Kommuners arbetsflöden för elektronisk plangranskning

Kommuner anses ofta ligga efter resten av branschen när det gäller digitala dokumentleveranser. Det här är vad de behöver veta för att ändra på den uppfattningen
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Illustration av Nico Abbasi

Digitala dokumentleveranser håller snabbt på att bli standard i branschen. Det är inte förvånande att kommuner vill följa den standarden som en spegling av de förändringar som pågår i arkitekt-, ingenjörs- och byggbranschen.

Arbetsflödena inom design och byggande har aldrig utvecklats snabbare än under de senaste två årtiondena. I min egen karriär har jag gått från att rita på ritbord till att ansvara för BIM, och från blyertspenna och elektriskt radergummi till hela 3D-modeller och mer därtill.

De här förändringarna påverkar alla genom hela projektets livscykel, och kommuner är inget undantag. Nu när PDF har blivit standardformat för filleveranser i branschen har allt fler stadsbyggnadskontor svårt att hänga med. De saknar ofta den tekniska infrastruktur som krävs för att ge fullt stöd till digital granskning av bygglovsansökningar. Byggprojekten fortsätter, och därför måste bygglov utfärdas och ritningar granskas. Detta innebär att ansvaret för stadsbyggnadskontorens arbetsflöden för bygglov har hamnat på en arbetsstyrka som till stor del arbetar på distans – även om många kommunanställda nu har gått tillbaka till kontoret.

De gamla arbetsflödenas smärtpunkter och ineffektiviteter

Jag har sett det många gånger: Två byggjobbare i gula västar kommer från byggarbetsplatsen med en vagn full av gigantiska ritningsrullar och kartonger med kopierade specifikationsböcker och beräkningar för att fylla i blanketter och ansöka om bygglov. I många fall traskar de från disk till disk medan varje avdelning utför sin granskning.

Eller så dumpar de bara alltsammans i receptionen.

Ritningarna fylls med kladdigt bläck från rödpennor och anteckningar med tveksam handstil, och här och där ser man överkryssade kommentarer där granskaren har ändrat sig. Beroende på hur stor erfarenhet den granskare som har tilldelats projektet har, kan det till och med finnas olika kommentarer för en och samma regelöverträdelse. Till sist måste varje blad stämplas för hand med en gummistämpel: ”GODKÄND” … ”GODKÄND” … ”GODKÄND”.

Leveransen av ritningar till och från den sökande kan ske på många olika sätt: genom webbapplikationer, en enkel webbportal, Dropbox eller direkt i Studio. För mig motsvarar de här verktygen processens bokstöd, medan Bluebeam motsvarar alla böckerna emellan dem.

Det finns även mer integrerade produkter, till exempel Document Locator, som bidrar till automatiseringen av många av en bygglovshandläggares ansvarsområden. Det kan till exempel handla om att skapa Studio-sessioner, ladda upp mappmallar, namnge filer, skapa statusrapporter och automatiskt arkivera ritningar. Sådana verktyg kan fungera som komplement, men enligt min mening överträffar Bluebeam Revu alla andra produkter när det gäller själva granskningsprocessen. 

Tack vare de flexibla verktygen och arbetsflödena har Revu snabbt blivit den föredragna programvaran. Som Bluebeam Certified Consultant har jag arbetat med över 30 kommuner och byggt anpassade verktygssatser och profiler samt tagit fram bästa praxis för att uppfylla kraven från äldre arbetsflöden.  

Det finns flera sätt att hantera den elektroniska plangranskningen. Låt oss ta en titt på några av mina förslag.

Dokumenthanteringsverktyg

För varje tillämpning finns det tre processer som jag rekommenderar.

Den första är Sets – av flera skäl. Genom att skapa Sets kan vi arbeta snabbare med enskilda blad istället för stora och klumpiga PDF-filer. Med enskilda blad slipper man också situationer där en enda granskare äger hela projektet genom att tvinga alla andra att öppna filerna som skrivskyddade eller – ännu värre – spara sina egna versioner. Med Sets kan vi även se till att den senaste versionen av ritningarna alltid ligger först, gamla ritningar stämplas som ersatta och alla slutförda markeringar flyttas med.

Det här är särskilt viktigt när man genom revisioner, tillägg eller nya underlag introducerar nya och modifierade ritningar. När branschen gick över till 3D-modeller och parametriska ritningar blev det svårare att använda revideringsmoln, och dessa tycks i viss mån ha lagts på hyllan.

Den andra processen som jag rekommenderar är att använda Jämför dokument och Överlagra sidor. Det här är två nyckelfunktioner när det gäller att hitta, markera och spåra ändringar, oavsett om de ligger i molnet eller ej. Med hjälp av Batchjämförelse av dokument kan man snabbt jämföra hela mappar fulla av dokument pixel för pixel och lägga skillnaderna i ett moln. Om man tänker efter skulle det när ritningarna lämnas in på nytt kunna finnas ett moln vid varje kommentar eller markering som granskaren placerade ut.

Med Batchöverlagra sidor visas ändringar i ritningarna i olika färger, så att man kan se exakt vad som har ändrats.  

Ett tips som jag brukar ge är att köra Jämför dokument först, och spara de filer man får fram. Sedan kör man Överlagra sidor. När man har de överlagrade dokumenten kan man importera molnmarkeringarna från Jämför dokument-filerna. Nu kan man se var alla ändringar finns genom molnen, och vad som har ändrats genom de olika färgerna. Problemet med att hitta alla ändringar är löst.

Redan innan hela världen började jobba hemifrån var Studio, för molnbaserad dokumenthantering och samarbete, ett extremt kraftfullt sätt att lagra, dela och samarbeta om elektroniska dokument.

Därför är Studio den tredje processen som jag rekommenderar. Jag gillar att organisera projektdokument i Studio-projekt med hjälp av en mappstrukturmall. Genom att det går att komma åt enskilda blad kan flera granskare granska ritningarna samtidigt. Om det händer att fler än en person vill granska samma dokument kan vi enkelt checka ut ritningen ur Studio-projektet och checka in den i en Studio-session. När olika granskare har slutfört de samtidiga markeringarna är det bara att checka in ritningen i Studio-projektet igen.

Markeringsverktyg

Till de vanligaste markeringsverktygen hör BildtextMarkeringPolylinjeDimensionPolygon och Moln+. I  verktygssatsen lägger jag förutom dessa markeringsverktyg också till verktygen Längdmått och Areamått. När jag har satt ihop den här standardverktygssatsen bygger jag identiska verktygssatser för alla avdelningar, som var och en tilldelas en egen färg. Nu när varje avdelning använder sina egna verktyg och färger har vi fått fram ett visuellt språk. Varje gång man ser en röd markering tänker man ”brand”, och blått betyder ”rörledningar”. När allas markeringar finns i samma dokument kan vi göra granskningen ännu bättre genom att reagera på kommentarer från andra arbetsområden.

Leveransverktyg

Granskningskommentarer har traditionellt levererats på ett av tre sätt: som markeringar i ritningarna, som en maskinskriven beskrivning av kommentarerna, eller båda alternativen tillsammans. När jag har kikat över axeln på granskare för att lära mig de befintliga arbetsflödena har jag lagt märke till att kommentarerna för det mesta skrivs direkt på pappersritningarna med rödpenna, och sedan skriver man en beskrivning av respektive kommentar och var i ritningen den finns på ett block intill datorn. När granskningen är klar maskinskrivs beskrivningarna i form av en rapport som lämnas till den sökande.

Genom markeringslistan i Bluebeam genereras en sådan rapport automatiskt i bakgrunden medan kommentarerna läggs in i ritningen. Med hjälp av metadatakolumner som sidetikett, X och Y kan vi snabbt hitta kommentarerna i ritningen. Vad som är ännu bättre är att vi automatiskt kan generera en miniatyrbild med en hyperlänk till ritningen.

Enligt min erfarenhet, både av stadsbyggnadskontorens arbetsflöden och av att vara mottagare på produktionssidan, får man bäst resultat och färre uppföljningsfrågor genom en kombination av en beskrivande lista och själva ritningen. Och varför inte? I Revu är det ena en biprodukt av det andra.

Mätbara skillnader

Vi kan alltså se att det finns flera sätt att utnyttja elektronisk plangranskning för att spara enormt mycket tid vid bygglovsgranskning. Det kan röra sig om små effektivitetsvinster för vanliga markeringar, eller smidigare leverans av detaljerad information. Granskningarna går betydligt snabbare, blir mer exakta och åtföljs av bättre korrespondens genom hela projektets livscykel. Man behöver inte längre något externt lagringsutrymme, och jag kan bara föreställa mig hur rika de här digitala filerna kommer att vara på data när det längre fram blir aktuellt att renovera, bygga om eller riva.

Om du gillade den här artikeln kan du ta en titt på min blogg på BluebeamAndBurgers.com, där jag utforskar branschens olika arbetsflöden och bjuder på tips och tricks om Bluebeam. 

Troy DeGroot

Troy DeGroot är Bluebeam Certified Consultant, Bluebeam Certified Instructor och Implementation Specialist. Han reser runt och lär ut anpassade verktyg och arbetsflöden i Revu till över 2 000 studenter varje år.

Här är ytterligare ett exempel på hur elektronisk plangranskning revolutionerar myndigheternas processer.