måste fatta beslut om direkt, innan du börjar med kontrollpanelen. Det är en bra idé att utforma din mappstruktur baserat på dokumentstilen.

StrXur: Vilket värde har digitalt projektöverlämnande för både Barton Malow och för de kunder ni erbjuder detta?

Steffanie: Jag skulle säga kanske 60/40. Jag tror att 60 % av värdet är för byggherrarna, så att de inte får något som gör det tidsödande att hitta och ta till sig informationen. Jag tycker att kontrollpanelen gör det mycket användarvänligt och snabbt för dem att hitta det de behöver. Resterande 40 % av värdet är för Barton Malow, som kan presentera ett enhetligt, konsekvent överlämnandepaket och se till att våra projektgrupper inte börjar om från början varje gång.