Städte und Gemeinden, die bei der Planprüfung von papierbasierten zu digitalen Prozessen übergehen, können von zahlreichen Vorteilen profitieren.
Bei der Prüfung und Genehmigung von Plänen für kommunale Bauprojekte kann der Übergang zu digitalen Prozessen für mehr Effizienz sorgen. Jedoch bedeutet dies nicht, dass der Wechsel von papierbasierten zu digitalen Lösungen stets problemlos abläuft. Wenn Sie den Planprüfungsprozess mit Bluebeam digitalisieren, gibt es viele Aspekte, die dabei berücksichtigt werden müssen, und einige davon sind nicht so offensichtlich.
Egal, ob es sich um die Genehmigung von Plänen für ein Einfamilienhaus oder einen neuen Wolkenkratzer für die Skyline der Stadt handelt: Es gibt einige prozessorientierte Tipps, mit denen Städte eine reibungslose Digitalisierung ihrer Prozesse gewährleisten können.
Die folgenden vier Punkte sollten Städte und Gemeinden bei der Digitalisierung ihres Planprüfungsprozesses unbedingt beachten.
Bestimmen Sie eine Führungskraft für die Umstellung
Unabhängig von der Größe Ihres Teams ist es bei der Vorbereitung des Wechsels von papierbasierten zu digitalen Prozessen mit Bluebeam von entscheidender Bedeutung, dass dieser Wechsel von einer internen Führungskraft gemanagt wird. Diese Führungskraft verfügt in der Regel mindestens über Grundkenntnisse in Revu und fungiert als Kontaktperson zwischen der Stadt oder der Gemeinde und dem Implementierungsteam von Bluebeam.
Durch die Koordination der Kommunikation über eine interne Kontaktperson können potenzielle Schwierigkeiten bei der Einarbeitung des Teams in die Software von Bluebeam vermieden werden. So können sich die anderen Teammitglieder bei einfacheren Fragen außerdem an eine:n interne:n „Expert:in“ wenden.
Ziehen Sie nicht nur die Software, sondern auch den Prozess in Betracht
Bluebeam Revu kann an die spezifischen Bedürfnissen der Benutzer:innen angepasst werden. Bei der Vorbereitung der Digitalisierung des Planprüfungsprozesses einer Stadt müssen Sie zunächst den Arbeitsablauf genauer analysieren und anschließend ermitteln, wie Revu eingebracht werden kann.
Glücklicherweise kann das Bluebeam Team für professionelle Dienstleistungen Revu an den jeweiligen Arbeitsablauf der Stadt anpassen. Das Vorbereiten von Dokumenten vor dem offiziellen Planprüfungszyklus in Revu mithilfe von Softwarefunktionen wie Etiketten, OCR und Batch Link sowie die Einrichtung einer Studio-Sitzung können den komplexen Übergang wesentlich erleichtern.
Vereinfachen Sie den Wechsel
Veränderungen sind immer eine Herausforderung. Jedes Teammitglied verfügt über unterschiedliche Erfahrungen mit Technologien und digitalen Werkzeugen und geht die Digitalisierung daher anders an. Städte und Gemeinden, die auf digitale Planprüfungsprozesse umstellen, sollten deshalb versuchen, den Prozess mit Revu so weit wie möglich zu vereinfachen. Beginnen Sie mit einfachen, zeitsparenden Funktionen, von denen das gesamte Team profitieren kann. Sobald alle Teammitglieder Grundkenntnisse erworben haben, können Sie ihr Wissen vertiefen.
Bieten Sie zunächst eine Einführung in Funktionen wie Profile und Werkzeugsets an, um den Arbeitsablauf der Planprüfung anzupassen und zu standardisieren. So ist die Verwendung von Revu für alle Beteiligten so einfach wie möglich.
Innerhalb der Funktion „Profile“ haben Städte und Gemeinden die Möglichkeit, nicht benötigte Symbolleisten und Seitenleistensymbole in Revu auszublenden. Teammitglieder und Projektbeteiligte können so durch eine übersichtlichere Benutzeroberfläche navigieren.
Werkzeugsets ermöglichen die Erstellung von benutzerdefinierten Werkzeugen für jede Abteilung in Revu, die für die Prüfung von Dokumenten zuständig ist. So können sogar spezifische Farben verwendet werden, um die Werkzeuge der jeweiligen Abteilungen zu unterscheiden. Darüber hinaus können Sie in Revu Werkzeuge mit häufig verwendeten Kommentaren erstellen. Auf diese Weise müssen Benutzer:innen die Kommentare nicht jedes Mal manuell eingeben.
Planen Sie weiterführende Schulungen ein
Prozesse sind bei der Einführung in Bluebeam genauso wichtig wie Schulungen. Dies gilt auch für Städte und Gemeinden, die ihre Planprüfung mit Revu digitalisieren möchten.
Auch wenn alle Teammitglieder im Laufe der Zeit an den für die Verwendung der Software erforderlichen Schulungen teilnehmen, ist der Prozess bzw. Arbeitsablauf im Rahmen der Implementierung ebenso wichtig, da die Nutzung der Software an die Bedürfnisse des Teams angepasst werden muss.
Wie sollte der ideale Planprüfungsprozess ablaufen? Welche Projektbeteiligten sind involviert? Welche Arten von Prüfungen führen sie durch und welche Arten von Markierungen verwenden sie? Welche Genehmigungsstempel müssen digitalisiert werden? Das Bluebeam Team für professionelle Dienstleistungen kann Sie bei all diesen Überlegungen unterstützen und gemeinsam mit Ihnen einen Prozess entwickeln, der den spezifischen Bedürfnissen Ihres Teams entspricht.
Ausblick
Die Berater:innen von Bluebeam können Städte in jeder Phase ihres Übergangs zur digitalen Planprüfung unterstützen und ihnen den Wechsel erleichtern. Revu bietet den verschiedensten Baufachkräften eine Reihe leistungsstarker Werkzeuge und Funktionen an. Dies bedeutet jedoch nicht, dass bei der Implementierung von Revu im Rahmen der spezifischen Anforderungen von kommunalen Planprüfungsprozessen sämtliche Funktionen der Software zum Einsatz kommen müssen.
Durch die Vereinfachung der Werkzeuge und die Optimierung ihrer Nutzung in Arbeitsabläufen wird sichergestellt, dass der Umstieg von papierbasierten auf digitale Prozesse so einfach und vorteilhaft wie möglich gestaltet wird.
