En av bieffekterna av covid-19-pandemin 2020 har blivit att man nu förutspår en kraftigt ökad försäljning av molnprogram. När de anställda i allt högre utsträckning arbetar hemifrån måste programvaran finnas tillgänglig var som helst, när som helst. Ett program behöver inte vara molnbaserat för att vara tillgängligt på distans, men många IT-chefer – även i medelstora företag – har redan tidigare haft molnomvandling i sikte. Pandemin har gett dem en anledning att fråga sig varför man inte lika gärna kan satsa nu.

Att flytta viktiga programvaruapplikationer till molnet – något som redan har skett på många håll i byggbranschen – har betydande konsekvenser för en organisation. Mest tydligt är detta kanske för IT-teamet, som tidigare haft i uppgift att underhålla programvaran lokalt. Ekonomiskt sett innebär övergången till molnbaserade byggledningsprogram en förändring från att använda programvara på licens och betala årliga underhållsavgifter till en on-demand-modell där man betalar för det man använder. Man kan säga att man hyr programmet istället för att köpa det.

För slutanvändarna behöver en smidig molnmigrering knappt vara märkbar. En användare kan till exempel logga in på sin molnbaserade programvara, samarbeta med kollegorna om att färdigställa en uppsättning dokument för ett stort kontorsbyggnadsprojekt och skicka dem vidare för godkännande utan att behöva ägna en tanke åt den teknik som gör den här serien interaktioner möjlig.

Här hittar du svaren på några av de vanligaste frågorna från verksamma i byggbranschen om molnsamarbete inom branschen och den teknik som ligger bakom.

Var finns mitt program?

Programmet ligger inte längre på din dator utan på en fjärrserver, och levereras till dig när och var du än behöver det. Är detta någonting man behöver oroa sig för?

Enligt Jim Prothe, som är Marketing Director på Magenium – ett konsultföretag för IT-lösningar i Glen Ellyn i Illinois, USA – finns det all anledning att glädjas åt den här förändringen.

”En vän till mig har ett företag som hyr ett kontor i en förort till Chicago”, berättar Jim. ”Under en helg förra sommaren var det eldsvåda hos en annan hyresgäst i huset. Alla sprinklersystem gick igång, och programservern blev helt förstörd. De fick ägna de följande två veckorna åt att bygga upp servern igen med hjälp av säkerhetskopior på band som var en månad gamla. De blev alltså av med en hel månads data, däribland alla sina fakturor. Om de hade arbetat i en molnmiljö och det blev avbrott i en viss region skulle det ha funnits inbyggd redundans – de skulle ha kunnat utnyttja kapaciteten i en annan region, och verksamheten hade bara rullat på.”

Var finns servern då?

Servern sitter inte längre i företagets serverrum, eller lokalt som man brukar säga på molnspråk. Var den i själva verket sitter beror på var ditt företag ligger, och vilken typ av moln ni använder.

Vilken typ av moln?

Det finns minst tre olika typer av infrastruktur för molntjänster som används för molnsamarbete i byggbranschen:

• Offentligt moln: Slutanvändaren, det vill säga ditt företag, hyr tjänster av en större leverantör – kanske till och med en global koncern som Microsoft Azure, Amazon Web Services eller RackSpace. Vanligtvis delar ditt företag den hyrda infrastrukturen med andra företag (som av leverantören brukar kallas klienter). Arkitekturen är byggd så att era program och data är avskärmade från de andra klienterna, men själva bitarna ligger på delade datorer. När molntillämpningen var ny var vissa klienter oroliga för att deras egna data skulle flyta över till andra klienters utrymmen. Med det växande förtroendet för molnleverantörerna och tekniken har det orosmomentet i stort sett försvunnit.
• Privat moln: Det här innebär i allmänhet en infrastruktur som har samma egenskaper som en molnarkitektur, men den byggs och underhålls av ditt företag. Större företag kan ibland föredra att använda ett privat moln för extremt känsliga data. Bland medelstora arkitekt-, ingenjörs- eller byggfirmor är det här dock en ovanlig lösning.
• Hybridmoln: Vissa organisationer har program inom både offentliga och privata molninfrastrukturer.

För slutanvändaren bör typen av moln inte påverka programmets tillgänglighet eller prestanda.

Vad får vi ut av servern?

Det finns minst tre olika nivåer av åtagande som ditt företag kan välja för sin molnomvandling:

• Infrastructure as a Service (IaaS): Ditt företag hyr fysiskt utrymme på leverantörens servrar, och leverantören ansvarar för att hålla dem igång. Men det är också allt – det är ditt företags egen IT-personal som konfigurerar och underhåller alla program.
• Platform as a Service (PaaS): Förutom maskinvaran underhåller leverantören operativsystemet och alla andra arkitektoniska funktioner i miljön. Ditt företag underhåller fortfarande själva programmen.
• Software as a Service (SaaS): Leverantören underhåller allt från operativsystemet till programmen, och ditt företag betalar för att använda tjänsterna efter behov.

Var finns mina data?

En del av dem finns lokalt, men merparten finns i molnet. Serverns fysiska placering gör i allmänhet liten eller ingen skillnad för slutanvändaren, förutom i vissa undantagsfall som rör regelefterlevnad. Enligt Sarbanes-Oxley-reglerna, som infördes efter bokföringsskandalen hos Enron tidigt på 2000-talet, måste företag som tillhandahåller finanstjänster ofta kunna uppge för myndigheterna var deras bokföringsuppgifter lagras. Om verksamheten är internationell finns det även andra regler. Det går att avtala om att företagets data ska stanna inom en viss region eller på en viss server.

När det gäller molnsamarbete i byggbranschen är serverns fysiska placering inte heller helt ovidkommande. Det är fascinerande hur snabbt datapaket tar sig fram på den slingrande vägen genom internet, men om servern ligger väldigt långt bort kan slutanvändaren märka av en fördröjning som påverkar prestandan. Det är därför som leverantörer av offentliga moln – och storföretag som har egna, privata moln – har flera redundanta servrar utspridda mellan olika regioner. Infrastrukturen är utformad så att dina data dirigeras genom den närmaste servern, och dirigeras om till den näst närmaste om det blir avbrott i systemet för din region.

”I allmänhet ger större leverantörer av molntjänster kunden möjlighet att välja vilken region som de primära servrarna ska ligga i”, säger Jim. ”I stort sett alla storstadsregioner har egna, separata servrar.”

Varför använder vi molnprogram?

På kort sikt är det billigare att hyra än att köpa. SaaS-leverantören får enorma stordriftsfördelar och kan därför ta ut ett lägre pris.

Ur redovisningssynpunkt finns det fördelar med att minska kapitalkostnaderna och öka driftskostnaderna. Abonnemang på molntjänster betraktas generellt som driftskostnader. ”Under finanskrisen 2008 gick kapitalbudgeten upp i rök för många företag”, säger Jim. ”Att flytta program till molnet var ett sätt för företagen att kunna fortsätta bedriva sin verksamhet. I vissa branscher ser vi samma sak i samband med covid.”

Att hyra molnprogram minskar bördan för företagets IT-funktion, som då får mindre infrastruktur att underhålla. ”En vän till mig som har ett företag inom VVS-teknik brukar klaga över hur mycket stöd som krävs för lokal programvara”, säger Jim. ”Programmen måste ständigt uppdateras, och varje gång man gör det introducerar man en ny säkerhetsmässig sårbarhet. Den investering i IT-resurser som krävs för att hantera sådana ändringar kan vara ganska överväldigande för ett litet teknikföretag.”

Är det här inte lite riskabelt när det gäller våra hemligheter?

Vissa företag uttrycker oro för sina allra känsligaste data, men faktum är att molnet kan vara en säkrare plats än ett eget datacenter.

Ett globalt företag som Amazon Web Services eller Microsoft kan ha tusentals heltidsanställda som arbetar med säkerhet. De använder verktyg som bygger på artificiell intelligens och kan upptäcka eller till och med förhindra serviceavbrott eller hackerintrång. Deras automatiseringsverktyg genomsöker hela nätverket efter ovanlig aktivitet, till exempel avvikande datatrafik, och analyserar den snabbt för att bedöma om den kan utgöra ett hot. Trafiken i ett molnnätverk är förstås också krypterad från början till slut. Leverantörens rykte hänger på att den krypteringen är stark.

”Instinktivt kanske man känner ett behov av att ha stor kontroll över viktiga program”, säger Jim. ”Men man måste fråga sig vem som egentligen är bäst på att upprätthålla en säker infrastruktur: en leverantör av molntjänster vars överlevnad hänger på ett gott rykte när det gäller säkerhet, eller den egna IT-personalen?”

Någon nackdel måste det väl ändå finnas med molnanvändning?

Det finns en uppenbar nackdel: att användarna måste ha en tillförlitlig internetanslutning.

Startkostnaden är dock lägre, även om molnprogram kan kosta mer i det långa loppet. ”Vi har många företag som flyttar program från lokala installationer till molnet, och de behöver ofta hjälp med att optimera sina utgifter”, säger Jim. ”Man kan göra av med mycket pengar på kort tid i molnet. Man utnyttjar massor av kraft, men eftersom man betalar på månadsbasis kanske man inte lägger märke till det. Man kan ofta dra ner på den kraft man förbrukar under de tider på dygnet då folk inte lika ofta är uppkopplade.”

Om datastrukturen i molnprogrammet skiljer sig från den i det lokalt installerade programmet kan det hända att data måste rensas, omstruktureras och normaliseras. Att migrera data till molnet kan vara dyrt, krångligt och riskabelt om det sker utan experthjälp.

Kommer alla att byta till molnprogram?

Det beror på. Vissa företag använder bara grundläggande program i molnet, till exempel e-post. Andra har gjort det till standard att alltid välja molnversionen när ett nytt program ska introduceras.

Det beror också på programmet. Många programvaruföretag håller själva på att övergå till en produktutvecklingsplan där molnet kommer i första hand, och flyttar gradvis över sina långvariga kunder från lokala installationer till molnprodukter. Många nya programvaruleverantörer kommer sannolikt bara att tillhandahålla molnbaserade program.

Nästa gång du loggar in på ett molnbaserat program för att granska en ritning eller kommunicera en uppsättning dokumentändringar så vet du nu alltså hur tekniken bakom dessa transaktioner faktiskt fungerar!