Schon vor der Coronapandemie ging der Trend immer stärker zum Arbeiten von zu Hause. Seit 2006 ist der Anteil der Beschäftigten, die häufig oder gelegentlich im Homeoffice arbeiten, laut Angaben des Instituts der deutschen Wirtschaft um rund 9 Prozent gestiegen. Für viele Arbeitnehmer:innen eine optimale Möglichkeit, berufliche Aufgaben und private Interessen erfolgreich unter einen Hut zu kriegen. Sei es, um lange Anfahrten zum Büro und damit jede Menge Zeit und Stress einzusparen oder um Job und Familie besser miteinander vereinen zu können. Das vergangene Jahr hat gezeigt: Es geht alles, wenn man nur gut organisiert ist und dem digitalen Wandel gegenüber aufgeschlossen ist. Viele Prozesse lassen sich mit entsprechender IT-Infrastruktur remote sogar besser steuern und komplizierte Kommunikationswege verschlanken.
Drei nützliche Tipps für digitales Teamwork
Auch in der Baubranche kommt das Thema Digitalisierung immer häufiger auf. Building Information Modeling (BIM) ist ein wesentlicher Faktor, um Qualität, Zusammenarbeit und Kosteneffizienz in der Bauplanung zu verbessern. Damit aber die Projektplanung auf Distanz funktioniert, gilt es einige Regeln zu beachten. Wir haben für Sie in diesem Artikel einige nützliche Tipps zusammengestellt, wie Online-Kommunikation und digitales Teamwork in Ihrem Unternehmen produktiver gestaltet werden können:
- Die tägliche To-do-Liste als Basis
Planen Sie am besten schon kurz vor dem Feierabend, was am Folgetag zu tun ist, und setzen Sie Prioritäten. Reservieren Sie sich beispielsweise den Vormittag für konzentriertes Arbeiten oder wichtige Gespräche. Die meisten Kolleg:innen sind vormittags besser zu erreichen als nachmittags, vor allem Teilzeitkräfte. Homeoffice bietet außerdem den Vorteil, den Arbeitsalltag dem persönlichen Biorhythmus anzupassen. Manche Menschen sind morgens produktiver, andere wiederum sind Nachteulen. Dabei sollte aber darauf geachtet werden, dass es Kernzeiten gibt, in denen alle Kolleg:innen und Projektbeteiligten zeitgleich erreichbar sind. Sei es für eine Videokonferenz oder ein Telefonat. Und auch die Arbeitszeiten sollten klar definiert sein. Sonst drohen laut einer Studie der Hans-Böckler-Stiftung Arbeit und Freizeit zu verschwimmen. Hilfreich ist es in jedem Fall, regelmäßige Zeitfenster für bestimmte Aufgaben einzuplanen oder den Tag in Blöcke einzuteilen. Auf diese Weise werden auch Arbeitsabläufe verinnerlicht und ritualisiert. - Klare Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg
Ist Kollege Mayer gerade am Platz oder beim Außentermin? Hat Frau Müller schon die Baupläne finalisiert oder gab es noch Änderungen? Früher reichte ein Gang zum nächsten Schreibtisch oder eine Verabredung zur Mittagspause. Heute muss man sich die Informationen oft häppchenweise besorgen und Kolleg:innen hinterherklingeln – oder klare Regeln aufstellen, um Erreichbarkeit und Projektstatus für alle transparent zu halten. Kontraproduktiv ist es auch, Projektbeteiligte mit stündlichen E-Mails zu bombardieren. Nicht nur der Adressat:in wird die Zeit geraubt, sondern auch die Absender:in kann nur schwer den Überblick über die Fragen und Informationen behalten. Bündeln Sie lieber die Inhalte in einer E-Mail und zwar strukturiert und thematisch sortiert. Das macht ebenso das Beantworten einfacher. Oder wechseln Sie auf moderne Messaging-Software, mit der Ihr Team Informationen innerhalb von Untergruppen projektbezogen austauschen kann. Dann wird auch niemand zugespamt. Im besten Fall können die Benutzer:innen sogar ihre An- und Abwesenheit für ihr Team sichtbar machen. Auch das vereinfacht die Kommunikation. - Willkommen im virtuellen Konferenzraum
Gemeinsame Mittagessen, Teambuilding-Events und Betriebsfeiern köcheln leider schon sehr lange auf Sparflamme. Ein Ende ist noch nicht abzusehen. Damit sich das Team nicht komplett aus den Augen verliert und das Wir-Gefühl gestärkt wird, sind regelmäßige Videokonferenzen geradezu unverzichtbar. Auch hier ist es hilfreich, klare Strukturen festzulegen: Nominieren Sie einen Moderator, der Agenda und Zeit im Blick hat. Welche Themen sind wichtig? Welche können auch im Zweiergespräch geklärt werden? Teilen Sie das Meeting genauso wie den Tagesplan in thematische Blöcke, um effektiv einen Konsens zu finden. Eine weitere Person könnte ein Schlussprotokoll verfassen, um alle Informationen zu bündeln. Sollte das Meeting länger als eine Stunde dauern, planen Sie Pausen ein. Der starre Blick auf einen Monitor kann sehr viel ermüdender sein als ein schlecht gelüfteter Konferenzraum.
Nächstes Level: Digitale Abwicklung von interdisziplinären Projekten
All diese Tipps können Sie hervorragend in Ihrem eigenen Betrieb anwenden. Doch was ist eigentlich, wenn ein interdisziplinäres Team aus Auftraggeber:innen, Planungsbüro und verschiedenen Dienstleister:innen an einem Bauprojekt zusammenarbeitet? Ein nützliches Tool, um Bauprojekte schneller voranzutreiben und letztendlich sogar Ressourcen zu sparen, ist unsere Bausoftware Revu. Sie ermöglicht die zeitgleiche standortunabhängige Zusammenarbeit, indem das gesamte Projektteam alle nötigen PDF-Dateien in einer Cloud sammelt und abruft. Allein das spart bereits viele Telefonate und das zeitfressende Durchsuchen des E-Mail-Verlaufs. Darüber hinaus können die aktuellsten Anpassungen in Dokumenten und Bauzeichnungen für alle auf gut sichtbare und nachvollziehbare Weise mithilfe von Markupfunktionen dokumentiert werden.
Revu vernetzt Bauteams unabhängig von Ort und Zeit
Selbst größere Sitzungen können Sie mit Bluebeam Revu realisieren. Die in Revu integrierten Studio-Sitzungen vernetzen bis zu 500 Personen miteinander. Innerhalb der Studio-Projekte ist die Teilnehmerzahl sogar unbegrenzt. Kurzum: Revu ist eine innovative Kollaborationslösung, die den schnellen und zuverlässigen Datenaustausch ermöglicht und zudem noch praktische Werkzeuge für die Prüfung und Bearbeitung von PDF-Bauplänen bietet. Ein weiterer großer Pluspunkt ist die einfache Bedienbarkeit der Software. Auch das fördert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und die Arbeitsqualität in digitalen Arbeitsabläufen enorm.
Lernen Sie hier weitere Vorteile von unserer Bausoftware Revu kennen.
