Illustration av Dalbert Vilarino
Digitala plattformar för dokumentdelning och samarbete som Bluebeam Revu har gjort det möjligt för byggexperter att skapa, granska och certifiera ritningar i en helt digital värld. Även hantering av avtal, anbud och rapporter sker helt digitalt.
Men nu när branschexperterna allt oftare skriver under dokument digitalt, hur vet man då vilka dokument och ritningar som är säkra och tillförlitliga? Och hur kan du visa för dina samarbetspartners och kunder att de kan lita på dina dokument?
Enligt Matt Beaumont, Technical Account Manager på Bluebeam, finns det tre olika autentiseringsnivåer för PDF-filer. De har dock vissa saker gemensamt, vilket kan göra det svårt att veta när var och en bör användas.
- Elektroniska signaturer
- Digitala signaturer
- Dokumentcertifieringar
”Elektroniska signaturer och digitala signaturer är två olika versioner av samma slags funktion”, säger Matt. ”Man kan se ’elektronisk signatur’ som en paraplyterm för när någon signerar någonting digitalt, det vill säga tillämpar något som motsvarar deras identitet på en digital fil. En digital signatur är en typ av elektronisk signatur som har mer avancerade funktioner.”
Här är en mer detaljerad beskrivning av var och en.
Elektroniska signaturer
En elektronisk signatur definieras som ett ljud, en symbol eller en process som bifogas, eller är logiskt kopplad till, ett avtal eller någon annan handling och som utförs eller antas av en person med avsikt att underteckna handlingen.
Det är ett krångligt, juridiskt sätt att säga i stort sett: ett ljud eller en symbol som innebär att man får gå vidare i en digital process. Det kan vara så enkelt som att säga ”ja” i telefonen medan man navigerar i en automatisk meny, eller att klicka i en ruta för att godkänna en webbplats cookiepolicy innan man fortsätter, eller till och med att skanna in en bild av en faktisk namnteckning. Men det kan också vara ett bindande avtal efter ett anbud som ditt företag nu är förbundet att uppfylla, och det är här som digitala signaturer blir viktiga.
Digitala signaturer
Enligt Matt Beaumont ”tillämpas en digital signatur med hjälp av ett digital-ID som är unikt för den som signerar, och digitala signaturer använder kryptering för att bekräfta dokumentets integritet. Bakom den här signaturen finns ett digital-ID, och detta digital-ID är något som kan användas för att bekräfta undertecknarens identitet.”
Med andra ord är en digital signatur specifik för en viss persons identitet, dvs. undertecknarens. Även om du skriver under ett digitalt avtal med ett annat namn än ditt eget, placeras den digitala signaturen ut av din dator och är kopplad till din identitet.
Byggexperter använder oftast digitala signaturer för:
- Samgranskningar
- Underlagsgranskningar
- Anbudsuppsättningar (den som lägger anbudet tillämpar mängdavtagningsmarkeringar)
- Bygguppsättningar
I alla de här processerna visar digitala signaturer exakt vem som har gjort vad och när. Delvis av det uppenbara skälet att man behöver hålla koll på olika medarbetares och teams arbete, men också för att skydda alla i ett projekt mot missförstånd och till och med bedrägeri.
Digitala certifieringar
Vad är det då för skillnad mellan digitala signaturer och dokumentcertifieringar?
Matt Beaumont beskriver det som en processkillnad. Digitala signaturer och digitala certifieringar är ”lite som äpplen och päron … det är två olika arbetsflöden som använder samma funktioner”.
Både digitala signaturer och dokumentcertifieringar är individuellt krypterade med samma digital-ID för den som tillämpar sin signatur eller certifiering. Ändå beskriver Matt dokumentcertifieringen som något som används för ”autenticitet, integritet och för att säkerställa att ett dokument är officiellt … den har lite större tyngd i den meningen att den begränsar dokumentets kapacitet efter att den har tillämpats”.
Dokumentcertifiering används ofta för:
- Betalda fakturor
- Officiella blanketter och ansökningar
- Juridiska och finansiella dokument
- Medicinska journaler och utskrifter
När ett dokument har certifierats innebär det vissa begränsningar för dess användning. Det kan finnas formulär att fylla i eller fält för digitala signaturer i ett certifierat dokument, och andra kan fortfarande lägga till klisterlappar eller andra markeringar, men det innebär inga faktiska ändringar av det certifierade dokumentet.
Och om du skapar ett digitalt dokument med avsikten att andra ska tillämpa digitala signaturer på det – till exempel ett avtal eller anbud – måste du sätta dit signaturfältet innan dokumentet certifieras. Men användarna kan inte ändra innehållet, lägga till eller ta bort sidor eller kombinera flera certifierade dokument.
Digitala signaturer och certifieringar, eller elektroniska signaturer mer generellt, kan tyckas vara olika sätt att beskriva ett och samma koncept – men termerna har i själva verket olika betydelser.
