För Dwane Lindsey var 2020 ett omtumlande år.
Naturligtvis kommer året utan tvekan att gå till historieböckerna som ett av de mest anmärkningsvärda någonsin, eftersom det var när covid-19 nådde pandemistatus, störde världsekonomin och lade grunden för livet efter pandemin.
Ändå kommer Lindseys 2020 med största säkerhet att bli ett år han aldrig kommer att glömma.
I februari det året började Lindsey ett nytt jobb som chef för arkitektoniska applikationer hos FGM Architects (FGMA), ett arkitektföretag med 140 anställda med huvudkontor i Chicago-området och ytterligare kontor i Austin, Texas, Reston, Virginia, St. Louis och Milwaukee. .
Hans arbetsbeskrivning när han tog rollen var till synes enkel: övervaka företagets arkitektoniska applikationer, bygga informationsmodelleringsstandarder (BIM), processer och fältteknik – allt medan han undersökte och utvecklade potentiella nya verktyg som skulle göra teamet med arkitekter på FGMA mest effektivt.
På den tiden använde teamet ett enkelt pdf-redigeringsprogram för markering av och internt samarbete om projektdokument. Utan att behöva lämna sina kontor kunde arkitekter markera pdf-filer och spara dem till interna servrar så att nästa person kunde komma in och markera. Samarbetet skedde till stor del öga mot öga. eftersom kollegor gick mellan varandras skrivbord och arbetade tillsammans på pdf-filer.
Arbeta på distans
Redan i februari 2020 var Dwayne säker på att det fanns ett bättre sätt att underlätta ett sådant samarbete.
”Användarna undrade bland annat hur de kunde samarbeta bättre kring sina pdf-filer”, säger Lindsey. ”Just nu markerar person A pdf-filen, sparar den och den finns på våra servrar. Sedan gör person B sina markeringar. Person C gör sina markeringar. Och sedan måste personen som ska granska markeringarna vänta på att alla blir klara. De kan sedan granska markeringarna och hela processen bara fortsatte och fortsatte.”
Dwayne visste direkt vilken lösning han ville implementera för att förbättra denna process.
Under sin etablerade karriär inom byggteknik hade Lindsey blivit en avancerad användare och förespråkare av Bluebeam. Han har använt de många digitala samarbetsfunktionerna som programvaran erbjuder i otaliga anmärkningsvärda projekt, inklusive hans senaste arbete med den högprofilerade renoveringen av Wrigley Field, den historiska hemmaarenan för Major League Baseballs Chicago Cubs.
Dwayne var inte heller den enda på FGMA som hoppades kunna implementera Bluebeam. Han sa att många av företagets arkitekter frågade honom när han började när han planerade att genomföra det. Då sa Dwayne dock att det inte fanns mycket stöd bland företagets ledning för att göra en förändring.
Sedan kom mars 2020.
Det var i mitten av den månaden som världen tycktes förändras över en natt. Spridningen av covid-19 nådde en kritisk punkt i USA, vilket tvingade de flesta kontorsbaserade företag som spänner över nästan alla sektorer att skicka hem sina anställda för att arbeta på distans på obestämd tid. Rätt som det var gick de flesta kontorsbaserade arbetare i den amerikanska ekonomin, inklusive de på FGMA, hem utan att veta när de skulle återvända.
Plötsligt gick FGMA från att ha arkitekter som arbetade på 6 kontor till 140 – ett för varje anställd. Enkel pdf-redigering och samarbete över företagets servrar på kontoret var inte längre idealiskt. Eventuella samarbetsproblem som fanns med företagets tidigare kontorsbaserade tillvägagångssätt förvärrades nu.
”Hur ska vi nu kunna arbeta på distans allihopa och fortfarande arbeta tillsammans?”, berättar Dwayne att han frågade sig själv just då. ”Det var då jag presenterade idén att använda Bluebeam till vår ledningsgrupp”.
FGMA:s ledningsgrupp var fortsatt skeptisk. ”Den första feedbacken var: vad kommer Bluebeam att kunna göra som vi inte redan har?”, säger Lindsey. ”Utifrån vad personer som tidigare tittat på Bluebeam har sagt”, säger Lindsey att ledningsgruppen hävdade, ”kan programmet som vi har göra 90 % av vad Bluebeam kan göra”.
Dwaynes svar var enkelt: ”De 10 % som du saknar genom att inte ha Bluebeam orsakar 90 % av de problem som människor har eftersom de inte kan samarbeta kring sina pdf-filer”. Detta var särskilt sant, säger Dwayne, nu när företaget arbetade på distans på grund av pandemin.
FGMA:s ledningsgrupp var övertygade. Dwayne skulle inleda en företagsomfattande lansering av Bluebeam med början i juni 2020.
Fokusera utbildningen
Dwayne satt vid sitt provisoriska ”kökskontor” och förberedde sig för att leda en företagsomfattande Bluebeam-implementering. Det skulle kräva månader av fokuserad utbildning för att få alla FGMA:s arkitekter att börja använda Bluebeam – utbildning som skulle äga rum via videokonferens och andra digitala kommunikationsverktyg.
”Jag började med att ge en översikt över Bluebeam”, säger Dwayne. ”Det var en 30-minuters session som gav alla i företaget en snabb översikt över vad Bluebeam är, vad det kan göra och hur vi skulle använda det framöver”.
Dwayne levererade den första Bluebeam-presentationen fem eller sex gånger, säger han, för att säkerställa att alla i företaget hade gott om möjligheter att delta. Varje session spelades också in så att alla som inte kunde delta hade tillgång till presentationen.
Lindsey fokuserade specifikt på att få företagets arkitekter att använda Bluebeam Studio-sessioner, programvarans funktion för digitalt samarbete i realtid.
Företaget behövde överföra sina behov av personliga samarbeten till en helt digital miljö, och sessioner är utformade för att göra just det.
Med sessioner kan de som arbetar på distans kontinuerligt arbeta med uppladdade pdf-dokument i en delad realtidsmiljö, se varandras markeringar och diskutera problem som ska lösas. Istället för att sitta kring ett skrivbord på företagets kontor gjorde sessioner det möjligt för de distansarbetande teammedlemmarna att samarbeta digitalt från sina hemmakontor.
Efter den första översikten tänkte Dwayne noga igenom hur han skulle utforma resten av läroplanen för implementeringsutbildning. Han delade upp utbildningsprogrammet i sex sessioner för att göra inlärningskurvan så enkel som möjligt för företagets slutanvändare. Varje session skulle ges fyra gånger så att alla i företaget kunde delta:
- Gränssnitt
- Markeringar
- Sessioner
- Stämplar och Verktygslåda
- Sökning och Hyperlänkning
- Jämför och Överlägg
Med Dwayne som vägledare hölls varje utbildningstillfälle via videokonferens, med människor som följde med i realtid i Bluebeam. Detta gjorde det möjligt för deltagarna att arbeta i programvaran under utbildningen, men sedan även att börja använda Bluebeam i sina projektarbeten. Den del av utbildningen som handlade om Studio-sessioner gjordes i en Studio-session som direktsändes via videokonferens. Deltagarna kunde alltså i realtid se exakt hur det var att arbeta i en samarbetsmiljö med programvaran. Dessa sessioner pågick från juni till augusti 2020.
Även om de flesta av FGMA:s arkitekter gillade utbildningen – många hade till och med tidigare Bluebeam-erfarenhet – säger Dwayne att det fortfarande var utmanande att få människor att släppa den tidigare pdf-programvaran.
”Det [den gamla PDF-programvaran] var vad folk var vana vid”, säger Dwayne. ”Och när det blev körigt under denna period, fanns den där gamla kryckan fortfarande kvar. Så vi var i princip tvungna att ta bort kryckan efter utbildningssessionerna så att folk, i vissa avseenden, var tvungna att börja använda Bluebeam.”
”Det var förmodligen det största hindret”, fortsätter Dwayne. ”Jag tror att folk tyckte att Bluebeam var ganska enkelt att använda när de väl gav det en chans.”
Göra skillnad
Dwayne säger att det tog ungefär två månader – fram till september/oktober 2020 – sedan utbildningsperioden slutade innan företaget verkligen arbetade effektivt med Bluebeam.
Under resten av året var Dwayne företagets Bluebeam-expert och ledde alla ansträngningar för att åtgärda eventuella buggar eller problem som folk hade med programvaran. Förutom att skicka specifika och informella hjälpförfrågningar, säger Dwayne att han också brukade spela in och lägga upp videor på företagets intranät och lyfta fram arbetsflödesfunktioner när företaget fortsatte att bekanta sig med programvaran.
FGMA:s implementering och användning av Bluebeam var så framgångsrik bland dess arkitekter att Dwayne 2021 utbildade företagets marknadsavdelning i hur det kan bli mer effektivt genom att använda programmet.
Hittills har Bluebeam strömlinjeformat FGMA:s effektivitet när det gäller digitalt samarbete. Dwayne säger att det spelade en stor roll när det gällde företagets förmåga att hålla verksamheten flytande under pandemin. ”Det faktum att människor aktivt kunde markera en pdf i en studiosession när som helst var av enorm betydelse”, säger han, ”eftersom det stärkte kommunikationen mellan arkitekter när kommunikationsmetoderna förändrades på grund av distansarbete”.
OCKSÅ PÅ BUILT:
”Om du ser någon markera något i en studiosession kan du antingen ringa dem eller chatta med dem eller använda önskat kommunikationsmedel”, säger Dwayne. ”Du kan börja ställa frågor om deras markeringar utan att bokstavligen behöva vänta på att den personen ska vara klar med dokumentet. Det blir helt enkelt mycket mer samarbete på det sättet.”
Michael Denz, designchef på FGMA, ingår i företagets ledning och är en huvudsaklig slutanvändare efter implementeringen av Bluebeam. Han säger att det har varit särskilt värdefullt att använda Bluebeam i samband med företagets kvalitetssamordningsprocess.
”Att kunna granska framdriften, skriva ut uppsättningar och skapa markeringar digitalt vid olika projektmilstolpar/faser gör det möjligt för alla i projektteamet att hålla sig uppdaterade om förändringar i projektets omfattning och utvecklingen av detaljer”, säger han. ”I egenskap av ansvarig för att övervaka designprocessen och utvecklingen av designen har Bluebeam gett mig den sinnesro jag behöver för att säkerställa att vi levererar ett framgångsrikt projekt för alla våra kunder”.
Breddad användning
Idag är de flesta av FGMA:s arkitekter tillbaka och arbetar på något av företagets kontor, men Dwayne säger att användningen av Bluebeam har fortsatt att förbättra samarbetet, särskilt eftersom vissa människor fortfarande arbetar på distans ibland och eftersom antalet kontorsöverskridande projekt blir fler. Tidsbesparingarna från att använda sessioner har också märkts, säger Dwayne, även om företaget inte har kunnat kvantifiera exakt hur mycket tid implementeringen av Bluebeam har sparat.
Dwayne säger att den största lärdomen från att behöva leda en Bluebeam-implementering mitt under en otänkbar pandemi med anställda utspridda på distans var att förenkla utbildningen.
Dwayne avsikt var från första början att bara leverera utbildning i sex ämnen och funktioner på hög nivå som företagets arkitekter skulle finna mest användbara på kort sikt. Han var också noga med att inte överväldiga människor med allt Bluebeam har att erbjuda. Han skulle rekommendera detsamma för alla andra som vill engagera sig i en liknande företagsomfattande implementering.
”Ingen kommer att komma ihåg all den informationen på kort tid”, säger Dwayne.
Som sagt, nu när den inledande utbildningen och implementeringen är klar, vill FGMA utöka sin användning av Bluebeam för att fullt ut ta tillvara programvarans funktioner och möjligheter.
”Det [Bluebeam] började öppna människors ögon”, säger Dwayne. ”Vi började titta på bedömningar av byggnadsskick, där man går in i en byggnad och behöver dokumentera vad som finns därinne. Hur kan vi göra det? Vi vill inte använda papper och penna längre. Kan vi använda Bluebeam för det? Vi börjar titta på fler och fler sätt att utnyttja programvaran, eftersom den har många funktioner.”
