Städer och kommuner som ska flytta över plangranskningen från en pappersbaserad till en digital process har mycket att se fram emot.

Att flytta över den pappersbaserade processen för att granska och godkänna plandokument för lokala byggprojekt kan öka effektiviteten i den digitala tidsåldern. Det innebär dock inte att övergången från papper till digitalt arbete alltid är enkel. Det finns mycket att tänka på – och en del av det är inte alltid uppenbart – när man ska digitalisera plangranskningsprocessen med Bluebeam.

Oavsett om de planer som ska granskas gäller ett enfamiljshus eller en stöddig skyskrapa finns det flera processinriktade tips som en stad bör följa för att säkerställa en smidig övergång till att arbeta digitalt.

Här är fyra saker som städer och kommuner bör tänka på när de ska gå över från att granska planer på papper till att granska dem digitalt.

Utse en arbetsledare

Oavsett storleken på stadens eller kommunens plangranskningsteam är det viktigt att det finns någon i teamet som leder arbetet internt vid övergången från papper till digitalt arbete med Bluebeam. Denna person, som vanligtvis är någon som har åtminstone viss erfarenhet av att använda Bluebeam, fungerar som kontakt mellan staden eller kommunen och Bluebeams implementeringsteam.

Att kanalisera kommunikationen genom en intern kontaktperson överbryggar potentiella hinder när det gäller att hjälpa resten av teamet att komma igång med att använda Bluebeam. Det ger också de övriga teammedlemmarna en intern ”expert” att vända sig till när mindre frågor uppstår.

Tänk på processerna, inte bara programvaran

Bluebeam Revu är en extremt flexibel programvara som användarna kan anpassa efter sina egna behov. När man förbereder sig inför att använda Bluebeam för att digitalisera stadens plangranskningsprocess är det alltså viktigt att först fundera över arbetsflödet och hur Revu passar in i det.

Som tur är kan Bluebeams team för professionella tjänster hjälpa till att anpassa Revu efter stadens särskilda arbetsflöden. Genom att förbereda dokumenten inför den officiella granskningscykeln i Revu – med hjälp av programfunktioner som sidetiketter, OCR och Batch Link, liksom att upprätta en Studio-session – kan man göra den bredare övergången mycket mer lättsmält.

Förenkla övergången

Förändringar är svåra. Det gäller allt från hur bekväm man är med teknologi i allmänhet till hur stor erfarenhet man har av digitala verktyg – varje teammedlem närmar sig digitaliseringen på sitt eget sätt. Därför bör städer och kommuner som ska gå över till digital plangranskning sträva efter att förenkla processen med Revu så mycket som möjligt. Börja i liten skala genom att fokusera på de lätta vinster som gynnar hela teamet. I takt med att deras kunskaper om Revu ökar kan man lägga till mer djupgående element.

Börja med funktioner som profiler och verktygssatser i Revu för att anpassa och standardisera arbetsflödet för granskning, så att det blir så enkelt som möjligt för alla inblandade.

Med profiler kan staden eller kommunen göra sig av med verktygsfält och panelikoner i Revu som inte behövs. Det håller gränssnittet i Revu enkelt och rent och gör det lättare för teammedlemmarna och deras samarbetspartners att använda.

Verktygssatser ger möjlighet att skapa anpassade verktyg i Revu för varje avdelning som ska granska dokumenten. Det går till och med att använda olika färger för att skilja mellan verktyg som tillhör olika avdelningar. Dessutom kan man skapa verktyg i Revu som innehåller vanliga kommentarer, så att varje användare slipper att skriva in dem manuellt varje gång.

Tänk bortom grundläggande utbildning

När det gäller att lära sig Bluebeam Revu är processen lika viktig som utbildningen – något som även gäller för städer och kommuner som anammar Revu för plangranskning.

Visst kommer teammedlemmarna så småningom att få den utbildning de behöver för att använda programvaran, men när den först ska införas är det lika viktigt att tänka på den överordnade processen, eller det arbetsflöde, som programvaran ska användas i.

Hur fungerar en idealisk process för plangranskning? Vilka intressenter är inblandade? Vilka slags granskningar eller markeringar kommer de att göra? Vilka godkännandestämplar behöver digitaliseras? Bluebeams team för professionella tjänster kan hjälpa er att besvara de här frågorna och utveckla en process som uppfyller teamets specifika behov.

Se framåt

Oavsett var en stad befinner sig på resan mot digital granskning har Bluebeam alltid branschrådgivare tillgängliga som gärna hjälper till med att underlätta övergången. Revu är ett kraftfullt, omfattande verktyg för hela spektrumet av användare i arkitekt-, ingenjörs- och byggbranschen. Det betyder dock inte att man måste använda alla funktioner som programvaran erbjuder när man ska införa Revu för de mycket specifika behov som gäller för plangranskningsprocessen inom en kommun.

Genom att förenkla verktygen i Revu och effektivisera användningen av programvaran i ett arbetsflöde gör man övergången från papper till digitalt arbete så fördelaktig – och enkel – som möjligt.