Illustration av Nico Abbasi
Filtypen PDF (Portable Document Format) är allmänt förekommande i näringslivet, men i synnerhet i byggbranschen där allt från plandokument till informationsförfrågningar och underlag görs digitalt via PDF-formatet.
Med vad är egentligen en PDF-fil? Och vad är det som gör att formatet är så viktigt i byggbranschen?
Först en liten historielektion.
1991 satte Adobes medgrundare dr John Warnock upp målet att alla skulle kunna skapa dokument i vilket program som helst, skicka elektroniska versioner av dokumenten och visa och skriva ut dem på valfri dator.
Året därpå kulminerade det här målet när filformatet PDF bildades, som sedan dess har fortsatt att utvecklas. Formatets användningsområden och möjligheter har utvidgats och gett upphov till en hel undersektor av företag som bygger programvara kring manipulering av den här filtypen.
PDF-filen har flera viktiga egenskaper som John Warnock och hans Adobe-medgrundare Chuck Geschke har skapat och som gör formatet så värdefullt för byggbranschen.
Det kan användas med de flesta programvaruverktyg
Ett Microsoft Word-dokument är begränsat till Microsofts ekosystem och en Revit-fil kan bara användas på Revit-plattformen. PDF-filen överskrider däremot gränserna mellan olika programvaruplattformar. Nästan alla program har stöd för PDF, och därför är den här digitala dokumenttypen extremt flexibel när det gäller att använda den i verkliga livet.
Man kan säga att PDF-filen är en standardiserad filtyp som kan tas emot och delas överallt i världen. Även om PDF från början var en Adobe-produkt förknippad med företagets flaggskeppsprogram för PDF-visning, Acrobat, är användningen av formatet inte begränsad till den plattformen.
PDF som digitalt pappersark
I sin enklaste form är en PDF-fil ett digitalt pappersark. Byggarbetare har varit vana vid att arbeta med fysiska, påtagliga papper i flera decennier – PDF-filen tar i princip samma koncept och överför det till en digital miljö.
Ett digitalt papper kan dock göra mycket mer än ett vanligt pappersark. En PDF-fil rymmer en hel värld av dokumenthantering och kan därför bli så mycket mer kraftfull och användbar, särskilt för yrkesverksamma inom arkitekt-, ingenjörs- och byggbranschen.
PDF som behållare
Ett sätt att föreställa sig kraften i en PDF-fil är att se den som en behållare. I grunden är en PDF-fil en behållare fylld med data. Text, naturligtvis, men utöver det kan det finnas markeringar i texten, hyperlänkar som leder till andra digitala dokument eller resurser och naturligtvis också bilder. Sammantaget är den här behållaren ett otroligt dynamiskt dokument.
OCKSÅ PÅ BUILT
Alla dessa data i en PDF-behållare innehåller olika komponenter. En kan vara den ursprungliga texten, en annan en markering medan ytterligare en kan vara ett annat dataelement som en bild, en hyperlänk eller något annat. En PDF-fil kan innehålla oändligt många komponenter av sådana data. Andra exempel på komponenter är filegenskaper, bilagor, digitala signaturer med mera.
Dokumentsäkerhet
Eftersom en PDF-fil är en dynamisk dokumenttyp, där olika datakomponenter är tillgängliga för användaren, ger den också en enorm flexibilitet när det gäller att kunna redigera, ändra eller säkra dokumentet för olika användningsområden.
Till exempel kan en PDF-fil, även om den går att redigera, låsas av den som har skapat den så att andra som visar den inte kan göra ändringar i innehållet. Det gör att dokumenttypen kan betraktas som extremt säker när den används för ”officiella” ändamål, som juridiska avtal eller andra bindande handlingar. För de flesta användningsområden anses en digital signatur i en PDF-fil vara lika legitim och säker som en underskrift i vilket officiellt dokument som helst.
Filstorlek
En PDF-fils klart rimliga filstorlek gör att den enkelt kan delas och överföras. Även större PDF-filer kan konverteras till en mindre filstorlek. Detta gör att PDF-dokument kan delas i de flesta kommunikationskanaler, som e-post och andra enkla system för filöverföring.
Branschstandard
Det är de här egenskaperna som gör att filformatet PDF har blivit standard i byggbranschen. Från dess dynamiska, digitala karaktär till dess förmåga att innehålla enorma mängder datatyper i en relativt liten filstorlek har PDF-filen goda förutsättningar att förbli standard i branschen i årtionden framöver.
