Papperslösa myndigheter

Elektronisk plangranskning revolutionerar myndigheternas processer.
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Vissa förändringar inom byggbranschen sker plötsligt, med omedelbara och väl synliga effekter. Andra förändringar sker gradvis i liten skala, och även om de inte märks alls lika mycket, kan de växa över tid och leda till omvandling för hela branschen. Tillsynsmyndigheternas övergång från pappersbaserad till PDF-baserad plangranskning är en sådan långsam, gradvis förändring som har vuxit över tid. Men de mätbara fördelar som den medför är rent revolutionerande.

Elektronisk plangranskning, som även kallas ePlan eller EPR, håller snabbt på att bli standard för myndigheternas granskning och godkännande av byggplaner. EPR-processerna drar nu nytta av standardiserade PDF-planer som skickas in elektroniskt för granskning. Representanter för olika tillsynsmyndigheter, t.ex. inspektörer, regelspecialister och handläggare, kan använda en digital plattform för att samarbeta på granskningar även om de befinner sig på olika platser.

Genom EPR-processen kan man kraftigt minska de risker för ineffektivitet, fel, förvirring och problem som den tidigare, långsamma och manuella pappersbaserade processen medförde. Dussintals lokala myndigheter, så pass vitt skilda som Seminole County i Florida och Kauai County på Hawaii, samt städer som Santa Monica, Phoenix, Anchorage, Detroit och Austin, har redan infört processer för elektronisk plangranskning.

I ett blogginlägg som Tina York har skrivit räknar hon upp fem viktiga värdefaktorer som driver införandet av elektronisk plangranskning:

  • Sänkta kostnader för utskrift, skanning och arkivering av pappersplaner
  • Snabbare och enklare inlämning för invånare, fastighetsutvecklare och arkitekter
  • Ingen samhällsinvestering i programvara, licenser eller maskinvara
  • Ökad indrivning av skulder till jurisdiktionen
  • Kortare leveranstider tack vare färre inlämningar och kortare cykler

Större effektivitet och bättre relationer

Myndigheterna är inte direkt kända för att vara snabba på att innovera, och de brottas dessutom med bilden av att de bara tänker på sig själva när det gäller att samarbeta med entreprenörer. ”Det är alldeles för vanligt att myndigheter behandlar entreprenörer som om de bara vore en sorts förbrukningsvara. De är ju våra kunder”, säger Barb Mock, Planning and Development Services (PDS) Director i Snohomish County i Washington. ”Det handlar inte bara om att göra granskningarna lättare för vår personal, för det är bara ena halvan av ekvationen.”

Kommunen har valt att använda PDF-baserade Bluebeam Revu som lösning för digital granskning efter att ha hört av både kunder och andra myndigheter att Revu varit nyckeln till en lyckad EPR-process för dem. På så sätt har man kunnat standardisera ett konsekvent format för elektroniska dokument vars användning redan var utbredd bland kunderna.

”Ska våra invånare behöva besöka 80 olika webbplatser? Ska det finnas 80 olika sätt för våra invånare att göra det här? Standardiseringen är till hjälp för oss, men den måste också fungera för kunden”, konstaterar Barb. Tack vare Barbs metod är Snohomish Countys EPR-process nu helt papperslös. Efter att Revu infördes kände sig 70 % av personalen bekväm med EPR-processen efter att bara ha genomgått en enda, grundläggande utbildningsmodul.

Kortare leveranstider och enklare inlämning

Genom att använda en EPR-process kan man också minska risken för felkommunikation och förkorta leveranstiderna för lokala myndigheter som tidigare stött på sådana problem med sina pappersbaserade och manuella processer. City of Westminster i Colorado är en förort till Denver som upplevde just ett sådant scenario med sina tidigare processer.

Då levererades planerna på papper för hand till granskare som var och en gjorde sin egen oberoende granskning innan de lämnade vidare dokumenten till nästa granskare. Borttappade dokument och granskare som inte fanns på sina kontor, kunder som inte visste var eller till vem de skulle lämna fysiska kopior och en anhopning av eftersläpande inlämningar – den långsamma processen gjorde att kontoret drunknade i papper.

Sedan dess har EPR-processen lett till förbättringar även för andra lokala myndigheter. ”Tidigare flöt kommunikationen trögt, men nu är det mycket enklare att samarbeta”, förklarar Genevieve Pizinger, Applications Specialist på City of Westminster. ”Vi skapade faktiskt en intern verktygssats för våra användare så att de kunde prata fram och tillbaka genom Bluebeam. Nu går det mycket lättare och snabbare för dem att kommunicera. Jag tror att det verkligen har öppnat dörrar för våra kunder ute i samhället.” Även i City of Mississauga i Ontario, Kanada har man kunnat se hur EPR har underlättat för kunderna. Där såg man en 30 % minskning av eftersläpningen redan det första året då EPR-tjänsten introducerades.

EPR-produktivitet och framtiden

Att så många lokala myndigheter inför EPR har skapat en dominoeffekt inom den offentliga sektorn och allt fler myndigheter inser fördelarna med digitalt samarbete. Standardiserade format och digitala markeringar på ritningar i Revu har hjälpt flera myndigheter att få upp ögonen för den ultimata fördelen med den nya processen – en mätbar höjning av produktiviteten.

I en sektor där investeringsavkastningen är A och O är möjligheten att bevisa att införandet av ny programvara lönar sig nyckeln till framgång. ”Vi är en myndighet, så pengar och resurser är alltid en huvudfråga för oss”, förklarar LeaAnne Hahnel, Business Systems Analyst för State of North Carolina. Sedan State of North Carolina införde Bluebeam Revu för EPR har man fått 39 % högre produktivitet, mätt i antalet timmar som går åt till granskning från flera verksamhetsområden. ”Vissa granskningar kunde ta flera veckor, beroende på vilka typer av granskningar som kom in”, förklarar hon. ”Nu kan alla fyra verksamhetsområden granska dokumentet samtidigt i den aktuella Bluebeam-sessionen.”

Resultat som en 39 % ökning av produktiviteten är svåra att bortse ifrån, och digitaliseringen av myndigheternas processer välkomnas också till följd av att tekniken integreras generellt i hela samhället. ”Myndigheterna är inte alltid först med att anamma nya tekniker”, säger Genevieve Pizinger. ”Man kan handla mat online, ge bort pengar online … Numera gör man allting online. Så det faller sig naturligt att vi rör oss mot EPR, och jag tror att andra myndigheter också kommer att göra det.”