Illustration von Nico Abbasi
Digitale Dokumente werden immer mehr zum Branchenstandard. Es ist also keine Überraschung, dass auch Gemeinden diesen Standard einhalten und den Veränderungen in der Baubranche gerecht werden möchten.
Die Arbeitsabläufe in der Baubranche haben sich in den letzten zwei Jahrzehnten schneller weiterentwickelt als jemals zuvor. Meine Karriere habe ich damals noch am Reißbrett mit Stift und elektrischem Radierer begonnen. Heute als BIM-Leiter arbeite ich mit digitalen 3D-Modellen.
Die Veränderungen in der Branche betreffen alle Beteiligten des Projektlebenszyklus – also auch die Gemeinden. Nachdem PDFs zum Branchenstandard geworden sind, wurde schnell klar, dass viele Kommunen nicht über die technologische Infrastruktur verfügen, um den digitalen Genehmigungsprozess vollständig unterstützen zu können. Da Bauprojekte weiterhin durchgeführt werden, müssen auch Genehmigungen erteilt und Baupläne überprüft werden. Bei den Behörden liegen die Genehmigungen zurzeit in der Verantwortung einer aus dem Homeoffice arbeitenden Belegschaft, auch wenn viele Angestellte mittlerweile wieder in ihre Büros zurückgekehrt sind.
Schwachstellen und Ineffizienzen von alten Arbeitsabläufen
Ich habe es schon so oft miterlebt: Zwei Bauarbeiter in reflektierenden Westen, die direkt von der Baustelle kommen, karren ein paar Boxen mit Bauplänen sowie kopierten Spezifikationen und Berechnungen ins Büro, um die entsprechenden Formulare auszufüllen und eine Baugenehmigung zu beantragen. In einigen Fällen gehen sie dabei einfach von Abteilung zu Abteilung, um dort die jeweilige Prüfung durchführen zu lassen.
Oder sie geben einfach alles an der Rezeption ab.
Überall auf den Zeichnungen sind in roter Farbe und unleserlicher Handschrift verfasste Anmerkungen sowie durchgestrichene Kommentare zu sehen, die die Zweifel des Prüfers dokumentieren. Je nachdem, wie erfahren der mit dem Projekt beauftragte Prüfer ist, sieht man sogar widersprüchliche Anmerkungen bezüglich desselben Problems. Nach dem Abschluss der Prüfung muss dann jedes Blatt manuell gestempelt werden: „BAUPLAN GENEHMIGT“ … „BAUPLAN GENEHMIGT“ … „BAUPLAN GENEHMIGT“.
Der Antragsteller könnte die Baupläne jedoch auf vielfältige Weise einreichen, z. B. über Webanwendungen wie Accela, SagesGov, Taylor Products oder direkt über ein einfaches Webportal wie Dropbox oder Studio. Für mich sind diese Tools wie die Buchstützen an beiden Enden des Prozesses, während Bluebeam die Bücher dazwischen darstellt.
Es gibt auch stärker integrierte Produkte wie Document Locator, die viele der Aufgaben eines Prüfers automatisieren, wie z. B. die Erstellung von Studio-Sitzungen, das Hochladen von Ordnervorlagen, das Benennen von Dateien, die Erstellung von Fortschrittsberichten und die automatische Archivierung von Bauplänen. Während diese Tools gute Ergänzungsfunktionen bieten, übertrifft Bluebeam Revu meiner Ansicht nach alle anderen Produkte für den Prüfprozess.
Aufgrund der Flexibilität der verfügbaren Tools und Arbeitsabläufe ist Revu schnell zu meiner bevorzugten Software geworden. Als Bluebeam Certified Consultant habe ich bislang mit mehr als 30 Stadtverwaltungen zusammengearbeitet, um benutzerdefinierte Werkzeugsets und Profile zu erstellen und Best Practices für bestehende Arbeitsabläufe zu entwickeln.
Es gibt verschiedene Herangehensweisen an die elektronische Planprüfung. Lassen Sie uns einige meiner Vorschläge betrachten.
Dokumentenverwaltungswerkzeuge
Es gibt drei Prozesse, die ich für jede Implementierung vorschlage.
Mein erster Vorschlag ist die Verwendung von Sets. Diese sind gleich aus mehreren Gründen hilfreich. Durch die Erstellung von Sets können wir mit einzelnen Blättern schneller arbeiten als mit großen PDF-Dateien. Dank der Arbeit mit einzelnen Blättern gehört das gesamte Projekt nicht mehr einem einzigen Prüfer. Das ist deshalb von Vorteil, da sonst alle anderen Beteiligten diese Dateien nur im schreibgeschützten Modus öffnen könnten oder – noch unpraktischer – eine unabhängige Version speichern müssten. Mithilfe von Sets können wir zudem die jeweils aktuellste Version eines Bauplans immer als erstes Dokument anzeigen, überholte Pläne als solche markieren und alle fertiggestellten Markups übernehmen.
Dies ist besonders wichtig, wenn durch Revisionen, Ergänzungen oder Wiedervorlagen neue und geänderte Baupläne eingeführt werden. Mit dem Übergang der Branche zu 3D-Modellen und parametrischen Zeichnungen ist das Hinzufügen von Wolken zu Revisionen schwieriger geworden und scheint inzwischen weniger weit verbreitet zu sein.
Mein zweiter Vorschlag betrifft den Dokumentenvergleich und die Überlagerung von Seiten. Dies sind zwei entscheidende Funktionen, um Änderungen zu finden, hervorzuheben und nachzuverfolgen, unabhängig davon, ob Wolken hinzugefügt wurden oder nicht. Mit dem Stapeldokumentenvergleich können Ordner voller Baupläne schnell Pixel für Pixel verglichen und die Unterschiede anhand von Wolken hervorgehoben werden. Bei der Wiedervorlage von Bauplänen sollten eigentlich alle Kommentare oder Markups, die der Prüfer gemacht hat, mit einer Wolke versehen sein.
Die Stapelüberlagerungsseiten zeigen anhand kontrastierender Farben an, welche Änderungen in den Bauplänen vorgenommen wurden.
Was ich oft empfehle, ist zuerst den Dokumentenvergleich auszuführen und die resultierenden Dateien zu speichern und dann eine Überlagerung der Seiten vorzunehmen. Sobald Sie die Überlagerungsseiten haben, können Sie die Wolkenmarkups aus den Dokumentenvergleichsdateien importieren. Dank der Wolken wissen Sie nun, wo Änderungen vorgenommen wurden, und dank der kontrastierenden Farben, was geändert wurde. So werden Sie keine Probleme mehr haben, Änderungen in Ihren Dokumenten zu finden.
Schon bevor wir alle aus dem Homeoffice arbeiten mussten, bot Studio – das Tool für Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit in der Cloud – äußerst effektive Möglichkeiten, um elektronische Dokumente zu speichern, freizugeben und zu bearbeiten.
Mein dritter Vorschlag ist die Nutzung von Studio.Ich verwende eine Ordnerstrukturvorlage, um die Projektdokumentation in Studio-Projekten zu organisieren. Durch den Zugriff auf einzelne Blätter können mehrere Prüfer gleichzeitig die Baupläne einsehen. Wenn mehr als eine Person dasselbe Dokument durchsehen möchte, können wir den jeweiligen Plan einfach aus einem Studio-Projekt in eine Studio-Sitzung einchecken.Sobald die verschiedenen Prüfer mit ihrer Arbeit fertig sind, werden die Pläne einfach wieder in das Studio-Projekt eingecheckt.
Markupwerkzeuge
Zu den gängigsten Markupwerkzeugen gehören: Sprechblasen, Textmarker, Polylinien, Dimensionen, Polygone und Wolke+. Zusätzlich zu diesen Markupwerkzeugen füge ich zu unserem Werkzeugset auch Tools für Längen- und Flächenmessung hinzu. Nachdem ich dieses standardisierte Werkzeugset festgelegt habe, erstelle ich für jede Abteilung ein identisches Werkzeugset mit jeweils einer eigenen Farbe. Da jede Abteilung die ihr zugewiesenen Werkzeuge mit einer spezifischen Farbe verwendet, haben wir kurzerhand eine visuelle, leicht verständliche Art der Kommunikation entwickelt. Wenn Sie also ein rotes Markup sehen, wissen Sie, dass es beispielsweise zum „Brandschutz“ gehört. Ein blaues Markup bedeutet dann zum Beispiel „Versorgung“.Wenn alle Markups in ein und demselben Dokument angezeigt werden, können wir die Qualität unseres Prüfprozesses verbessern, indem wir auch auf die Kommentare anderer Disziplinen reagieren können.
Tools für die Zustellung
Traditionell wurden Kommentare auf eine von drei Arten bereitgestellt: Markups auf Bauplänen, getippte Beschreibungen der Kommentare oder beides. Da ich vielen Prüfern über die Schulter schauen durfte, um ihre Arbeitsabläufe kennenzulernen, weiß ich, dass Kommentare meist mit einem Rotstift direkt auf den Papierplänen festgehalten werden. Diese Kommentare und die Stelle auf dem Plan, an denen sie hinterlassen wurden, werden anschließend auf einem Notizblock dokumentiert. Nach Fertigstellung werden diese Beschreibungen dann in einem Bericht abgetippt und dem Antragsteller zugestellt.
Mit der Markupliste in Bluebeam wird dieser Bericht automatisch im Hintergrund generiert, während die Kommentare in den Plan eingefügt werden. Mit Metadatenspalten wie Etiketten, X, Y können wir die Kommentare schnell auf den Plänen finden. Und was noch besser ist: Wir können automatisch eine Miniaturansicht mit einem Hyperlink zur Zeichnung erzeugen.
Meine Erfahrung sowohl mit den Arbeitsabläufen in den Kommunen als auch mit der Bauplanerstellung hat mich gelehrt, dass man die besten Ergebnisse erzielt, wenn man die Markupliste und den Bauplan kombiniert. Man reduziert dadurch auf jeden Fall die Anzahl der Folgefragen. Und mit Revu ist das nicht einmal mit zusätzlicher Arbeit verbunden, da das eine das Nebenprodukt des anderen ist.
Messbare Unterschiede
Wie Sie sehen, gibt es gleich mehrere Möglichkeiten, wie mit der elektronischen Planprüfung enorm viel Zeit eingespart werden kann. Ob durch kleine Effizienzsteigerungen aufgrund gemeinsamer Markups oder die Bereitstellung detaillierterer Informationen – Prüfungen erfolgen wesentlich schneller, genauer und mit einer besseren Kommunikation während des gesamten Projektlebenszyklus. Hinzu kommt, dass keine externe Speicherung mehr notwendig ist. Man kann sich kaum vorstellen, wie datenreich diese digitalen Dateien sein werden, wenn in Zukunft Mieterausbau-, Wiederaufbau- oder Abrissprojekte anstehen.
Wenn Ihnen dieser Artikel gefällt, würde ich mich freuen, wenn Sie meinen Blog auf BluebeamAndBurgers.com besuchen, auf dem ich die Arbeitsabläufe der Branche untersuche und Tipps und Tricks für Bluebeam gebe.
Troy DeGroot
Troy DeGroot ist ein Bluebeam Certified Consultant, Bluebeam Certified Instructor und Implementation Specialist. Er bietet landesweite Schulungen an, bei denen er jährlich über 2.000 Teilnehmer in der Nutzung maßgeschneiderter Revu-Tools und -Arbeitsabläufe unterrichtet.
