Illustration av Nico Abbasi

Många organisationer världen över har påbörjat sitt arbete med att säkert slussa in medarbetare på kontoren igen efter månader av distansarbete på grund av covid-19-pandemin. Fastighetsförvaltarna har visat sig spela en nyckelroll i den här övergången. Och Bluebeam Revu är verktyget som får det att hända. 

Medan medarbetarna har varit upptagna med att anpassa sig till distansarbete har fastighetsförvaltarna ägnat en stor del av det senaste halvåret åt att förbereda inför det oundvikliga återtåget till kontoret – när det nu kan tänkas bli. 

För många kommer det inte att hända förrän senare under 2021. Flera stora företag, däribland Google, Facebook och Salesforce.com, har meddelat att de inte kommer att kräva att deras medarbetare kommer tillbaka till företagens kontor förrän så sent som augusti 2021.  

Andra överväger att anamma distansarbete på obestämd tid. Twitter har gett sina medarbetare grönt ljus för att överväga det som alternativ, vilket för många av dem skulle innebära att de slipper de höga boendekostnaderna i företagets hemstad San Francisco med omnejd. Facebooks CEO Mark Zuckerberg har å sin sida sagt att det sociala medieföretaget så småningom kommer att röra sig mot att halva arbetsstyrkan arbetar på distans 2030. Företaget, som är baserat i Menlo Park i Kalifornien, har dessutom precis anställt en chef för distansarbete som en del av förberedelserna inför det här skiftet. 

Det är dock inte alla som tar emot distansarbetesrörelsen med öppna armar. Reed Hastings, grundare och vice vd för Netflix, berättade nyligen för Wall Street Journal att han inte har sett någonting positivt alls med distansarbete på heltid. ”Att inte kunna träffas personligen, i synnerhet internationellt, är helt och hållet negativt”, sa han. 

Ett stort, men hanterbart, uppdrag 

Organisationer är angelägna om att deras medarbetare ska kunna komma tillbaka till sina arbetsplatser på ett säkert sätt. Hur det kommer att gå till är en komplicerad process, menar Candice Stong, som är projektledare i Bluebeams fastighetsförvaltningsteam. Teamet ansvarar för byggteknikföretagets globala kontorsportfölj, som omfattar såväl huvudkontoret i Pasadena i Kalifornien som kontor på olika platser runt om i USA, Europa, Storbritannien och Australien. 

”Att säga att allt har varit helt galet det senaste halvåret är en underdrift”, säger Candice. Vi jobbar alla hemifrån just nu, men förr eller senare kommer vi att behöva återgå till kontoret. Så vi har fokuserat på hur det kommer att se ut enligt de krav som har satts upp i olika säkerhetsprotokoll.” 

Alla arbetsplatser ser inte likadana ut, och för de flesta organisationer kommer det att krävas att man ändrar om arbetsutrymmet för att efterleva olika folkhälsoregler. Under de senaste åren har många företag anammat öppna, flexibla, aktivitetsbaserade utrymmen och tätbefolkade arbetsstationer med tilldelade sittplatser. Andra har antagit en flexibel arbetsmodell genom så kallad ”hot-desking”.  

De här strategierna, som möjliggör större densitet, har skapat en utmaning när det gäller kraven på social distansering i en covid-anpassad miljö. För Bluebeam innebär grupper av arbetsstationer tätt intill varandra att det inte går att upprätthålla det tvåmetersavstånd mellan medarbetarna som folkhälsodirektiven kräver. Trånga korridorer behöver läggas om och bli enkelriktade. 

Regler kring användning och beläggning av mötesrum måste införas. Kontorens köksutrymmen behöver omstruktureras, tillsammans med gemensamma utrymmen och andra informella samlingsplatser.

Andra saker som behöver finnas med på ritningarna vid återgången till kontoret är golvmarkörer som visuell ledning för att hålla de fysiska avstånden, och särskilda zoner för feberkontroll. 

Möjligheter till snabb och flexibel planering 

När de första veckorna av företagsomfattande distansarbete hade lagt sig började Candice Stong få in förfrågningar från leverantörer som erbjöd sig att hjälpa Bluebeam att strukturera om sina arbetsutrymmen och hantera beläggningen med hänvisning till de krav som förmodligen skulle komma efter covid. ”Med tanke på att vi hade tillgång till Revu verkade det onödigt att vända sig till externa resurser för få hjälp med planeringen av arbetsutrymmet inför återgången till kontoret”, säger Candice om hur hon tänkte då.

Med tanke på osäkerheten kring pandemin, och på att arbetsutrymmet löpande skulle behöva anpassas till ändrade hälsoregler och myndighetskrav, ville Candice arbeta mer oberoende med att skapa relevanta arbetsplatsritningar, och snabbt kunna svara på förändringar.  

”Att helt förlita oss på tredjepartsleverantörer för att kartlägga våra arbetsplatsers framtid skulle kosta både tid och pengar”, fortsätter hon.  

Den övergripande situationen kring covid-19 verkade förändras från dag till dag. Därför måste den beläggningshantering och omorganisation av arbetsutrymmena som en säker åtgång krävde vara snabb och flexibel. En ritning som godkänns den här veckan skulle kunna vara förlegad redan nästa. 

Även för fastighetsförvaltare som väljer att anlita externa resurser är det smart att samarbeta om omkonfigureringen i så hög utsträckning som möjligt. Då kan fastighetsförvaltaren själv lägga in eventuella ändringar som sker i sista minuten i plandokumentet – utan att behöva vänta på svar från entreprenören eller arkitekten inom tillsynsmyndigheternas potentiellt snäva tidsramar för godkännande.  

”Jag tror att utmaningen är att förvaltningsteamen nu måste kunna sina fastigheter bättre än någonsin”, säger Ryan McGuinness. Ryan är Enterprise Sales Director för Nordamerika på Bluebeam, och har ofta kontakt med fastighetsförvaltare på bygg- och arkitektfirmor. ”De försöker göra så mycket de kan med de verktyg som de har tillgängliga, men sedan måste de också kommunicera informationen till den stora massan.” 

När fastighetsförvaltarna har kontroll över sina planer och omstruktureringar inför återgången till kontoret kan de också dra nytta av att lära sig hur man använder vissa av de verktyg som deras motparter på arkitektsidan använder för att planera och rita upp ändringar. Det är förstås inte realistiskt att tänka sig att bli expert på de verktyg som arkitekter använder för att rita, till exempel Revit eller AutoCAD. Men som tur är finns det ett annat verktyg av branschstandard som är lätt att komma igång med och som lägger kontrollen i fastighetsförvaltarens händer. 

Läge för Bluebeam Revu 

Det verktyget är Bluebeam Revu, vars intuitiva funktioner för markering och redigering av PDF-filer gör det till ett hanterbart och kraftfullt verktyg för fastighetsförvaltare att lära sig när det gäller att skapa, hantera och kommunicera arbetsplatsritningar vid återgången till kontoret.

Förutom de detaljerade och branschspecifika omkonfigurationer och markeringar som behöver göras i plandokument för arbetsutrymmen är det troligt att många av företagens icke-tekniska intressenter också kommer att behöva titta på och godkänna de slutliga ritningarna. Då är Studio i Revu, Bluebeams molnbaserade portal för dokumenthantering och realtidssamarbete, ett värdefullt och lättillgängligt verktyg för kommunikation och godkännande av dokument.  

”Jag ser att många av våra kunder kan använda Revus avancerade markeringar för att skapa en visuell berättelse om vad som pågår med deras nuvarande layout, och om vad som behöver ändras”, säger Ryan. ”Sedan kan man också kommunicera det genom Studio till alla inblandade. Med Studio får man en granskningskedja för alla dessa markeringar.”    

Revu-verktyg för fastighetsförvaltare  

Det finns några specifika verktyg och funktioner som fastighetsförvaltare bör använda i Revu när de ska börja planera för återgången till kontoret.

Grundläggande markeringsverktyg: Enkla markeringsverktyg som rektanglar och cirklar kan användas för att identifiera och hantera beläggnings- och avståndskrav, med fyllningsfärger för att beteckna, visualisera och kommunicera olika tilldelningar av sittplatser. ”Man skulle kunna använda färgade rektanglar och lägga dem över skrivborden, men de kan fortfarande ha opacitet”, säger Andrew Gaer, Technical Account Management Director på Bluebeam.

Anpassade linjeformat: I Revu kan användaren skapa egna linjeformat för att beteckna olika saker. Om en fastighetsförvaltare till exempel vill visa hur trafikflödet ska ändras i en viss korridor i sina plandokument för återgången till kontoret kan han eller hon använda ett anpassat linjeformat tillsammans med text, säger Omar Sheikh, Senior Professional Services Manager på Bluebeam. ”Det skulle också kunna vara en textruta där det står ’Feberkontrollstation’”, säger han.  

Bildmarkeringar: Med Revu kan en fastighetsförvaltare ta bilder av särskilda saker på kontoret, eller använda webbaserade bilder, för att till exempel visa stationer för handtvätt eller golvmarkeringar och ta med dem i PDF-filen så att medarbetarna kan se och referera till dem. Andrew Gaer förklarar att det här verktyget till exempel skulle kunna användas till att ta bilder av stationer för temperaturkontroll eller handtvätt så att medarbetarna kan se exakt vad de ska leta efter när de är tillbaka på kontoret.   

Skiss till skala: Med den här funktionen kan fastighetsförvaltaren rita former, till exempel cirklar eller rektanglar, i exakt rätt skala för en viss kontorsritning. Om man till exempel vill beteckna ett område som avstängt kan man använda verktyget för att rita en rektangel med exakt samma dimensioner som i verkligheten. Om en fastighetsförvaltare vill rita en cirkel som motsvarar två meter att använda som markering i utrymmen där det krävs stränga regler för social distansering går det också att göra med det här verktyget.  

Teckenförklaring: Teckenförklaringen för markeringar kan hjälpa fastighetsförvaltaren att skapa ett plandokument som är lättförståeligt för alla som på olika sätt samarbetar om det, till exempel genom att markera eller godkänna det eller använda ritningen när de är tillbaka på kontoret. 

Kalibrering: Med det här verktyget kan fastighetsförvaltaren fastställa rätt skala för plandokumentet. Det säkerställer att alla mått framöver blir exakta – vilket är viktigt med tanke på att ett plandokument för återgång till kontoret kommer att behöva visa rätt avstånd och utrymme.

Studio: När ett första utkast till plandokumentet för återgång till kontoret är klart för granskning och vidare samarbete kan fastighetsförvaltaren hantera dokumentet (eller dokumentuppsättningen) i Studio-projekt, som är Bluebeams molnbaserade dokumenthanteringslösning. Man kan sedan starta en Studio-session och bjuda in flera olika granskare eller samarbetspartners att lägga till anteckningar och göra egna markeringar i realtid oavsett var de befinner sig.

 Verktygssats: Fastighetsförvaltaren kommer troligen att behöva göra ändringar i sin plan för flera olika platser inom organisationen, och då är det bra att kunna lägga till de här nya verktygen man har skapat i en verktygssats i Revu så att man lätt kan komma åt dem igen senare. 

Illustrationer av Nico Abbasi