Illustration av Rae Scarfó

Tänk på en förändring från senaste tiden. Tänk sedan på vem som sponsrade förändringen. Jag slår vad om att du kommer på ett namn ganska snabbt. 

Jag slår även vad om att du kan komma på någon som är en riktigt bra projektsponsor. Och kanske någon som inte är det. Varför? Jo, för att projektets framgång är helt beroende av hur effektiv sponsorn är. 

Men visste du att nästan varannan projektgrupp upplever att deras sponsor är ineffektiv eller bara måttligt effektiv? Eftersom projektsponsorer spelar en så avgörande roll är det en viktig sak att komma ihåg när du hanterar omfattande företagsmässiga förändringar, som att implementera en ny teknik eller process.

Vad är då skillnaden mellan en bra sponsor och en dålig sponsor? Och viktigast av allt, vad bör du som ledare se till att din sponsor gör?

Vad är en sponsor?

En sponsor är en person (vanligtvis någon typ av chef) som stödjer och främjar initiativet eller förändringen. Deras huvudsakliga fokus är att anpassa strategin och avlägsna hinder för teamet snarare än att hantera löpande detaljer kring implementering av projektet.

Jag anser att en sponsor kan vara vem som helst som har goda relationsfärdigheter och som stödjer förändringen. Det behöver inte nödvändigtvis vara teamets eller organisationens högst rankade person. En effektiv sponsor är någon som andra litar på och som kan hjälpa till med att genomföra projektet.

Vad är en sponsor … inte?

En sponsor är inte en projektledare. De bör inte arbeta med projektets löpande detaljer. När en sponsor fattar beslut kring projektets löpande arbete används inte teamets resurser på rätt sätt. En sponsor bör istället sätta upp milstolpar och mål för projektteamet, snarare än att arbeta med projektets detaljer.

OCKSÅ PÅ BUILT:

En sponsor är inte heller en hejarklack. Att stödja en förändring för syns skull är inte detsamma som effektivt sponsorskap. Även om det är viktigt att man visar att förändringen stöds av ledningen måste dina sponsorer även vara synligt aktiva inom projektet. Planera att engagera projektets sponsor genom hela projektet. De bör ha en aktiv roll i initiativets början, design och implementering.

Vad bör en effektiv sponsor göra?

En sponsor har en omfattande roll. En sponsor har många olika uppgifter. Här följer ett par viktiga saker att tänka på:

I början av projektet:         

Sponsorer bör hjälpa till att välja ut och distribuera projektteamet. De ska bedöma vem som bör vara projektledare och hjälpa till att välja kompetenta teammedlemmar. De bör även hjälpa teamet att förstå anledningen till förändringen och hur den påverkar och gynnar företaget.

Sponsorer bör även börja arbeta för att få stöd från andra ledare. En av sponsorns viktigaste uppgifter är att arbeta för att informera andra ledare om den kommande förändringen och varför den är nödvändig. Att öppna dessa kommunikationskanaler på ett tidigt stadium låter ledare följa förändringen istället för att överraskas när den implementeras.

Det är även viktigt att skapa allmän medvetenhet om den kommande förändringen bland personalen. När ett projekt har godkänts och startats bör din sponsor börja att kommunicera med personalen kring vad som ska ändras och varför. Vad har förändringen för fördelar för företaget, och vad skulle hända om den inte genomfördes? Se även till att inkludera information om hur förändringen ger fördelar för individen. ”Vad ger det för mig?” är en starkt motiverande faktor när det kommer till att få andra att anpassa sig till en förändring.

Under designstadiet bör en sponsor:

Hålla sig uppdaterad och engagerad med projektteamet samt i någon utsträckning delta i teamets möten (inte nödvändigtvis alla möten). Arbeta aktivt med projektteamet för att erbjuda stöd och avlägsna hinder, och sedan tillgodose teamets förfrågningar. Hjälpa teamet att bibehålla den strategiska visionen och arbeta i rätt riktning.

Kommunicera. Att dela viktiga budskap med personalen visar att sponsorn är engagerad i förändringen. Det är även viktigt att budskapet är konsekvent.

Få support och stöd från andra ledare och chefer. Berätta för andra chefer vad de kan göra för att stödja förändringen. Detta kan göras genom både allmänna och privata samtal.

Under implementeringen bör sponsorer engagera genom att:

Fortsatt hålla kontakten med projektteamet. Implementering kan medföra resursbegränsningar. Håll kontakten med teamet för att se till att de fortfarande har allt de behöver. Om inte bör du hjälpa dem att hitta lösningar.

Visa upp förändringen. Föregå med gott exempel och visa både chefer och annan personal att du själv har gjort förändringen.

Fortsätt att driva viktiga budskap. Om det finns parter som motsätter sig förändringen kan sponsorn behöva ha enskilda möten med dem (eller gruppmöten) för att berätta om förändringen och få en förståelse för de hinder som personen eller gruppen upplever. Ofta orsakas motstånd av missförstånd. Att en ledare förklarar förändringen med teamet kan därför göra underverk.

Dela och fira framgångar. Bekräftelse är viktigt. Varje person vill veta att deras arbete med att genomföra förändringen uppskattas.

Sant sponsorskap kräver hårt arbete. Om du gör det på rätt sätt handlar det om mer än att muntligt stödja nya projekt som du tror kan ge fördelar. Det kräver tid och arbete, men det kommer garanterat att löna sig. 

Effektivt sponsorskap sätter tonen för ett projekt. Det visar både personal och chefer att du tar förändringen på allvar och att företaget ser värde i dess effekter. Att inte ha en sponsor, eller att ha en sponsor som inte är aktivt engagerad, kan riskera schemat, kostnaderna och genomförandet av förändringen.