Illustration von Nico Abbasi

Wegen der COVID-19-Pandemie musste die Arbeit monatelang ins Homeoffice verlegt werden. Nun aber beginnen weltweit zahlreiche Unternehmen die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass ihre Mitarbeiter sicher ins Büro zurückkehren können. Gebäudemanager spielen in dieser Übergangsphase eine wichtige Rolle und Bluebeam Revu ist bei diesem Vorhaben unverzichtbar. 

Während die Mitarbeiter sich an die Arbeit im Homeoffice gewöhnt haben, haben Gebäudemanager den Großteil der letzten sechs Monate damit verbracht, die unumgängliche Rückkehr ins Büro vorzubereiten. 

Für viele wird die Rückkehr erst spät im Jahr 2021 erfolgen. Mehrere große Unternehmen, darunter Google, Facebook und Salesforce.com haben angekündigt, dass ihre Mitarbeiter erst im August 2021 wieder ins Büro zurückkehren müssen.  

Andere Unternehmen erwägen, die Arbeit aus dem Homeoffice auf unbestimmte Zeit zu erlauben. Twitter gibt seinen Mitarbeitern bereits grünes Licht für diese Option. Viele Angestellte hätten so die Chance, den hohen Lebenshaltungskosten in San Francisco, dem Hauptsitz des Unternehmens, zu entgehen. Auch Mark Zuckerberg, der CEO von Facebook, hat unterdessen erklärt, dass bis 2030 die Hälfte seiner Arbeitskräfte ortsunabhängig arbeiten werden. Das im kalifornischen Menlo Park ansässige Unternehmen hat zudem gerade erst einen Director of Remote Work eingestellt, um für die bevorstehenden Veränderungen gewappnet zu sein. 

Doch nicht alle Firmen sind vom Trend hin zur ortsunabhängiger Arbeit gleichermaßen überzeugt. Reed Hastings, Gründer und Co-CEO von Netflix, teilte kürzlich dem Wall Street Journal mit, dass er dem dauerhaften Arbeiten aus dem Homeoffice nichts Positives abgewinnen kann. „Wenn kein persönlicher Austausch mehr stattfindet, insbesondere auf internationaler Ebene, dann hat das nur negative Auswirkungen“, sagt er. 

Ein großes, aber machbares Unterfangen 

Laut Candice Stong, Projektmanagerin beim Gebäudemanagementteam von Bluebeam, streben Unternehmen eine sichere Rückkehr ins Büro an. Allerdings wird diese eine komplexe Angelegenheit werden. Das Team von Stong verwaltet weltweit die Büros von Bluebeam, einschließlich des Hauptsitzes im kalifornischen Pasadena sowie weitere Büros in den USA, Europa, Großbritannien und Australien. 

„Die letzten sechs Monate als eine extreme Herausforderung zu beschreiben, wäre eine Untertreibung“, so Stong. „Momentan arbeiten wir alle im Homeoffice, aber früher oder später werden wir wieder ins Büro zurückkehren. Deshalb haben wir uns darauf konzentriert, wie das im Rahmen der verschiedenen Hygieneauflagen aussehen könnte.“ 

Arbeitsumgebungen können sehr unterschiedlich sein. Die meisten Unternehmen müssen ihre Arbeitsräume so gestalten, dass sie den Anforderungen der unterschiedlichen behördlichen Hygieneauflagen entsprechen. In den letzten Jahren setzten viele Unternehmen auf offene, flexible und aktivitätsbezogene Räume sowie auf dicht besetzte Bereiche mit festen Arbeitsplätzen. Andere wiederum führten ein Modell mit flexiblen Arbeitsplätzen – auch als Hot Desks bekannt – ein.“  

In solchen Büros sitzen Menschen oft dicht gedrängt nebeneinander, was angesichts der Abstandsregelungen für die Zeit nach COVID-19 eine Herausforderung darstellt. Auch bei Bluebeam sind die nah beieinander liegenden Arbeitsplätze problematisch. Der in den behördlichen Hygieneauflagen vorgeschriebene Mindestabstand von 1,5 Metern zwischen Mitarbeitern kann so nicht eingehalten werden. Außerdem muss für schmale Korridore Einbahnverkehr eingeführt werden. 

Des Weiteren müssen Regeln zur Belegung und Benutzung von Konferenzräumen erlassen werden. Büroküchen müssen umgestaltet werden, ebenso wie Gemeinschaftsbereiche und andere gemeinschaftlich genutzte Räumlichkeiten.  

Zusätzlich werden Bodenmarkierungen als visuelle Verdeutlichung der Abstandsregeln sowie Bereiche für Fiebermessungen in den Plänen für die Rückkehr ins Büro vermerkt. 

Schnelles und flexibles Planen ermöglichen 

Schon in den ersten Wochen, nachdem alle Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt wurden, erhielt Stong die ersten Angebote für die Neugestaltung der Arbeitsbereiche und Lösungen für das Belegungsmanagement, die die zu erwartenden Maßnahmen nach COVID-19 berücksichtigten. „Da wir Zugang zu Revu hatten, schien es wenig sinnvoll, für die Arbeitsplatzgestaltung nach COVID-19 externe Lösungen einzusetzen“, erinnert sich Stong. 

Angesichts der mit der Pandemie einhergehenden Unsicherheiten sowie der sich kontinuierlich verändernden Hygieneauflagen und behördlichen Vorgaben suchten wir nach einer Alternative, so Stong. Wir wollten bei der Planung von Arbeitsbereichen unabhängiger sein und die Möglichkeit haben, schnell auf Änderungen zu reagieren.  

„Es wäre zeit- und kostenintensiv, bei der Planung unserer zukünftigen Arbeitsbereiche allein auf Drittanbieter angewiesen zu sein“, fährt sie fort.  

Die Situation hinsichtlich der COVID-19-Pandemie schien sich täglich zu ändern. Daher brauchten wir für das Belegungsmanagement und die Neugestaltung der Arbeitsbereiche eine schnelle und flexible Vorgehensweise. Ein Plan, der diese Woche genehmigt wurde, könnte nächste Woche schon wieder hinfällig sein. 

Auch Gebäudemanager, die sich für die Arbeit mit Drittanbietern entschieden haben, sollten im Zuge der Neugestaltung so viel wie möglich zusammenarbeiten. Falls Änderungen in letzter Minute erforderlich werden, wären sie dann in der Lage, selbst an den Plänen zu arbeiten und die notwendigen Änderungen vorzunehmen. Auf diese Weise muss nicht auf den Auftragnehmer oder Architekten gewartet werden, wenn zudem womöglich kurze behördliche Fristen eingehalten werden müssen.  

„Ich glaube, die große Herausforderung besteht darin, dass Gebäudeteams besser denn je über ihre Objekte Bescheid wissen müssen“, sagt Ryan McGuinness, Enterprise Sales Director für Nordamerika bei Bluebeam, der oft mit Gebäudemanagern in Bauunternehmen und Architekturbüros zu tun hat. „Natürlich geben sie ihr Bestes mit den Tools, die ihnen zur Verfügung stehen. Sie müssen die Informationen anschließend jedoch auch an alle Beteiligten und Mitarbeiter kommunizieren.“ 

Und nicht nur das: Mit der Verantwortung über die Pläne und die Neugestaltung lernen Gebäudemanager außerdem den Umgang mit einigen Tools, die ihre Kollegen, die Architekten sind, bei der Planung und Umsetzung von Änderungen einsetzen. Es ist jedoch eher unwahrscheinlich, dass Gebäudemanager den Umgang mit Planungstools wie Revit oder AutoCAD erlernen, die von Architekten zur Planung verwendet werden. Aber glücklicherweise gibt es ein weiteres branchenübliches Tool, in das sie sich leicht einarbeiten können und das sie bei ihrem Vorhaben unterstützt. 

Zeit für Bluebeam Revu 

Bei diesem Tool handelt es sich um Bluebeam Revu. Dessen intuitive Markupwerkzeuge und Bearbeitungsfunktionen für PDF-Dateien machen es für Gebäudemanager zu einem überschaubaren und zugleich leistungsstarken Tool. Das gilt insbesondere für die Erstellung, Verwaltung und Kommunikation von Plänen und Maßnahmen im Zusammenhang mit COVID-19.

Abgesehen von detaillierten und branchenspezifischen Neugestaltungen und Markups, die in den Bauplänen der Arbeitsbereiche vorgenommen werden müssen, ist es wahrscheinlich, dass weniger technisch versierte Mitarbeiter alle endgültigen Pläne einsehen und unterschreiben müssen. Und hier kommt Studio, das in Bluebeam Revu integrierte Portal für cloudbasierte Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit in Echtzeit, als hilfreiches Tool für die Kommunikation und Genehmigung von Dokumenten ins Spiel.  

„Viele unserer Kunden verwenden die erweiterten Markupwerkzeuge in Revu, um die aktuelle Gestaltung und die geplanten Änderungen visuell darzustellen“, so McGuinness. „Zudem verwenden sie Studio, um mit allen Beteiligten zu kommunizieren. Studio stellt ihnen außerdem einen Prüfpfad für all diese Markups zur Verfügung.“    

Revu-Tools für Gebäudemanager  

Revu bietet bestimmte Werkzeuge und Funktionen, die für Gebäudemanager besonders nützlich sind, wenn sie Pläne für die Rückkehr ins Büro erstellen. 

Einfache Markupwerkzeuge: Werkzeuge wie Rechtecke, Kreise usw. können dazu verwendet werden, um Anforderungen hinsichtlich Belegung und Abstand zu ermitteln und zu verwalten. Füllfarben eignen sich dazu, verschiedene Sitzplatzzuweisungen zu kennzeichnen, zu visualisieren und zu kommunizieren. „Sie können z. B. farbige, aber dennoch transparente Rechtecke über einzelnen Schreibtischen platzieren“, erklärt Andrew Gaer, Director of Technical Account Management bei Bluebeam. 

Benutzerdefinierte Linienstile: In Revu können Benutzer benutzerdefinierte Linienstile erstellen, um verschiedene Dinge darzustellen. Wenn Gebäudemanager beispielsweise Änderungen der Laufrichtung in Korridoren visuell auf Plänen darstellen möchten, eignet sich die Verwendung eines benutzerdefinierten Linienstils mit Text, empfiehlt Omar Sheikh, Senior Professional Services Manager bei Bluebeam. „Möglich wäre auch ein Textfeld, in dem ‚Fiebermessstation‘ steht,“ so Sheikh.  

Bildmarkups: Revu ermöglicht es Gebäudemanagern, Fotos von bestimmten Gegenständen im Büro zu machen oder webbasierte Bilder zu verwenden, um z. B. auf Handdesinfektionsstationen oder Bodenmarkierungen hinzuweisen. Diese Bilder können für Mitarbeiter zur Ansicht und Verdeutlichung in die PDFs eingefügt werden. Laut Gaer kann dieses Werkzeug beispielsweise dazu verwendet werden, um die Standorte der Fiebermess- und Handdesinfektionsstationen zu fotografieren. Auf diese Weise wissen die Angestellten genau, wo sich die jeweiligen Stationen befinden, wenn sie ins Büro zurückkehren.   

Maßstabsgetreue Skizzen: Mit diesem Tool lassen sich maßstabsgetreue Formen wie Kreise oder Rechtecke für Büropläne erstellen. Wenn Gebäudemanager beispielsweise einen bestimmten Bereich sperren möchten, können sie mithilfe dieses Werkzeugs ein Rechteck mit den genauen Maßen der realen Fläche erstellen. Dieses Werkzeug eignet sich auch dafür, einen Kreis mit einem Durchmesser von 1,5 Metern zu erstellen, um Bereiche zu markieren, in denen strenge Abstandsregeln erforderlich sind.   

Legenden: Die Markuplegende unterstützt Gebäudemanager dabei, Pläne zu erstellen, die am Ende für alle einfach verständlich sind. So können die Pläne mit Markups versehen, genehmigt oder später bei der Rückkehr ins Büro verwendet werden. 

Kalibrierung: Mit diesem Tool lässt sich der richtige Maßstab für die Pläne bestimmen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Messungen präzise erstellt werden. Dies ist besonders wichtig, wenn es um die erforderlichen Abstände geht, die in den Unterlagen für die Rückkehr ins Büro vermerkt werden. 

Studio: Sobald der erste Entwurf der Pläne bereit für die Prüfung und weitere Zusammenarbeit ist, können Gebäudemanager das Dokument (oder das Dokumentenset) in einem Projekt in Studio, der cloudbasierten Dokumentenverwaltungslösung von Bluebeam, verwalten. Sie können eine Studio-Sitzung starten und verschiedene Prüfer und Mitwirkende dazu einladen, die unabhängig von ihrem Standort die Möglichkeit haben, Notizen und Markups in Echtzeit hinzuzufügen.

Werkzeugset: Gebäudemanager müssen sehr wahrscheinlich Änderungen an den Plänen der verschiedenen Standorte ihres Unternehmens vornehmen. Daher bietet es sich an, diese neu erstellten Werkzeuge zur Tool Chest in Revu hinzuzufügen, damit sie für den künftigen Gebrauch leicht zugänglich sind. 

Illustrationen von Nico Abbasi