Illustration av Rae Scarfó

Fakturagranskning är ett vanligt arbetsflöde mellan entreprenörer, underleverantörer och byggherrar. Medan ett projekt rör sig framåt måste var och en av dessa enheter få betalt för det arbete som har utförts och installerats inom respektive betalningsperiod.

Det här arbetsflödet sker ofta via e-post. Det innebär att kommunikationen mellan de olika parterna är fragmenterad, transaktionerna görs utifrån en oorganiserat flöde av formulär och kalkylblad, som alla är utformade för att göra processen så exakt och välordnad som möjligt.

Det här gäller särskilt för betalplanen, där kostnader baserade på utfört arbete kommuniceras mellan entreprenören och underleverantören. I den här detaljerade redogörelsen på flera sidor fördelas den ursprungliga kostnaden för avtalet och alla ändringsorder på kostnadsställen eller arbetsmoment. Betalplanen är dessutom baserad på godkänd budget eller avtalstyp, och innehåller alla arbetsposter för ett projekt liksom värdet eller kostnaden för varje post. I slutändan omfattar den här utförliga arbetslistan hela byggprojektet och avtalskostnaden från början till slut.

Resultatet blir ofta en tidskrävande process, där man oundvikligen tvingas lägga extra tid på att se till att fakturagranskningen är exakt, säger Jennifer Younes, som är Product Marketing Specialist på Bluebeam och tillbringade en betydande del av sin tidiga karriär ute på fältet för Barton Malow.

Jennifer berättar att under hennes tid på Barton Malow upptäckte hennes team till sist att de genom att flytta fakturagranskningen till Bluebeam Revu och Studio-sessioner (där användare kan samarbeta och kommentera dokument i molnet) kunde göra arbetsflödet smidigare och mer effektivt.

”Anledningen till att Studio är ett smart och effektivt val är att det samlar alla parters kommunikation på en och samma centrala plats”, säger Jennifer. Förut var man varje månad tvungen att skicka massor av e-postmeddelanden, för varje underleverantör och varje faktura. I varje e-postmeddelande fanns det sedan flera bilagor, och vi var tvungna att manuellt sammanställa markeringarna från varje svar för upp till 30 eller 40 underleverantörer. Med Studio-sessioner kunde vi samarbeta på ett och samma ställe, få tillgång till de senaste dokumenten och markeringarna och minimera behovet av e-post och manuell sammanställning av kommentarer.”

Här är fem fördelar som Jennifer Younes menar att andra entreprenörer bör tänka på när de funderar på att bygga in Studio-sessioner i fakturagranskningsprocessen.

Centraliserad kommunikation

E-post är snabbare än vanlig post, men inte nödvändigtvis bättre organiserad. När en faktura från en underleverantör skickas vidare till projektets huvudentreprenör granskas den vanligtvis av företagets revisorer, projektingenjörer, platschefer och projektledare – och ibland krävs det ändringar innan den slutliga fakturan kan godkännas.

När ett projekt har 30 eller 40 underleverantörer, vilket ofta är fallet för större fastigheter, blir den här processen tidskrävande och felbenägen. Därför är det svårt att hålla ordning på den.

Studio-sessioner kan lösa de här problemen eftersom de fungerar som ett centralt kommunikationsnav för hela arbetsflödet under en viss betalningsperiod. Underleverantörerna kan skicka in sina fakturor, entreprenörerna kan göra anteckningar eller skriva frågor, och om det behövs kan man kommunicera direkt genom en Studio-session medan fakturan granskas.

Meddelanden och aviseringar

Att få fakturor behandlade och godkända snabbt är ett gemensamt ansvar. Genom att använda aviseringsverktyget i Studio-sessioner kan man se till att såväl fakturor som andra dokument skickas in i tid och att alla poster blir granskade snabbt.

Jennifer berättar att tack vare aviseringarna i Studio-sessioner får underleverantörer och teammedlemmar omedelbart veta när det har kommit in kommentarer som de behöver titta på. De kan logga in när som helst för att få se den senaste informationen och göra eventuella ändringar.

”Vi använde aviseringarna i Studio för att meddela teammedlemmarna om att de behövde granska och kommentera specifika poster,” säger Jennifer om den fakturagranskningsprocess som hennes team på Barton Malow använde. ”Efter granskningen kunde vi meddela underleverantören om att den var klar. De kunde då gå in i sessionen igen, göra begärda ändringar och ladda upp det slutliga dokumentet igen med ändringarna i. Vi kunde sedan hoppa in i Studio, bekräfta att ändringarna hade gjorts och godkänna fakturan med anpassade Revu-stämplar och Revu-signaturer. Studio underlättade den processen enormt.”

Kostnadsbesparingar

Vid första anblick kan det kännas intuitivt rätt att hantera fakturagranskningen per e-post med bifogade dokument. Men lägger man ihop all den tid som det tar att skicka meddelanden fram och tillbaka, dubbel- och trippelkolla ändringar och kommunicera på ett fragmenterat och oorganiserat sätt blir det till sist mycket.

Tid är trots allt pengar i byggbranschen, och ju mindre tid en medarbetare behöver lägga på att söka igenom en fullspäckad inkorg för att få fakturagranskningen klar i tid, desto mer tid kan han eller hon använda till att utföra betydelsefullt arbete på kontoret eller byggarbetsplatsen.

Jennifer Younes säger att enligt hennes erfarenhet sparade man ansenlig tid på att flytta fakturagranskningsprocessen till Studio-sessioner. Hon och hennes team slapp lägga så mycket tid på administrativt arbete och kunde koncentrera sig på att föra projekten framåt.

Smidigare arbetsflöden

Fakturagranskning är bara en liten del av de dokumenthanteringsfunktioner som kan utföras i Studio-sessioner. Ändringsorder, utfärdade ritningar, underlag, arbetsomfattningar, scheman och i stort sett vilka andra dokument som helst som används regelbundet kan läggas in som PDF-filer för samarbete i Studio-sessioner.

Studio-sessioner är dessutom flexibla och kan anpassas till ett visst projekts behov. Användare kan identifiera vilka projektarbetsflöden som ska göras smidigare, och standardisera gemensamma granskningar genom att använda sessioner.

Att allt är i PDF-format innebär slutligen att signaturer och godkännanden kan göras digitalt och omedelbart.

Större effektivitet och standardisering

Revu gör det enkelt för projektteam och företag att skapa anpassade markeringar och stämplar med verktygssatser som kan delas med hela projektteamet och organisationen. Att dela anpassade verktygssatser sparar tid, höjer effektiviteten och gör dokumentgranskningen konsekvent i vilket arbetsflöde som helst.

Istället för att varje granskare måste lägga värdefull tid på att göra egna markeringar och stämplar kan projektteamet skapa projektspecifika markeringar och dela med hela projektteamet. På så sätt blir markeringarna konsekventa och man sparar tid.

Genom att använda Studio-sessioner för fakturagranskning kan alla projektintressenter dra nytta av en snabbare, mer välorganiserad och mer användarvänlig process.