Hur man delar projektinformation kan innebära skillnaden mellan att lyckas eller misslyckas med ett projekt. Å ena sidan har digitala lösningar gjort att projektdokumentationen har kunnat nå en nivå av detaljrikedom och sammanhang som aldrig tidigare skådats. Å andra sidan kan information i sådana mängder bli helt oanvändbar om dokumentationen inte är standardiserad, eftersom intressenterna då inte vet var och när de kan komma åt de dokument de behöver, när de behöver dem.

Kontrollpaneler är räddningen

En lösning som väcker stort intresse i branschen är konceptet med digitala kontrollpaneler – ett intranät för projekt med mappsökvägar och länkar som gör att det lättare går att komma åt projektinformation i välbekanta filformat som PDF och DWG. Kontrollpanelerna fungerar som kartor som gör att slutanvändarna kan hitta och komma åt de projektdokument som är relevanta för deras respektive roller i projektteamen. Genom att använda kontrollpaneler kan team mycket mer effektivt komma åt data i ritningar – i synnerhet när åtkomsten av en 3D-modell för data är begränsad eller obefintlig för vissa projektintressenter.

När Luke Brown, som är Project Estimator på Hoffman, såg att konceptet med kontrollpaneler var användbart för hans projektteam började han fundera på om det kunde finnas ännu fler effektivitetsvinster med att skapa dem. ”Kontrollpanelerna gör att byggherren och de hantverkare som bygger snabbt kan få tag i information, och slipper jaga runt efter en fil. Man kan upprätta en sökväg och släppa ner en fil i en mapp, så behöver de bara peka och klicka för att komma åt den”, säger Luke. ”I byggbranschen i allmänhet använder i stort sett alla Bluebeam för merparten av sin dokumentkontroll när det gäller PDF-dokument”, förklarar Brown.

Efter att ha tagit fram dokumentpaket för leverans varje vecka i ett projekt med integrerad projektleverans undrade han om det fanns något mer man kunde göra som en del av processen med för att öka totalvärdet (Total Value Design, TVD). ”När vi äntligen var klara att släppa paketet med de byggfärdiga dokumenten hade jag ett samtal med hantverkarna om hur de skulle vilja navigera i dokumenten”, säger Luke. Jag berättade att jag hade lagt in vanliga hyperlänkar, men frågade om det fanns något annat de skulle vilja ha med. De svarade att de gärna skulle vilja kunna hoppa till ett annat dokument bara genom att klicka på en knapp. Just då kändes det som en utmaning, men det var något som jag gärna ville lösa.”

Kontrollpaneler på en helt ny nivå

Luke Brown skapade inte bara en kontrollpanel som det gick att navigera i – han tog konceptet till en ännu mer detaljerad nivå genom att göra alla sina dokument för byggprojekt tillgängliga. Han använde batchhyperlänkning och andra Bluebeam-verktyg på ett annat sätt än de flesta användare. Genom att till exempel batchbearbeta sidhuvuden och sidfötter och lägga till identifieringsnummer i dokument som inte hörde ihop kunde han använda batchhyperlänkning för att snabbt skapa länkar mellan olika dokument som annars inte skulle ha haft någon koppling. Han började koppla ihop ett helt byggprojekt, inklusive överlämningsmaterial, garantimaterial och drifts- och underhållshandböcker, för att skapa ett komplett, hyperlänkat paket att leverera vid överlämningen.

”Något som normalt skulle ha tagit tre eller fyra veckor att länka samman för hand kan vi nu klara på kanske 20 eller 30 timmar för alla dokument som ingår”, säger Luke. Traditionellt skulle en sådan här typ av kontrollpanel ha utgjort ett dokument i flera faser med flera olika blad, men genom att använda JavaScript kopplat till formulärknappar kunde Luke skapa en mer effektiv och detaljerad navigering, med modellinformation inuti ritningarna. ”Vanliga kontrollpaneler består av hyperlänkade dokumentuppsättningar där man så småningom måste gå tillbaka till ett indexblad eller en huvudpanel”, förklarar han. ”Istället har vi ett verktygsfält längs kanten. Jag kanske vill ta en titt på det elektriska. Då kan jag klicka på elknappen och öppna dialogrutan, där jag kan hämta min spegelvända innertaksritning (reflected ceiling plan, eller RCP) för en helt annan våning.”

Om du behöver komma åt din 3D-PDF inom samma planritning behöver du bara Platser i Bluebeam Revu, två hyperlänkar och lite kreativitet.

Luke skapade Platser, som är jättesmå utrymmen med en hyperlänk. ”Sedan lägger jag till en UDF-fil (Universal Disk Format) för att skapa en 3D-PDF i det lilla utrymmet, och en hyperlänk tillbaka till vyn över hela ritningen.” På så sätt får slutanvändaren två olika områden för visning. ”Den första hyperlänken tar dig till platsen (din 3D-PDF) och den andra tar dig tillbaka till bladen i helformat. Det ser ut som om du har hoppat mellan 2D och 3D, men du är fortfarande kvar i samma dokument. Det är en perfekt för något som till exempel rör- och instrumentflödesdiagram (P&ID)”, fortsätter han. ”Sedan kan jag lämna över det här till någon och säga att okej, om du vill se modellen klickar du på rumstypen eller på en specifik plats. Du klickar på taggen för rummet. Och där har du det. Titta inuti modellen, håll och snurra. Och när du är klar klickar du tillbaka till planeringsvyn. Svårare än så är det inte.”

Belöningen

Luke behöver inte längre utbilda andra i hur man kör en modell eller riskera att de kommer bort bland programmen när de ska hitta en sökväg. Förutom att det har blivit lättare för Lukes projektpartners att hitta data och information, kan han se att det finns ett ekonomiskt värde i hans kontrollpanelkoncept:

”Det tog mig åtta timmar att bygga navigeringsfälten, och sedan gick jag ut och tittade på hur lång tid det tog folk att navigera på en iPad. Det var ungefär tio sekunder per länk”, förklarar Luke. ”Om det tog mig åtta timmar att bygga navigeringsfälten, och det sparar tio sekunder per klick, och jag har 25 hantverkare som klickar 30 gånger per dag blir det totalt två timmar per dag. Det motsvarar tio timmar i veckan och 40 timmar i månaden, det vill säga 500 timmar per år i bortslösad tid. Om vi antar att arbetskraften kostar 75 dollar i timmen sparar man 40 000 dollar. Och det här är en färdig leverans som vi bara lämnar över till byggherren.”

Att hitta enkla lösningar på komplexa problem är Lukes ständiga motiv för innovation på byggarbetsplatsen, och den största fördelen med hans kontrollpanel är att den är så lätt att skapa och använda. ”Det är faktiskt inte särskilt komplicerat, så vem som helst kan göra det. Man behöver inte vara någon sorts expert på att koda eller någonting sådant. Missförstå mig inte – jag älskar modeller. De kan innehålla oändligt mycket information, om man vet hur man kommer åt den och använder den. Men PDF-filen är fortfarande kung, åtminstone än så länge.”