Ett arbetsflöde för dokumenthantering i moderna byggprojekt

Pablo Giraldo från The Walsh Group har infört ett beprövat digitalt arbetsflöde för dokumenthantering. Nu är de tidigare pappersbaserade processerna smidigare och bättre organiserade för vår tid
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Illustration av Ed Mann

De flesta byggprojekt innebär en enorm arbetsinsats. Team av arkitekter och ingenjörer arbetar outtröttligt med att förbereda mängder av designdokument innan de till slut hamnar på byggarbetsplatsen. Där sliter byggarbetarna hårt för att in i minsta detalj bygga enligt ritningarna.

Teknikens utveckling inom byggbranschen har förenklat den mödosamma uppgiften att hantera flödet av alla dessa projektdokument. När de första planerna är klara ska de granskas i flera omgångar av olika projektintressenter innan de till sist hamnar på byggarbetsplatsen. Där kan det hända att man måste göra ännu fler revisioner till följd av nya utmaningar. 

Pablo Giraldo är Assistant Construction Technology Manager på The Walsh Group i Atlanta, Georgia. Han tillhör en grupp passionerade och tekniskt kunniga byggproffs som har tagit emot branschens digitala transformation med öppna armar. Pablo har ägnat mycket tid, bland annat genom sin egen växande YouTube-kanal, åt att fundera ut hur han ska få övergången till digital dokumenthantering att fungera i sina projekt. 

Här följer en sammanfattning av hur Pablo leder dokumenthanteringen med hjälp av olika verktyg i Bluebeam Revu. Sammanfattningen bygger på en presentation som Pablo nyligen gav som en del av Bluebeams pågående serie virtuella evenemang

Skapa Sets

Det första Pablo gör för att inleda sitt arbetsflöde för dokumenthantering är att skapa Sets för dokumenten i Revu.  

Med Sets kan Revu-användare öppna en samling plandokument som om de vore en enda fil. Sidorna i ett Set är ordnade i en särskild, sorterad ordning, med alla revisioner. Tanken med Sets är att användaren ska kunna navigera i många filer i Revu som om de vore ett och samma dokument.

När man publicerar senaste Set laddas filerna snabbare för medarbetarna på byggarbetsplatsen, och man kan också använda ett in- och utcheckningssystem där en person i taget kan checka in eller ut ett dokument.

Batch Link

Därefter tillämpar Pablo Batch Link på sitt Set. Batch Link i Revu gör att hyperlänkar för navigering automatiskt skapas inom en viss grupp dokument, enligt kriterier som användaren anger. Batch Link, som endast är tillgängligt i eXtreme-utgåvan av Revu, kan köras mot flera PDF-filer eller en enda PDF-fil med flera sidor.

”Det här är praktiskt när man ska gå igenom ritningarna eftersom det blir enkelt att bläddra fram och tillbaka mellan olika dokument”, säger Pablo.

Särskilt användbart är det för medarbetarna på byggarbetsplatsen, menar han. De kan växla mellan olika dokument på sina iPads och titta på olika delar av ritningarna samtidigt som de lägger märke till viktiga detaljer under arbetet på platsen.

Hyperlänka ritningar

Utöver Batch Link för Sets använder Pablo ofta hyperlänkar i olika dokument på andra sätt för att ge byggarbetarna och andra medarbetare ett enkelt sätt att hitta och referera till viktig projektinformation under arbetets gång.  

Länkarna kan placeras var som helst i en PDF-fil, till exempel på markeringar och länka till vad som helst. De kan till exempel länka från andra projektdokument till referenswebbplatser och annan viktig information på webben.

Publicera

När Pablo har sammanställt alla sina Sets, använt Batch Link och skapat hyperlänkar till andra dokument eller resurser på olika ställen i dokumenten är det dags att publicera Sets och skicka ut dem till byggarbetarna på byggarbetsplatsen. De använder Bluebeam-appen på iPad för att synkronisera med senaste Sets och referera till och arbeta efter dokumenten ute på fältet.  

Varje gång en byggarbetare har möjlighet att ansluta till internet, genom wifi eller mobildata, kan han eller hon trycka på Synka i Bluebeam-appen. Då laddas de senaste ritningsuppsättningarna automatiskt ner till dokumenten, säger Pablo.

Skapa en kontrollpanel

Ett kraftfullt sätt att hjälpa alla som samarbetar om dokument – oavsett om de är ingenjörer på kontoret som ska godkänna planerna eller byggarbetare som ska tillämpa dem – är att skapa en digital kontrollpanel för projektet i Revu. Digitala kontrollpaneler är PDF-filer med hyperlänkar och knappar som kan konfigureras och utformas så att användaren har en enkel referenspunkt för alla projektdokument och projektresurser. Man slipper bläddra igenom komplicerade mappstrukturer för att hitta dokument. 

Pablo berättar att när han är färdig med ovanstående steg skapar han två olika kontrollpaneler för projektet: en för dem som arbetar på kontoret, och en annan för dem på byggarbetsplatsen. Kontrollpanelen för medarbetarna på kontoret är lite mer robust, och har flera knappar som dirigerar användaren till viktiga dokument och resurser. Kontrollpanelen för byggarbetarna är mindre detaljerad, så att de får ett enkelt och lättförståeligt gränssnitt att granska dokument genom under arbetet på den hektiska byggarbetsplatsen.

Skapa Studio-grupper

Studio, som ger användarna tillgång till funktioner för dokumenthantering och realtidssamarbete, är ett annat verktyg som Pablo Giraldo använder i sina projekt. Genom att skapa grupper i Studio kan administratören, i det här fallet Pablo, ge olika användare åtkomst till olika dokument inom ett Studio-projekt, samt möjlighet att samarbeta om dokumentgranskningar i Studio-sessioner.

Det finns tre olika nivåer av behörighet som en användare kan ha i Studio: Läs, Läs/skriv och Läs/skriv/ta bort. ”Det här kan fungera som en server”, säger Pablo om Studio-projekt, även om de flesta större företag ändå lagrar sina filer någon annanstans. ”Jag har sett mindre företag utföra hela sin dokumenthantering i Studio.”

Bluebeam för iPad

En viktig tillgång för Pablos tillämpning av dokumenthantering i projekt har varit användningen av iPads ute på byggarbetsplatserna. Appen Revu för iPad ger byggarbetarna möjlighet att visa projektdokument nästan på samma sätt som en kontorsmedarbetare skulle göra på en stationär dator. Särskilt användbar är den när det gäller projektspårning, säger Pablo.

Han har dessutom använt surfplattor på byggarbetsplatser för att ta bilder av färdigt arbete och lagra dem i dokumenten – då kan byggarbetarna titta på ritningarna och se de olika projektelementen installeras i takt med att byggprojektet går framåt. Pablo har också börjat använda funktionen för ljudinspelning i iPad-appen för att diktera anteckningar om olika markeringar i ritningarna medan han är ute på byggarbetsplatsen.

Spåra arbetet med statusar

Till sist innehåller markeringslistan i Revu en statuskolumn där Pablo och andra användare kan följa med i utvecklingen av olika projektelement. Statuskolumnen följs dessutom av en färgkolumn, så att användarna kan färgkoda olika statusar.

I ett projekt nyligen hade Pablo till exempel tre olika statusar som visade i vilket stadium en serie förgjutna paneler befann sig: beställda, levererade eller installerade. För att ställa in en status högerklickar användaren på en markering, klickar på Ange status och väljer sedan det aktuella projektelementet. Det här kan göras både på en surfplatta ute på byggarbetsplatsen och på en stationär dator på kontoret.

Smidigt och effektivt

Sammantaget har det här digitala arbetsflödet för dokumenthantering hjälpt Pablo Giraldo och de andra i hans projektteam att minska utskrifterna och användningen av pappersdokument, vilket ofta ledde till röra och förvirring på byggarbetsplatsen. Det har också hjälpt byggarbetarna att bli mer effektiva, säger Pablo, eftersom de inte längre behöver hålla ordning på och referera till rullar med pappersdokument.

Tack vare de här verktygen i Revu, och tack vare byggproffs som Pablo Giraldo som är villiga att fundera ut sammanhangen och bygga ett fullt funktionellt digitalt dokumentarbetsflöde, har de som arbetar i byggbranschen tillgång till ett utmärkt exempel på hur man kan lagra, organisera, spåra och hitta viktiga projektdokument och projektresurser digitalt. Det gör hela dokumentflödet från kontoret till byggarbetsplatsen lättare att hantera.

Se hur en projektkalkylator optimerar sin dokumenthantering och sparar både tid och pengar.