Illustration av Rae Scarfó
Omfattnings- och avtalsgranskning utgör, precis som de andra arbetsflöden som vi nyligen har beskrivit, en viktig fas i varje byggprojekt. Det handlar alltså om att entreprenören efter en omfattande anbudsprocess ska välja och slutföra stora, flersidiga avtal med varje underleverantör som ska arbeta med projektet.
Hur det här arbetsflödet ser ut kan skilja sig åt mellan olika entreprenörer. För Amanda Wieting, som är Senior Technical Account Manager på Bluebeam och tidigare var projektledare på The Whiting-Turner Contracting Co., brukade processen vanligtvis inledas med personliga möten med de tre aktörer som hade lagt de lägsta buden på varje underavtal. Syftet med mötena var att granska den presenterade arbetsomfattningen in i minsta detalj.
”På mötet gick vi igenom omfattningen och avtalet, granskade alla detaljer och bad dem att skriva sina initialer på varje sida”, säger Amanda. ”När vi var redo att tilldela avtalet bad vi dem att skriva under det, och sedan var avtalet upprättat och klart.”
Det finns sätt att göra det här arbetsflödet smidigare med Studio i Revu, som är Bluebeams molnbaserade portal för dokumenthantering och samarbete.
För det första kräver den här processen, liksom många andra arbetsflöden inom byggande, traditionellt väldigt mycket papper.
Varje underleverantörs omfattningsbeskrivning och avtal består av en stor uppsättning dokument. Och som Amanda Wieting beskriver ingick det i varje personligt möte för omfattnings- och avtalsgranskning att man gjorde en rad överenskomna revisioner och ändringar i papperen – ofta genom att manuellt markera sidorna med penna.
Sedan, när revisionerna var inlagda och avtalet slutfört, gjorde man flera papperskopior av avtalet innan det signerades av samtliga parter.
Här är tre sätt att använda Studio i Revu för att göra omfattnings- och avtalsgranskningar mer effektiva.
Använd Studio-projekt för dokumenthantering med underleverantörerna
Varje entreprenör som tar emot anbud på ett byggprojekt kan ha en mängd olika papper för avtal och omfattning som behöver granskas och samordnas med de olika underleverantörerna innan man kan göra en formell granskning tillsammans med var och en av dem.
De här dokumenten, som kan omfatta såväl en mängd standardformuleringar som leverantörsspecifika omfattningar, kan lagras och organiseras i ett Studio-projekt. Då får byggprojektets alla intressenter, däribland entreprenören och de olika underleverantörerna, tillgång till en central plats inom Revu som de också kan använda för att delta i en samarbetssession eller markera dokumenten innan de sammanställs för den slutliga omfattnings- och avtalsgranskningen.
”Att kunna lägga upp informationen i ett Studio-projekt vore verkligen fint”, säger Amanda.
Studio kan användas till så mycket mer än att organisera standardmallar och framställningar med interna team. Speciellt Studio-sessioner som teammedlemmarna kan använda för interna omfattningsgranskningar innan man delar och samordnar med underleverantörerna.
Projektets olika teammedlemmar måste trots allt komma överens om de olika arbetsomfattningarna innan man bjuder in underleverantörer till en formell granskning. Att använda Studio-projekt och Studio-sessioner är en utmärkt metod för det.
Använd Studio-sessioner för att revidera och slutföra avtal
Personliga möten är inte alltid det bästa sättet att genomföra omfattnings- och avtalsgranskningar. Det kan vara svårt att samordna olika möten med flera underleverantörer. Varför inte flytta gransknings- och revisionsprocessen online och utnyttja funktionerna för dokumentsamarbete och markering i Studio-sessioner?
Amanda Wieting berättar att hennes erfarenhet är att den här fasen av omfattnings- och avtalsgranskningen främst skett genom personliga möten, men att flytta granskningen och revisionerna till en Studio-session skulle vara ett genomförbart alternativ. Då skulle man kunna spara tid genom att hantera flera olika underleverantörers granskningar samtidigt.
Och eftersom dokumenten redan hanteras och lagras i ett Studio-projekt kan de enkelt laddas upp till en session. Sedan bjuds underleverantörerna digitalt in till att chatta, markera och svara på frågor eller kommentarer. Eftersom alla markeringar spåras digitalt i varje session är det dessutom enkelt att se vem som har lagt in en viss markering, om det är någon fråga som behöver följas upp.
”Att kunna klargöra omfattningen genom en session som spåras, så att man kan se historiken bakom varje markering – det skulle verkligen vara praktiskt”, säger Amanda.
Signera avtal digitalt med Studio-projekt
Utöver att det går att granska och revidera olika underleverantörers omfattningar och avtal genom en Studio-session i Revu, kan avtalen också slutföras och till sist signeras med hjälp av de funktioner för digitala signaturer som finns i ett Studio-projekt.
Att digitalt signera officiella dokument är dock något man bör göra i ett Studio-projekt och inte i en session, säger Amanda, eftersom det bara är i ett projekt som användarna kan göra ändringar på dokumentnivå.
”De skulle kunna signera digitalt med en faktisk digital signatur”, säger hon, och menar då projektets olika underleverantörer. ”Det är bra när det handlar om ett avtal, för då vet man att folk inte kan göra ändringar i det.”
En förändring som underlättar
Med Studio i Revu kan yrkesutövare i byggbranschen digitalisera och effektivisera en mängd olika projektarbetsflöden. På så sätt kan man minska den fysiska pappersröran och ge alla intressenter ett klart och tydligt sätt att bearbeta och godkänna viktig information.
För omfattnings- och avtalsgranskning ger Studio entreprenörer möjlighet att göra sig av med papper och få en bättre dokumenthantering i projekt med flera underleverantörer. Samtidigt får underleverantörerna en bekväm upplevelse av att granska och färdigställa avtalet som känns tryggare och sparar tid.
