Redan före coronaviruspandemin rörde sig trenden allt mer mot att jobba hemifrån. Sedan 2006 har andelen anställda som ofta eller ibland arbetar hemifrån ökat med omkring 9 %, enligt Tysklands ekonomiska institut (IW). För många anställda innebär det här en idealisk möjlighet att lyckas med livspusslet – från att slippa stressen och tidspressen med långa pendlingsavstånd till att skapa bättre balans mellan arbete och fritid. Det senaste året har visat att vad som helst är möjligt om man är välorganiserad och öppen för den digitala transformationen. Om rätt IT-infrastruktur finns på plats kan många processer hanteras ännu bättre på distans, och komplexa kommunikationskanaler kan göras smidigare.

Tre användbara tips för digitalt samarbete

Digitalisering är ett ämne som också dyker upp allt oftare i byggbranschen. Byggnadsinformationsmodellering (BIM) spelar en viktig roll för att förbättra kvaliteten, samarbetet och kostnadseffektiviteten inom byggnadsdesign. För att lyckas med projektplaneringen på distans finns det dock några regler att följa. Den här artikeln beskriver några av våra mest användbara tips för att göra onlinekommunikationen och det digitala samarbetet mer produktivt för ditt företag.

1. Börja med din dagliga att göra-lista
   En bra strategi är att ägna de sista minuterna innan du slutar jobbet åt att skriva listor och prioritera det du behöver göra nästa dag. En metod kan vara att vika morgontimmarna åt koncentrerat arbete eller viktiga samtal, eftersom de flesta kollegor är lättare att nå då än på eftermiddagen – särskilt om de jobbar deltid. En annan fördel med att jobba hemifrån är att du kan lägga upp arbetsdagen så att den passar din personliga biorytm. Vissa är mer produktiva på morgonen medan andra är nattugglor. Men se till att det finns nyckeltider då alla kollegor och projektdeltagare är tillgängliga samtidigt för videokonferenser, telefonsamtal och så vidare. Arbetstiden bör också tydligt definieras. En undersökning av Hans Böckler Foundation visar att det finns en risk för att gränsen mellan arbete och fritid luckras upp. Vilken metod du än väljer är det smart att schemalägga regelbundna tidsperioder för bestämda uppgifter, eller att dela upp dagen i block. Då blir arbetsprocesserna internaliserade och ritualiserade.
   
   
2. Tydlig kommunikation är nyckeln till framgång
   Är Johan vid skrivbordet eller ute på möte? Blev Lena klar med byggplanerna eller behövdes det ändringar? Tidigare behövde man bara gå över till skrivbordet intill eller boka in en gemensam lunch, men nu måste man ofta skaffa informationen bit för bit och lägga tid på att ringa kollegorna. Eller så kan man ställa upp tydliga regler, så att tillgänglighet och projektstatus är synliga för alla. Att bombardera projektdeltagarna med e-post var och varannan timme är också kontraproduktivt – det upptar inte bara mottagarens tid utan gör det även svårt för avsändaren att hålla koll på frågor och information. En bättre metod är att samla allt i ett enda meddelande och strukturera det efter ämne. Då blir det också enklare att svara. Eller så kan man byta till ett modernt meddelandeprogram där teamet kan dela information med olika undergrupper från projekt till projekt, så slipper alla översvämmas av e-post. Det bästa är om användarna visar när de är närvarande eller frånvarande för teamet, vilket också förenklar kommunikationen.
   
   
3. Välkommen till det virtuella konferensrummet
   Att äta lunch tillsammans eller ordna teambuilding-event och företagsfester är saker som har legat på is ett bra tag, och än går det inte att säga när det kan ske igen. Regelbundna videokonferenser är ett närmast oumbärligt sätt att se till att teammedlemmarna inte helt tappar kontakten och stärka känslan av gemenskap. Även här är det bra att upprätta tydliga strukturer. Utse en moderator som ska hålla ett öga på dagordningen och klockan. Vilka ämnen är viktiga, och vilka skulle kunna avhandlas enskilt mellan två personer? Precis som det dagliga schemat kan mötet delas upp i block efter ämne, så att man kan enas på ett effektivt sätt. En annan person kan föra protokoll för att hålla all information samlad. Schemalägg pauser om mötet varar längre än en timme. Att stirra på en skärm kan faktiskt vara ännu tröttsammare än att sitta i ett dåligt ventilerat konferensrum.

Ta det till nästa nivå: hantera projekt över flera verksamhetsområden digitalt

Alla de här tipsen är jättebra att tillämpa på din egen verksamhet, men vad händer när ett gränsöverskridande team av kunder, ett planeringskontor och diverse tjänsteleverantörer ska samarbeta om ett byggprojekt? Vårt byggprogram Revu är ett användbart verktyg som hjälper er att föra byggprojekten framåt snabbare och i slutänden till och med spara resurser. Alla projektets teammedlemmar kan samarbeta samtidigt – var de än är – eftersom alla nödvändiga PDF-filer kan lagras och kommas åt i molnet. Bara det sparar många telefonsamtal och tidskrävande sökningar i gamla e-posttrådar. Dessutom kan de senaste ändringarna i dokument och byggritningar dokumenteras för alla på ett synligt och spårbart sätt med hjälp av markeringsfunktionerna.

Revu sammanför byggteam var som helst och när som helst

Bluebeam Revu kan också användas för att hålla större sessioner. Till Studio-sessioner, som ingår i Revu, kan upp till 500 personer ansluta sig, och antalet deltagare i Studio-projekt är faktiskt helt obegränsat. I ett nötskal är Revu en innovativ samarbetslösning som möjliggör ett snabbt och tillförlitligt datautbyte samt praktiska verktyg för att granska och redigera PDF-ritningar. Ett annat stort plus är att programmet är enkelt att använda, vilket gör medarbetarna nöjdare och höjer kvaliteten på arbetet i de digitala arbetsflödena.

Läs mer om de andra fördelarna med vårt byggprogram Revu här.