Illustration von Nico Abbasi
Das portable Dokumentenformat (Englisch: Portable Document Format, kurz: PDF) ist omnipräsent in der gesamten Geschäftswelt, aber besonders in der Baubranche. In diesem Sektor werden alle Dokumente als PDFs digitalisiert: von Planungsdokumenten und Informationsanfragen bis hin zu Angebotsabgaben und vielen mehr.
Aber was genau ist eigentlich ein PDF? Und wieso ist dieser Dateityp so wichtig in der Baubranche?
Tauchen wir zunächst einmal in die Geschichte von PDF-Dateien ein.
1991 setzte sich Dr. John Warnock, Mitbegründer von Adobe, das Ziel, jedem Benutzer nicht nur das Erfassen eines Dokuments aus jeder beliebigen Anwendung, sondern auch das Versenden, Anzeigen und Drucken der elektronischen Fassung des Dokuments von jedem beliebigen Gerät aus zu ermöglichen.
Im darauffolgenden Jahr führte dieses Vorhaben zur Entwicklung des PDF-Formats, das seitdem immer weiterentwickelt wurde. Sowohl der Anwendungsbereich als auch die Funktionen von PDF-Dateien werden ständig erweitert, weshalb es heutzutage auch einen kompletten Teilsektor der Softwareentwicklung gibt, der sich um diesen Dateityp kümmert.
Warnock und Chuck Geschke, ein weiterer Mitbegründer von Adobe, erarbeiteten eine Reihe verschiedener Eigenschaften von PDFs, die noch heute von entscheidender Bedeutung für die Baubranche sind.
Kompatibilität mit den meisten Softwaretools
Während Word-Dokumente nur im Ökosystem von Microsoft und Revit-Formate nur auf der Revit-Plattform verwendet werden können, sind PDF-Dateien plattformübergreifend. Fast jede Software unterstützt PDFs. Der digitale Dateityp ist äußerst flexibel und für eine Vielzahl von realen Anwendungsfällen geeignet.
Das PDF gilt als eine Art standardisiertes Dateiformat, das überall auf der Welt akzeptiert und geteilt wird. Obwohl PDFs ursprünglich als Produkt von Adobe und seinem Aushängeschild, dem PDF-Viewer Acrobat, entwickelt wurden, ist ihre Verwendung nicht nur auf diese Plattform beschränkt.
PDF als digitales Äquivalent zu einem Blatt Papier
Einfach ausgedrückt sind PDFs das digitale Äquivalent zu einem Blatt Papier. Bauarbeiter haben jahrzehntelang mit physisch greifbaren Papierdokumenten gearbeitet. Mit PDFs wurde also im Grunde dasselbe Konzept übernommen, allerdings wurde das Konzept auf eine digitale Umgebung übertragen.
Dieses digitale Blatt Papier hat allerdings weitaus mehr zu bieten als ein gewöhnlicher Papierbogen. PDFs bieten verschiedene Bearbeitungsoptionen und sind somit unglaublich leistungsstarke und nützliche Tools, besonders für Fachkräfte in der Bauindustrie.
PDF als Container
Eine Möglichkeit, sich die Leistungsstärke einer PDF-Datei vorzustellen, besteht in dem Vergleich von einem PDF zu einem Container. PDF-Dateien sind im Wesentlichen mit Daten gefüllte Behälter. Zuallererst enthalten sie natürlich den Text, aber sie bieten weitaus mehr, wie zum Beispiel Markups zum Text, Hyperlinks zu anderen digitalen Dokumenten oder Ressourcen und natürlich Bilder. Dieser Container ist insgesamt also ein hochdynamisches Dokument.
EBENFALLS AUF BUILT:
Alle Daten im PDF-Container setzen sich aus unterschiedlichen Komponenten zusammen. Dabei kann es sich um den ursprünglichen Text, ein Markup oder ein anderes Datenelement handeln, wie zum Beispiel ein Bild, einen Hyperlink oder etwas ganz anderes. Ein PDF kann unendlich viele solcher Daten enthalten. Zu den weiteren Beispielkomponenten zählen außerdem Dateieigenschaften, Anhänge und digitale Signaturen.
Dokumentensicherheit
Als dynamische Dokumententypen, die Zugriff auf unterschiedliche Komponenten bereitstellen, bieten PDFs den Benutzern ein Höchstmaß an Flexibilität bei der Bearbeitung, Änderung und Sicherung von Dokumenten für verschiedene Verwendungszwecke.
PDF-Dateien können zwar bearbeitet, aber auch vom Verfasser gesperrt werden, sodass andere Betrachter keine Änderungen am Dokument vornehmen können. Auf diese Weise gilt das Dokument als besonders sicher und kann auch für „offizielle“ Zwecke verwendet werden, wie zum Beispiel als rechtsgültiger Vertrag oder als ein anderes rechtsverbindliches Dokument. In den meisten Anwendungsfällen sind die digitalen Signaturen in einer PDF ebenso gültig und sicher wie die in anderen offiziellen Dokumenten.
Dateigröße
Aufgrund der überschaubaren Dateigröße von PDFs können die Dateien leicht freigegeben und übertragen werden. Selbst größere PDF-Dateien können einfach in kleinere Dateien umgewandelt werden. Somit ist es möglich, PDF-Dokumente über die meisten Kommunikationskanäle wie E-Mail oder auch andere Dateitransfersysteme für andere freizugeben.
Branchenstandard
Genau diese Eigenschaften sind der Grund, weshalb PDF-Dateien in der Bauindustrie als Norm gelten. Sowohl der dynamische und digitale Aspekt von PDFs als auch die Möglichkeit, große Datenmengen in relativ kleinen Dateigrößen zu speichern, sorgen dafür, dass das PDF auch in den nächsten Jahrzehnten weiterhin einer der Standarddateitypen in der Branche sein wird.
