Kommunikation och samarbete har alltid funnits inom byggbranschen, men processerna har förändrats mycket genom åren – åtminstone på de mest effektiva byggföretagen.
När covid-19-pandemin tvingade företagen att hitta nya sätt att kommunicera och mötas på distans gick den digitala samarbetstekniken igenom ett eldprov – som den klarade med glans. Nu har byggföretag av alla storlekar och med alla specialiseringar fått smak på den moderna kommunikationen, vilket har bidragit till ett allt snabbare införande av ny teknologi.
Det är värt att titta närmare på några frågor för att ta reda på var ditt företag finns på den här vågen av införande och implementering, och lära dig exakt hur den digitala teknologin kan vara till hjälp: Hur ser framtidens samarbete inom byggbranschen ut? Vad används de här teknologiverktygen egentligen till? Hur kan ditt företag komma igång med den digitala transformationen?
Från ett analogt förflutet till en digital framtid
När man funderar på vad som kommer att hända härnäst med kommunikationen i byggbranschen är det värt att fråga sig var företagen befinner sig nu och hur de hamnade här. I själva verket finns det inte bara en mognadsnivå inom byggsektorn. Vissa företag är redan djupt inne i den digitala tidsåldern, medan andra fortfarande brottas med äldre teknologi.
Organisationer kan indelas i ett antal grupper baserat på nivån av teknologianvändning:
Pappersanvändare: Många företag har en historik som sträcker sig flera årtionden tillbaka. Att de har funnits så länge kan innebära att de här företagen har använt samma system för kommunikation och informationslagring under mycket lång tid. Det kan vara ett problem, eftersom företagen nu måste hantera oregerliga arkivskåp som är fyllda till brädden av dokument från flera decennier.
Att söka efter pappersdokument är tidskrävande, arkivskåpen upptar värdefullt kontorsutrymme och allt från brand till översvämning skulle kunna förstöra hela företagets register. Oavsett om det behöver plockas fram plandokument till ett arbetslag på en byggarbetsplats eller lämnas uppgifter till en tillsynsmyndighet så blir det jobbigt om informationshanteringen bygger på pappersdokument.
Inneboende tröghet kan vara en stark kraft, och byggföretag kan uppleva att de sitter fast i sina pappersdokument. Ju förr de här företagen går över till en digital modell desto snabbare kan de också gå över till ett snabbt och bekvämt sätt att söka efter information och hålla koll på de senaste versionerna av viktiga dokument.
Kalkylbladsanvändare: Vissa företag har gått över från registerhållning på papper, men har fortfarande en del problem med användarvänligheten. Det här händer när företagen förlitar sig på icke-specialiserad teknologi som e-post och kalkylblad istället för att använda specialbyggda digitala samarbetsverktyg.
Även med kalkylblad och e-post kvarstår några av problemen med pappersdokument. Det kan till exempel vara svårt att verifiera att en teammedlem tittar på den senaste versionen av en fil, vilket leder till förvirring. Det här problemet kan vara särskilt uttalat i byggprojekt, där specialiserade dokumenttyper som markerade plandokument är viktiga och vanligt förekommande.
Företag som slutligen går över till digitalt samarbete hanterar i genomsnitt tre olika system för fillagring och registerhantering. Det här dubbelarbetet gör vardagliga arbetsflöden mer komplexa och bromsar personalen. Även om dessa företag antagligen är mer effektiva än de som använder arkivskåp, har de fortfarande mycket att vinna på att uppgradera till digitalt samarbete.
Användare av digitalt samarbete: Byggföretag som har gjort uppgraderingen till specialbyggda system för digitalt samarbete och kommunikation har tagit ett viktigt steg framåt. Särskilt när de arbetar med molnverktyg har de här företagen nu ett sätt att dela konsekventa versioner av information, och låta alla intressenter jobba med samma filer – oavsett om de loggar in på kontoret, på byggarbetsplatsen, hemma eller på resande fot.
De här lösningarna säkerställer att nödvändig information är synlig. Oavsett om ett dokument behöver delas med ett arbetslag på byggarbetsplatsen, en tillsynsmyndighet, en underentreprenör eller någon annan part finns det omedelbart tillgängligt. När allt lagras på en central plats förekommer ingen duplicering av filer, vilket sparar tid, arbete och förvirring.
OCKSÅ PÅ BUILT:
Att arbeta med samarbetsverktyg utformade för byggbranschen är en särskilt användbar strategi. De här programvaruverktygen kan hantera de unika filtyper som är vanliga i branschen, till exempel BIM-dokument (Building Information Modeling) som innehåller 3D-renderingar. Systemen är dessutom byggda för att tillgodose byggbranschens höga grad av samarbete, och gör det möjligt för underentreprenörer att samarbeta smidigt med intern personal.
Fördelarna med digitalt samarbete
När företag byter till digitala samarbetssystem tenderar fördelarna med de nya verktygen att komma i vågor. Några av fördelarna är omedelbart uppenbara, medan andra visar sig med tiden. Tillsammans skapar alla de här faktorerna en positiv upplevelse på alla nivåer inom organisationen.
Några av de vanligaste och mest betydelsefulla förändringarna är:
Mindre fysisk röra: Företag som slutar använda pappersregister kan frigöra kontorsyta och antingen minska antalet kvadratmeter eller använda utrymmet till något bättre. Att sluta använda svårgenomsökta arkivskåp ger dessutom en omedelbar vinst i och med att informationssökningen går snabbare och blir mer exakt.
Kostnadsbesparingar: Att underhålla arkivskåp eller lokala servrar medför kostnader. De bortkastade timmar som spenderas på att göra icke-optimerade filsökningar utgör också en budgetbelastning. De här besparingarna uppväger kostnaderna för att införa ny programvara.
Effektiv dokumentåtkomst: När en anställd på en byggarbetsplats behöver komma åt en fil, hur går det till? Med ett digitalt samarbetssystem är det bara att ta fram den senaste versionen av dokumentet på en surfplatta eller bärbar dator. Det förhindrar den tidsspillan och onödiga duplicering som följer med att ladda ner en fil eller skriva ut ett dokument på papper.
Sinnesro: När alla relevanta filer sparas på en central lagringsplats och kan kommas åt när de behövs, slipper intressenterna att oroa sig för innehållets säkerhet eller risken för att det ska försvinna om en katastrof skulle inträffa.
Enkla rapporter och insikter: Möjligheten att använda data för att generera insikter är en unik fördel med den moderna samarbetstekniken. När instrumentpaneler och visualiseringsfunktioner finns inbyggda i systemet behöver man inte göra företagets teknologiska fotavtryck onödigt komplext.
Enkel introduktion: Att introducera nya medarbetare till ett byggföretags processer för samarbete och dokumenthantering blir enkelt när det finns ett särskilt system på plats för att hantera filerna. Det sparar tid i början av en ny medarbetares anställning och gör det enkelt för alla att jobba tillsammans.
Personaloptimering: Att använda ett specialbyggt digitalt samarbetssystem kan spara så mycket som tio timmar per anställd och vecka, som annars skulle läggas på aktiviteter som att ladda upp kopior av filer eller söka efter saknad information. Den tiden kan istället ägnas åt viktigare arbete.
Med ett så övertygande värdeerbjudande är det inte konstigt att företagen har beslutat sig för att gå över till moderna, digitala samarbetssystem. Nu när somliga organisationer väljer att utnyttja de här fördelarna, har andra företag inte råd att halka efter på grund av ineffektiva, äldre system.
Det bästa sättet att påbörja transformationen
När ett företag väl har bestämt sig för att använda digital samarbetsteknik blir nästa fråga: Hur ska företagsledningen hantera transformationen?
Det finns några viktiga krav som organisationerna måste uppfylla under implementeringsprocessen för att ha så stor chans som möjligt att lyckas. Det är till exempel helt avgörande att användarna utbildas i de nya verktygen. Det här steget behöver inte vara svårt, eftersom de bästa programvaruverktygen är utformade för att vara enkla. De intressenter som går i täten för det nya teknologiprojektet måste få stöd från den högre ledningen. Utan en sådan godkännandestämpel kan vilket affärsinitiativ som helst misslyckas. För att motverka den initiala tveksamheten till att lägga till ytterligare ett programvarusystem kan man behöva påpeka att ett lämpligt samarbetsverktyg kan ersätta flera äldre program och skapa ett nytt och effektivt sätt att kommunicera.
