Balansgången mellan att ha tillräcklig bemanning, uppfylla affärskraven och optimera resurserna är en svårare utmaning än någonsin för hela byggbranschen.
Å andra sidan har man tack vare framväxande teknologi större möjligheter än någonsin att optimera en omkonfigurerad personalstyrka och affärsmodell.
Under tiden fortsätter det att uppstå störningar i leveranskedjor, personalbrist påverkar projekts inriktning, omfattning och leverans och vinstmarginalerna går snabbt upp i rök.Personalen är den viktigaste tillgången för varje företag. Företagets anseende hänger på personalens arbete, som inte bara påverkar kostnaden och resultatet för pågående projekt utan även för framtida kontrakt.
Hur kan byggföretag bygga upp en pålitlig personalstyrka som räcker till för att svara på marknadens behov med rätt kompetens, samtidigt som man också skyddar lönsamheten? Och hur kan man samtidigt effektivisera processer, skydda leveranskedjor och optimera resurser för att säkerställa att projektpipelinen levererar kvalitetsarbete i tid och inom budget?
I den här guiden går vi igenom hur du bygger en agil personalstyrka och affärsmodell som uppfyller ditt byggföretags behov på bästa sätt.
Vad innebär lean och agil för byggföretag?
Lean construction är en projektledningsmetod som är utformad för att maximera värde och minimera svinn. Syftet är att minska risker, förbättra resultat och skapa ett funktionellt arbetsflöde. När människor och resurser presterar bra minskar överproduktionen, och kostnadskontroll och säkerhet fungerar optimalt.
Projektpipeline
Din projektpipeline innehåller inte bara pågående arbete – den omfattar även projekt som är beställda för de närmaste åren och projekt som du har lämnat eller tänker lämna anbud på att leverera.
Även slutförda projekt ingår i pipelinen. Information och lärdomar från dem hjälper dig att utforma bättre arbetsmetoder för nuvarande och framtida projekt.
Din pipeline av arbete bör stå i centrum för personalplaneringen. Det betyder att du måste förstå nuvarande, kommande och planerade projekt samt vilka krav som gäller för dem.
Att kartlägga kraven inför kommande projekt innebär ofta att projektledarna arbetar för att säkerställa att rätt utrustning och material anskaffas för att projektet ska röra sig framåt i rätt tid. Ännu viktigare är det att analysera vilka färdigheter som krävs för respektive jobb. Om du har en projektpipeline kan du göra det på ett strategiskt sätt och framtidssäkra omfattningshanteringen.
Personalplanering i byggbranschen
Personalplanering är ett viktigt verktyg för att säkerställa att personalen utnyttjas på bästa sätt och att rätt personer finns i rätt roller vid rätt tidpunkt. Personalplanen identifierar hur dina nuvarande och framtida personalbehov kommer att tillgodoses – från vilka roller som behöver rekryteras till vilken utbildning och utveckling som krävs för att leverera rollernas arbete, möjligheten att kombinera roller och var nischkrav kanske ska levereras via underleverantörer eller andra affärspartners.
Din personalplan innebär först och främst att du förstår projektpipelinen – befintliga, kortsiktiga, långsiktiga och förväntade projekt.
Övriga steg i planeringsprocessen inkluderar:
- Att kartlägga de roller och färdigheter som krävs för att leverera din projektpipeline
- Att matcha befintlig personal som har rätt färdigheter och erfarenhet med de roller som krävs
- Att identifiera var i projektpipelinen som det saknas personal eller färdigheter
- Att utveckla en strategi för att överbrygga klyftan som kan omfatta rekrytering, utveckling av befintlig personal eller att utvidga personalens roller med mer mångsidiga uppgifter
- Att samarbeta med andra organisationer eller entreprenörer för att dela specialistresurser
Analysera kompetensklyftan
Olika projekt kräver olika färdigheter – och i vissa projekt kan liknande kompetensuppsättningar breddas, så att det krävs färre personer på byggarbetsplatsen och personalens tid kan utnyttjas maximalt för att leverera arbetet.
I god tid innan ett projekt startar bör projektledaren granska vilken kompetens som krävs för att få jobbet gjort, det vill säga matcha arbetspaketen med personalstyrkan. Genom att utföra den här bedömningen på förhand får man tid att identifiera luckor för att antingen kompetenshöja eller rekrytera för att få in fler kvalificerade medarbetare. Där det är svårt att fylla igen luckorna kan man överväga att diversifiera den befintliga personalens roller eller använda underleverantörer för att uppfylla nischkrav.
Om dina anställda är pålitliga, arbetsamma och lojala bör du alltid försöka utveckla deras kompetens innan du anställer utifrån.
Ditt byggföretag bör också framtidssäkra sin personalstyrka genom att samarbeta med utbildningsleverantörer och bygga en tratt som ständigt fylls på med praktikanter och lärlingar. Skapa lärlingsplatser som ger studenter möjlighet att tillbringa tid både i och utanför skolan med att lära sig de tekniska färdigheter som behövs i byggbranschen.
Successionsplanering
Enligt Construction People, som är specialister på rekrytering i byggbranschen, planerar ungefär 4 av 10 arbetstagare att lämna sina arbetsgivare inom det närmaste året.
Ofta tar den personal som lämnar företaget med sig viktig erfarenhet och affärsinformation.
Framtidssäkra din personalstyrka och viktiga expertis genom att identifiera potentiella ersättare till nyckelroller och utveckla dem så att de är redo att fylla luckorna.
Successionsplanering är en process för att hitta ersättare till nyckelpositioner om en chef eller företagsledare skulle säga upp sig. Det handlar om att se till att om alternativ A inte fungerar så finns det en reservplan. En bra mall för successionsplanering omfattar följande centrala aspekter av processen:
- En lista över nuvarande affärspartners och potentiella ersättare
- Viktiga färdigheter som krävs för varje ledande roll
- De tilltänkta ersättarnas utbildningsnivå och/eller erfarenhet
- Kort- och långsiktig beläggning av ledande roller
- Hur lång tid det skulle ta att introducera en sökande till en befintlig befattning
Den information som upptas i successionsplanen avgör vilka personer som passar för vilka nyckelroller i ditt företag.
Successionsplaneringens principer handlar inte bara om att framtidssäkra din personal; de utgör också ett verktyg som kan användas för att skydda leveranskedjan och tillgången på material och utrustning.
Underleverantörer
För specialiserade och ovanliga uppgifter kan det vara värt att investera i externa resurser. Bygg upp ett stall av underleverantörer som kan anlitas för att klara just de arbetsmomenten. Det innebär att företaget effektiviserar och optimerar personalresurserna samtidigt som man sparar pengar.
Bygg upp ett stall av expertleverantörer i samarbete med andra företag i leveranskedjan. Du kommer att kunna skapa lojalitet och förbättra såväl kvalitet som resultat.
Material och utrustning
Lagerkontroll – att hantera materialflödet för att uppfylla projektbehoven på ett kostnadseffektivt sätt – är centralt för en lean och agil verksamhet.
Även om det under flera decennier har varit vanligt att tillämpa just-in-time-principen för lagerkontroll i byggbranschen, har covid-19-pandemin och de globala oroligheterna belyst beroenden och brister i leveranskedjan.
Hur säkerställer du att din pipeline av projekt och deras leverans är skyddad? Några enkla steg säkerställer att arbetet inte försenas:
- Diversifiera leveranskedjan – överväg både inhemska och utländska distributörer
- Förbeställ eller massbeställ vanliga produkter
- Överväg värdet av att utveckla en egen tillverkningsgren (länk till Eve Workwears blogg)
- Anskaffa alternativa produkter och material
- Samarbeta med andra företag i ditt nätverk för att dela resurser och minska riskerna.
Principer för cirkulär ekonomi i lean-företag
Cirkulär hantering fokuserar på att minska avfallet och återanvända produkter och material. Strategier som att bygga en leveranskedja av återvunnet material hjälper inte bara till att skydda och optimera arbetsflödet, utan kan också erbjuda möjligheter att stärka företagets ställning som en lean och agil verksamhet.
Låt produkter och material levereras i flera steg som matchar arbetspaketen för att minska risken för skador och stöld samtidigt som arbetsflödet säkras.
Samarbeta med andra organisationer om att dela utrustning och resurser som kanske bara behövs då och då.
Använd teknologi för att automatisera arbetsflöden och göra projekt mer exakta
Teknologi knyter samman alla aspekter av byggföretaget – den effektiviserar processer och information, erbjuder information i realtid och förbättrar exaktheten och resultaten.
Genom verktyg som Bluebeam Revu kan ditt lean construction-företag ytterligare effektivisera sin drift genom att:
- Bilda tvärfunktionella team som kan samarbeta virtuellt om aktuella tekniska dokument och detaljer
- Använda molnbaserad teknologi för att hantera hela projektlivscykeln
- Hantera och implementera ändringar i realtid för att säkerställa att alla medlemmar i projektteamet svarar på förändringar medan projektet fortskrider
