Fördelarna med Bluebeam för byggverksamhet i offentlig sektor

Bluebeam ger team flexibilitet att samarbeta under hela design-, bygg- och överlämningsprocesserna. Oavsett var de befinner sig i världen. Inom privat sektor i Storbritannien används de här verktygen sedan lång tid tillbaka. Men vilka är fördelarna med att använda Bluebeam för byggverksamhet i offentlig sektor? Hur kan systemet gynna lokala myndigheters funktionalitet och praktiska arbete?

För att ta reda på det vände sig Built, the Bluebeam Blog till staden Hendersons plankontor (Development Services Center, DSC) i södra Nevada strax utanför Las Vegas. Där har man använt Bluebeam Revu i stor utsträckning sedan 2020.

Staden Henderson har nästan 350000 invånare och ligger vid den södra randen av Las Vegas Valley. Här finns 69 stadsparker, flera kommunala golfbanor och många skolor, bibliotek, rekreationscenter och kulturanläggningar.

Plankontoret DSC består av nio olika granskningsavdelningar: bygg, brandsäkerhet, samhällsutveckling, zonindelning, vatten, trafikgranskning, översvämningsgranskning, nyttjanderätt och parker.

Built har pratat med chefen för DSC, Christopher ”Topher” Barnes, för att ta reda på hur det kom sig att hans team började använda Bluebeam Revu och vilka fördelar det har fört med sig för verksamheten.

Built-bloggen: Vad sysslar DSC med?

Christopher: DSC är en heltäckande instans för allt som hänger ihop med att någon vill bygga något inom staden Henderson. Det kan handla om bostadsprojekt eller stora kommersiella projekt. Det omfattar även sådant som uteplatser, pooler och inhägnader.

Om du behöver bygga något är det till oss du ska gå. Vi tar emot bygglovsansökningar, tittar på dina planer och granskar dem för att se till att de uppfyller säkerhetskraven, zonreglerna och mycket annat.

När du har fått ditt bygglov inspekterar vi ditt projekt medan det byggs, och sedan igen när det är färdigt för att kontrollera att det som har byggts stämmer överens med de godkända planerna.

Built-bloggen: Vilket problem ville ni lösa initialt genom att använda Bluebeam Revu?

Christopher: Vi ville röra oss mot att granska planer på elektronisk väg. Vi jobbade redan effektivt på papper, men det blev mycket papper att hantera. Vi behöver upp till 10 olika kopior, där varje planuppsättning ibland kan vara över 100 sidor lång. Vi började titta på möjligheten att använda elektroniska granskningspaket omkring 2014–2015. Vi undersökte ett par olika alternativ, men när vi gick över till ett nytt bygglovssystem var det tydligt att Bluebeam var rätt val.

Built-bloggen: Varför valde ni Bluebeam?

Christopher: Det fanns ett par starka utmanare, inte minst på grund av begränsningarna hos vårt dåvarande bygglovssystem. Men när vi hade infört ett nytt programvarusystem tittade vi på alla verktyg som fanns tillgängliga. Vi såg att Bluebeam användes av många som använder markeringsprogram, och insåg att det snabbt höll på att bli accepterat överallt. Sedan berättade programvaruleverantören att de designade sitt system med Bluebeam i åtanke.

Vi tog också hänsyn till kostnaden för att införa Bluebeam – från professionella tjänster till hur enkelt det var att utbilda användarna och få dem att använda systemet. Alla som vi presenterade Bluebeam för tyckte att det var mycket smidigt, både att lära sig och börja använda. Vi anser att Bluebeam är det bästa valet för att skapa en samarbetsmiljö för alla interna granskare. Vi granskar allt tillsammans. Våra avdelningar – bygg, brand, översvämning, trafik, parker, nyttjanderätt, vatten, planering och zonindelning – granskar alla en viss plan samtidigt.

Built-bloggen: Hur lång tid tog det er att komma fram till vad ni ville göra med Bluebeam? Och hur lång tid tog det sedan att implementera?

Christopher: Vi hade redan tagit oss igenom en hel del av växtvärken någonstans runt 2004–2005, då vi alla skulle enas under plankontorets gemensamma vision. Men att få programvara att efterlikna det är inte så enkelt som det låter. Vi visste redan tidigt att vi ville använda elektronisk plangranskning, men det fanns ett visst motstånd. Många älskar papper. Vi var kanske ett år in i ett pilotprojekt och hade redan utvecklat några enkla arbetsflöden som vi ville utnyttja. Vi använde särskilda bygglovstyper för att göra det och för att belysa vilka problem vi skulle stöta på när vi gick från papper till att arbeta elektroniskt. Mycket handlade om kommunikation, snarare än om Bluebeam. Till exempel: när vi gjorde något, hur skulle vi då informera andra om att vi hade gjort det? Och hur skulle kunden hitta det?

När covid-19-pandemin slog till hade vi redan kommit en bit på väg. Så direkt när folk kom till oss på DSC och sa att de behövde ett sätt att granska planer som inte var fysiskt löste vi det på fyra dagar. Vi hade redan ett pilotsystem igång, tack vare mitt team. Kunderna var omedelbart öppna för det, och granskarna också. Vi visste att kommunikationsplanen skulle bli avgörande, och att ordna utbildning och vänja alla vid något som i slutändan var en ny process. Jag sa till mitt team: ”Nöden må vara uppfinningarnas moder, men det är krisen som besegrar tveksamheten.” Vi gjorde det eftersom vi måste göra det. Om man ska säga något positivt som kom ur pandemin så var det att de vanliga hindren mot förändring var enkla att bryta ner.

Built-bloggen: Försvårade pandemin utbildningen?

Christopher: Det var en utmaning, men teamet tog sig igenom den. Jag lämnade aldrig kontoret eftersom jag fanns där för att försöka se till att alla kunde förbli uppkopplade. Vi hade som sagt ett litet pilotprogram där vi använde Bluebeam, och innan vi gick över till att jobba hemifrån erbjöd vi faktiskt en del preliminär utbildning som många av granskarna deltog i eftersom de ville veta hur de skulle använda programvaran. Vi tog in en tredjepartskonsult för att hålla i utbildningen. Samma tredjepartskonsult utvecklade också standardiserade verktygslådor och stämplar för alla. Vi brukar säga att vi fick igång det på fyra dagar, vilket låter fantastiskt, men så hade vi också gjort en del förberedande arbete.

Built-bloggen: När ni hade infört Bluebeam, hur jobbade teamet tillsammans för att fastställa rätt arbetsflöde?

Christopher: Vi hade redan ett bra arbetsflöde. Men vi har bildat en kommitté för elektronisk plangranskning som träffas varannan vecka för att diskutera hur den elektroniska plangranskningen har förändrat våra liv. Med Bluebeam behöver vi inte ägna så mycket tid åt att ta reda på var planerna finns, eftersom vi vet var de finns. Har man bara bygglovsnumret eller spårningsnumret så vet man exakt var man ska leta. Det finns precis där man lade det. Det sparar mycket tid.

Built-bloggen: Hur har användningen av Bluebeam förbättrat samarbetet mellan olika intressenter, internt eller externt?

Christopher: Bluebeam har gett oss tillgång till ett jättebra samarbetsverktyg av ett slag som inte fanns tillgängligt när vi jobbade med pappersplaner. Kunderna säger att de gillar det. Bluebeam har gjort plangranskningen jätteenkel för tredje part. Istället för att skicka fysiska filer räcker det med att skicka dem ett sessionsnummer, eftersom samarbetet sker i Studio-sessioner. Om de är inbjudna kan de granska. Det är som att ha dem på kontoret. Så hade det vi inte tidigare. Då, när vi använde papper, gav kunden oss planerna, vi tittade på dem, packade ihop dem och skickade dem över natten till Kalifornien eller vart de nu skulle. Sedan skickades de så småningom tillbaka till oss. Det skapade enorma förseningar för kunderna som vi inte kunde undvika. Och Bluebeam har löst det problemet. Tänk på hur mycket pengar man sparar, och hur positivt det är för miljön, med den minskade pappers- och bränsleförbrukningen.

Built-bloggen: Med tanke på de här faktorerna, har det varit lätt att få alla att acceptera Bluebeam?

Christopher: Vi hade några plangranskare som jag trodde skulle vara långsammast med att börja använda det, eftersom de inte var så intresserade i början av pilotsäsongen. De gillar verkligen fysiska planer, att kunna bläddra igenom dem och se allt. Några av dem hade enorma planer och undersökningar och de talade om att e-granskning inte skulle leda till någon bra plangranskning och att de därför inte kunde göra det. Men när vi hade fått in bättre datorskärmar på deras kontor vande de sig snabbt. Numera skulle jag inte kunna förmå någon av dem att ens ta i ett papper.

Built-bloggen: Vilka resultat har ni sett sedan ni införde Bluebeam? Hur ser implementeringsresan ut när ni ser tillbaka på den?

Christopher: Jag tyckte att resan gick riktigt fort. Vi lärde oss mycket om sådant som vi inte hade haft tid att lära oss, när det gäller hur saker skulle kommuniceras utåt och hur vi kunde göra processen bättre. Vi byggde in många steg i arbetsflödena för att se till att vi inte missade något, och att inget ramlade mellan stolarna.

När det gäller resultaten har vi under de senaste två åren – till och med under pandemin – hanterat rekordstora mängder bygglov och plangranskningar. Och jag kan inte låta bli att undra om inte e-granskningen och hur enkel den är kan ha haft något med saken att göra, tänk bara på hur lätt kunderna når oss. De behöver aldrig köra till oss för att lämna av något. De ansöker elektroniskt i vårt system. De kan betala avgiften elektroniskt. De skickar in sina planer, vi behandlar dem, vi skickar dem elektroniskt och de blir granskade elektroniskt. De stämplas och skickas ut och inspektörerna kan visa planerna elektroniskt på sina enheter ute på fältet. Enklare kan det inte bli.

PLANKONTORET I STADEN HENDERSON SPARAR PENGAR TACK VARE REVU

Under sex månader fram till slutet av augusti 2020 gjorde staden Hendersons plankontor betydande besparingar genom att införa en modell för att skicka in planer elektroniskt.

Att köra omkring fysiska dokument skulle ha gett en bensinförbrukning på närmare 36000 liter, eller 6000 liter i månaden. Det motsvarar en ekonomisk besparing på totalt 20998 US-dollar (215000 kronor) enligt 2020 års priser, eller omkring 3500 US-dollar (36000 kronor) per månad.

Man kunde spara ungefär 12,2 ton papper genom att inte skriva ut de fysiska planerna under sexmånadersperioden, det vill säga 2 ton per månad. Det motsvarar 293 träd som räddades från att huggas ner till papper, eller 49 träd per månad.

Om man extrapolerar de här siffrorna för att räkna ut besparingen fram till slutet av november 2022 kommer Henderson att ha sparat cirka 214000 liter bensin eller 130187 US-dollar (1334000 kronor) i bränslekostnader (baserat på ett pris på 0,62 US-dollar per liter 2020). Och man har sparat 54 ton papper, och därmed undvikit att hugga ner 1323 träd. Det här innebär en betydande besparing för en kommun som går över från att arbeta med papper till att arbeta digitalt. Samtidigt som man underlättar processen för alla intressenter påverkas det lokala samhället positivt och den omgivande regionen blir mer attraktiv att bo på. Läs mer om hur vår programvara kan öka effektiviteten för byggprojekt i offentlig sektor.