Andy Carson, chefsbyggnadsingenjör på Pinnacle Engineering, minns hur frustrerande det var att arbeta med stora projekt innan hans företag helt hade integrerat Bluebeam i sina arbetsflöden.
Det skickades högvis med e-postmeddelanden som innehöll olika versioner av samma PDF, med motstridiga markeringar från olika teammedlemmar. Uppdateringar från kunder försenades, och för att hålla ordning på ändringar från olika discipliner var man tvungen att ständigt kommunicera fram och tillbaka. I takt med att projektens tidsramar blev kortare och distanssamarbete blev allt vanligare, förstod Andy Carson och hans team att de behövde ett mer effektivt sätt att arbeta.
Det var då som Pinnacle Engineering bestämde sig för att börja använda Bluebeam Revu och Bluebeam Studio – verktyg som skulle komma att förändra företagets sätt att hantera byggnadsdesign. Pinnacles ingenjörer, som inte längre begränsades av ineffektiv dokumentdelning, började arbeta i realtid och förbättra samordningen med arkitekter, ingenjörer och kunder.
Resultatet blev inte bara förbättrad effektivitet utan en grundläggande förändring av hur företaget utformade, granskade och levererade projekt.
Utmaningen: att övervinna flaskhalsar inom samarbete
Projekt inom byggteknik är beroende av smidig samordning mellan flera intressenter, ofta mellan olika platser och discipliner. Innan de införde Bluebeam var Pinnacles arbetsflöde ineffektivt på flera punkter.
För det första var versionshanteringen ett stort hinder. Ingenjörer och konstruktörer arbetade ofta med separata PDF-filer, vilket innebar att uppdateringar ofta försvann i e-posttrådar eller behövde slås ihop manuellt.
Felkommunikation var en annan utmaning, eftersom projektuppdateringar skickades vidare via e-post eller i möten, vilket saktade ner beslutsfattandet. Distanssamarbetet var begränsat eftersom teamen inte kunde arbeta samtidigt med samma dokument.
Slutligen saknade kunderna insyn i designprocessen i realtid, vilket ofta försenade godkännanden och ökade behovet av revideringar.
De här problemen förvärrades av projektens allt större komplexitet i kombination med att man förväntade sig att designändringar skulle göras snabbt. Pinnacle behövde en lösning som kunde effektivisera kommunikationen, påskynda godkännanden och förbättra den totala effektiviteten – utan att förlora högsta möjliga precisionsnivå i byggnadsdesignen.
Lösningen: digitalisering med Bluebeam
Pinnacles övergång till Bluebeam Revu och Studio innebar en vändpunkt för företaget. Programvaran erbjöd en heltäckande plattform för dokumentmarkering, samarbete och spårning, vilket gjorde det möjligt för ingenjörerna att arbeta mer effektivt och hålla kontakten med projektets intressenter.
En av de viktigaste fördelarna var Bluebeam Studio-sessioner, som möjliggjorde samarbete i realtid kring projektritningar. Det här visade sig vara särskilt värdefullt under covid-19-pandemin, då teamen var tvungna att arbeta på distans men ändå upprätthålla samma produktivitetsnivå.
”Bluebeam var otroligt effektivt för att samarbeta om PDF-filer och ritningsuppsättningar på distans”, säger Andy Carson. ”Vi satsade rejält på Bluebeam Studio och Bluebeam-sessioner för att kunna arbeta i realtid från olika platser.”
Den här funktionaliteten eliminerade problem med versionshantering och minskade tidsåtgången för samordning av uppdateringar. Istället för att skicka reviderade PDF-filer fram och tillbaka via e-post kunde Pinnacles ingenjörer arbeta med samma dokument samtidigt, göra markeringar i realtid och säkerställa att alla ändringar omedelbart var synliga för hela teamet.
Ytterligare en stor effektivitetsvinst kom från Bluebeams verktyg för överlagring, som gjorde det möjligt för Pinnacles ingenjörer att direkt jämföra olika versioner av konstruktions- och arkitektritningar. Tidigare hade designteamen varit tvungna att granska ritningar manuellt på separata skärmar eller till och med använda fysiska överlagringar. Med Bluebeam kunde de nu anpassa konstruktionsrutnät till arkitektlayouter på några sekunder, vilket ökade exaktheten och minskade risken för designkonflikter.
”Bluebeam Revu påskyndar beslutsfattandet avsevärt”, säger Andy. ”Tidigare fick man göra visuella jämförelser av ritningar på flera skärmar. Tack vare överlagringar kan vi nu göra allt på ett och samma ställe.”
Större effektivitet med anpassade verktygssatser
Förutom att förbättra samarbetet effektiviserade Bluebeam även repetitiva uppgifter i Pinnacles arbetsflöde. En av företagets favoritfunktioner är Verktygslådan, som ger användare möjlighet att skapa och återanvända anpassade markeringsverktyg.
För Ben Thirgood, senior byggnadsingenjör, har Verktygslådan varit revolutionerande.
”Min favoritfunktion i Bluebeam är definitivt Verktygslådan”, säger Ben. ”Jag har samlat ihop en massa saker som jag använder dagligen – jag får en detalj klar på fem till tio minuter.”
Den här möjligheten att skapa standardiserade markeringar har hjälpt Pinnacle att säkerställa överensstämmelse mellan projekt, minska det manuella arbetet och påskynda dokumentgranskningen. Istället för att rita samma element upprepade gånger kan ingenjörer hämta dem ur ett bibliotek med förinställda kommentarer och tillämpa dem direkt, vilket sparar värdefull tid.
Bättre engagemang och kommunikation med kunder
Bluebeam har visserligen förbättrat det interna samarbetet avsevärt, men det har också haft en betydande inverkan på hur Pinnacle interagerar med sina kunder.
Tidigare behövde byggnadsingenjörerna gå igenom en rad designversioner innan de kunde presentera uppdateringar för kunden. Det ledde dock ofta till försenade godkännanden och felaktiga förväntningar. Genom att bygga in Bluebeam i sina kundarbetsflöden har Pinnacle kunnat ge designprocessen större transparens och insyn i realtid.
”Våra kunder vill gärna se hur en design växer fram i realtid”, säger Andy. ”Med Bluebeam går det att genomföra eftersom markeringar kan göras, sparas och ändras i realtid.”
Med den här nya metoden kan Pinnacles kunder granska projektuppdateringar i realtid, fatta välgrundade beslut snabbare och ge feedback direkt på delade dokument. Resultatet blir färre missförstånd, snabbare godkännanden och ett mer effektivt arbetsflöde för alla inblandade.
Mätbara förbättringar av arbetsflödets effektivitet
Sedan Pinnacle Engineering integrerade Bluebeam fullt ut i sina arbetsflöden har företaget sett betydande förbättringar inom flera områden.
- Snabbare handläggningstider: Dokumentspårning och realtidssamarbete har minskat svarstiderna med 10–20%, vilket gör det möjligt för team att uppfylla snäva deadlines mer effektivt.
- Noggrannare designmarkeringar: Med överlagringsverktyg och möjligheten att standardisera kommentarer upptäcker ingenjörerna potentiella problem tidigare, vilket minskar antalet kostsamma revisioner.
- Förbättrat kundengagemang: Markeringar i realtid och delad åtkomst till dokument har lett till smidigare och mer transparent kundkommunikation.
- Effektivare interna rutiner: Funktioner som Verktygslådan har eliminerat repetitivt arbete, vilket gör att ingenjörerna kan fokusera på design istället för administration.
”Tack vare den minskade fördröjningen i att skicka ut information och ta emot kommentarer har vi generellt sett en minskning med 10% till 20% av den tid det tar att få tillbaka informationen”, säger byggnadsingenjören Andres Gajjar.
De här förbättringarna har inte bara ökat effektiviteten inom Pinnacles interna team utan också förbättrat den övergripande kundupplevelsen, vilket säkerställer att projekten genomförs enligt plan och inom budget.
Framåtblick: skala upp Bluebeam-effekten
Med tanke på hur lyckad Bluebeam-implementeringen blev för Pinnacle undersöker företaget nu möjligheter att ytterligare utnyttja automatiserings- och integrationsfunktioner för att skapa ännu större effektivitet. Företaget undersöker hur man kan koppla samman Bluebeam med andra projektledningsverktyg och utöka användningen av Bluebeam Studio-sessioner för bredare samarbete över fler discipliner.
”Ur ett ingenjörsperspektiv är det här branschens bästa verktyg för PDF-markering och samarbete”, säger Andy.
För Pinnacle har övergången till digitalt fokuserade arbetsflöden inte bara handlat om att hålla jämna steg med teknologin, utan om att i grunden förändra hur byggnadsingenjörerna arbetar.
En modell för framtidens ingenjörssamarbete
Pinnacle Engineerings resa med Bluebeam fungerar som en mall för företag som vill modernisera sina arbetsflöden. Genom att anamma digitalt samarbete, realtidsmarkeringar och kundtransparens har företaget blivit mer effektivt, påskyndat beslutsfattandet och stärkt relationerna till sina intressenter. För andra ingenjörsföretag som står inför liknande utmaningar bevisar Pinnacles berättelse att det kan göra enorm skillnad att använda rätt digitala verktyg.
