Det finns en fråga som alla ingenjörer ställer sig varje dag: ”Vem ändrade ritningarna? Vem är det som har gjort den här ändringen?”
Snabb och tydlig kommunikation har alltid varit centralt för logistiken. Idag går det att kommunicera direkt med hur många parter som helst, men just för att det går så fort kan informationen i en komplex process också bli hopplöst rörig. För yrkesverksamma inom design och konstruktion kan kvalitetssäkring och -kontroll kännas som ett minfält av anteckningar, ändringar och kontroller som man måste ta sig igenom tillsammans. För större projekt kan ett företag behöva lägga tusentals timmar på kvalitetssäkring och kvalitetskontroll, och sedan ytterligare hundratals för att kontrollera efterlevnaden av företagets egna processer.
Steve Tissier, P.E., arbetar som Structural Engineer på American Consulting Professionals. Tissier hade under en tidigare anställning fått i uppgift att ta fram en mer effektiv process för kvalitetssäkring och kvalitetskontroll. Där användes Bluebeam-tekniken fullt ut och processen var mer än bara en digital kopia av företagets äldre version med papper och penna, berättar Tissier. På det nya företaget hade man också börjat använda Bluebeam Revu, men bara för att återskapa befintliga processer i en digital miljö. Även om det innebar en förbättring använde man fortfarande inte hela verktygsuppsättningen i Revu, till exempel anpassade statusar och markeringslistan.
Tissier valde att närma sig problemet från två håll. För det första gällde det att spåra och kommunicera ändringar på ett enkelt sätt, och för det andra att genomföra granskningar för att se till att processen för kvalitetssäkring och -kontroll faktiskt följdes och slutfördes. Det visade sig att lösningen på det andra problemet var inbyggd i den första, och bara väntade på rätt teknik.
Tissier konstaterade att det första problemet inte bara handlade om att organisera information utan framför allt om att man var tvungen att vänta på att nuvarande steg skulle slutföras innan man började med nästa. Som Tissier beskriver det var problemet att kvalitetssäkring och kvalitetskontroll innebar ”ett linjärt förhållande med början och slut, där steg tre inte kan påbörjas förrän steg två är klart, eftersom granskaren inte har någon fysisk kopia, eller för att filen är låst.” För att slippa väntetiderna valde Tissier att använda Bluebeam Studio-sessioner, som möjliggör ett parallellt arbetsflöde där flera parter samtidigt arbetar med ett och samma dokument – vilket i sin tur leder till snabbare slutförande. I Studio fick dokumenten ett ”start/start-förhållande”, där ett flertal personer som arbetade med kvalitetssäkring och kvalitetskontroll direkt kunde få information om ändringar och godkännanden, och samarbeta utan att missa statusen för någon viss ändring.
Det här krävde dock att alla samarbetspartners använde samma system för anpassade statusar. Tissier tog fram anpassade statusar för spårning av varje steg i kvalitetskontrollprocessen för respektive kommentar. Tissiers mål var en process för kvalitetskontroll som ”minskade behovet av ytterligare markeringar för att specificera vilket steg i processen en viss kommentar gäller. Nu har man istället bara en kommentar som uppdateras genom hela kvalitetskontrollens livscykel.” Med Tissiers metod ges en kommentar automatiskt en unik färg när en deltagare uppdaterar kommentarens status. På så sätt kan en kommentars status spåras både visuellt i ritningen och i form av text i markeringslistans statuskolumn i Revu.
När Tissiers metod infördes fungerade den utomordentligt. Ett kvalitetskontrollschema på sex dagar kunde ofta genomföras på bara fyra dagar och ”i ett fall hade man avsatt nio dagar till kvalitetskontroll men kunde slutföra arbetet på bara fem”, säger Tissier.
Genom att spåra alla dessa ändringar i en digital miljö fick man också fram lösningen på den andra utmaningen – att säkerställa processens efterlevnad. Tissier tog metadata för varje ändring, till exempel vem som hade utfört varje steg i kvalitetskontrollprocessen och vid vilken tidpunkt och på vilken dag, och lade in informationen i ett Excel-blad som han hade byggt. Tissier förklarar att man på så sätt fick ett verktyg som kunde ”köra igenom tusentals kommentarer och kontrollera samtliga för att se till att processen har genomförts rätt på bara några sekunder, istället för att någon måste lägga timmar eller dagar på att gå igenom allt och bekräfta att processen för kvalitetskontroll har följts. Verktyget garanterade i stort sett hundra procents efterlevnad av processen för kvalitetskontroll, vilket är något man inte kan åstadkomma utan att använda någonting liknande. Sammantaget ledde de här förändringarna till besparingar på 10–30% i tid och pengar.”
I en live-enkät som Tissier gav ingenjörer på Bluebeam Extreme Conference, eller XCON, visade resultatet att ”majoriteten av de tillfrågade hade företagsspecifika processer för kvalitetskontroll, men bara 40% sa att de verkligen följde dem och 95 % sa att de önskade att processerna vore bättre.” Tissiers metoder, som han har presenterat två gånger vid XCON, har införts av många andra inom design och byggande som vill göra sina processer för kvalitetskontroll effektivare och mer tillförlitliga. Som Tissier beskriver det: ”Arkitekter, ingenjörer och entreprenörer – vi sysslar alla med kvalitetskontroll. Vi måste alla granska dokument för att se till att de stämmer. Så det är en universell process och ett universellt verktyg som kan användas inom samtliga tre branscher: arkitekt-, ingenjörs- och byggbranschen.”
Med Bluebeam Studio skapas en gemensam digital miljö för projektdesign och -granskning, men precis som alla andra verktyg är det bara så effektivt som användaren är. För Tissier innebar Studio en möjlighet att helt tänka om kring den traditionella processen för kvalitetskontroll och kvalitetssäkring och använda tekniken för att föra hela branschen ett steg framåt.
