Hoffman Building Technologies (HBT) arbetar med att effektivisera driften av såväl gamla som nya byggnader.

Företaget, som är baserat i North Carolina i USA, har byggnadsautomation som kärnverksamhet. Det omfattar allt från styrning av belysning och VVS till hantering av energi, gas och vatten.

HBT startade 1985 som Hoffman and Hoffmans styrningsdivision, och dess system finns i över 1 000 byggnader över hela Virginia, North Carolina och South Carolina.

Kunderna gjorde stora besparingar genom att använda det senaste inom byggnadsautomation. På HBT upplevde man ändå att företagets interna processer för allt från dokumentdelning till att göra ändringar ute på fältet tyngdes ner av att man förlitade sig på traditionell pappersdokumentation.

För två år sedan började några medarbetare i HBT:s säljteam experimentera med Bluebeam och blev imponerade av dess funktioner.

I början av 2020 lanserade HBT ett pilotprogram för att flytta över resten av företagets projekt- och dokumenthantering till Bluebeam Revu.

Bara lite drygt ett år senare kan man se ett dramatiskt resultat.

HBT har helt omvandlat sitt sätt att arbeta. Företagets ingenjörer och tekniker har gjort sig av med den besvärliga pappersdokumentationen till förmån för smidigt digitalt samarbete i Bluebeam Revu.

Det har också varit en vinst för kunderna, eftersom det har höjt den redan höga kvaliteten på företagets arbete och tjänster ytterligare, säger Chris Stegall, vd och driftschef för HBT. Det var han som godkände utrullningen av Bluebeam till hela företaget.

”Alla hålls uppdaterade”, säger Chris. ”Det är mindre risk för att saker hamnar mellan stolarna, eftersom de sker i stort sett direkt.”

Hur allt började

Det var en ingenjör som var först med att börja använda Bluebeam Studio i Revu, säger Patrick Gorman, driftsansvarig på HBT:s kontor i Raleigh, North Carolina. Patrick har spelat en central roll som förkämpe för den nya tekniken.

Ingenjören, som var baserad i Charlotte, hade arbetat med en kund som ställde krav på dokumentationen. Han hade provat till exempel BIM 360, Microsoft Excel och Microsoft Access i sin jakt på det bästa sättet att lagra data och utbyta dem med personal på byggarbetsplatsen.

Han stötte då på Bluebeam Studio i Revu, började använda det och lyckades med dess hjälp uppfylla kundens krav.

När Patrick Gorman fick höra talas om vad ingenjören höll på med såg han snabbt stor potential i Bluebeam Studios molnteknik. Han tog sedan över utvärderingsarbetet.

Ungefär 75 % av HBT:s arbete innebar att skriva ut och spara pappersdokument – en tidskrävande process som krävde betydande lagringsutrymme.

Det som fick bägaren att rinna över var dock att företaget måste förlita sig på att kunna ansluta genom ett virtuellt privat nätverk (VPN) för att överföra data från byggarbetsplatserna tillbaka till företagets server.

”När man jobbade ute på fältet och var tvungen att använda en VPN-anslutning tillbaka till servern krävdes en stabil uppkoppling”, säger Patrick.

Så han började samarbeta med en av ingenjörerna för att hitta sätt att ”designa och utveckla en struktur” för att rulla ut Bluebeams teknik till hela företaget.
Det var startskottet för en två år lång resa som skulle komma att förändra HBT:s sätt att kommunicera och spåra projekt.

”Målet var att hitta något som var enkelt att rulla ut, enkelt att utbilda i och – bokstavligt talat – enkelt att använda”, säger Patrick. ”Jag är övertygad om att om man har ett verktyg som inte är enkelt att använda så är man mindre benägen att använda det, oavsett vad det handlar om.”

Patrick och hans team ägnade ”merparten av ett år” åt att experimentera med Bluebeam Studio när deras arbete kom upp under en intern granskning med Chris Stegall. Han föreslog att de skulle presentera sina resultat på en chefskonferens som hålls två gånger om halvåret.

”Vi såg ett stort intresse och fick många frågor från övriga projektledare”, säger Patrick Gorman.

Snart arbetade Patrick och de andra i hans team med att utveckla en utbildningsplan som kunde bana väg för en utrullning av Bluebeam Revu till hela företaget. De tog hjälp av TPM, Inc., ett företag som arbetar med byggteknikutbildning.

Patrick skapade två kurser – en i South Carolina och en i North Carolina – och började med företagets projektledare innan han gick vidare till tekniker och ingenjörer.

Målet var att se till att ”alla på alla nivåer inom företaget skulle använda processen”, säger Patrick.

När ett jobb är inbokat ansvarar projektledaren för insamlingen av allt som behövs, till exempel ”mekanikritningarna, elritningarna, specifikationerna och omfattningen”, säger Patrick.

Som en del av sin utbildning fick projektledarna lära sig att det första steget numera är att skapa ett Studio-projekt (dokumentlagringsfunktionen i Revu), och därmed upprätta en mall för de mappar som skapas för varje jobb.

”Och sedan är det bara att börja släppa ner informationen i mapparna där den normalt skulle ligga”, säger Patrick.

Han har fortsatt med utbildningen medan företaget har utökat sina digitala funktioner med Bluebeam.

Nu arbetar han med att hjälpa personal ute på byggarbetsplatserna att bli skickliga på att använda Studio-sessioner, funktionen för digitalt samarbete i Revu, på sina iPads. Samtidigt hjälper han HBT:s ingenjörer att förstå vad Bluebeam används till.

”Vi ägnade två år åt att finslipa och komma till en punkt där vi för det första förstod Bluebeam tillräckligt bra och för det andra hade utvecklat processen för att rulla ut det till vår personal”, säger Patrick.

Stor omvandling

Allt det här innebär en radikal förändring jämfört med hur HBT arbetade innan Bluebeam, säger Patrick.

Ingenjörerna ägnade mycket tid och arbete åt att förbereda projekthäften i pärmar som de gav till företagets tekniker.

Det innebar mycket papper och utskrifter, bland annat mekanik- och elritningar samt styrnings- och utcheckningsdokumentation för utrustning.

”Och det var så Hoffman hade jobbat i många år”, säger Patrick. ”Vårt lager var bokstavligt talat fullt av hyllor med ringpärmar från alla projekt. Det var där informationen fanns.”

Kommunikationen och samarbetet mellan olika kontor, och med personalen ute på byggarbetsplatserna, har också blivit enklare och mer effektiv.

Med hjälp av Bluebeam Studio tar ingenjörerna all information som projektledaren har samlat in och börjar sedan utveckla bland annat styrnings- och utrustningsunderlag.

Ingenjören kan sedan ladda upp deras PDF-filer till en Studio-session i Revu, skicka ut inbjudningar och låta markeringsarbetet – där alla jobbar med samma dokument om sessionen är aktiv – börja. Alla i teamet har tillgång till samma dokument på sina iPads, bärbara datorer eller telefoner.

Det tidskrävande utbytet av föreslagna ändringar och dokument fram och tillbaka är borta.

”Det har varit en stor – jag menar astronomisk – förbättring av vår process. Vi har minskat tidsåtgången för att granska dokument med 4–5 olika personer, säger Patrick Gorman. ”Med Studio-sessioner går det väldigt snabbt – det är klart på några dagar och det krävs inget skickande fram och tillbaka.”

HBT:s användning av Bluebeam Studio har också effektiviserat kommunikationen mellan teknikerna på byggarbetsplatsen och medarbetarna på kontoret kring utcheckningsdokument, ändringsordrar, informationsförfrågningar och mycket annat.

”När som helst kan vår tekniker, vår projektledare eller vem som helst ute på fältet säga: ’Hej, jag heter Kalle och jag är entreprenör här. Vad handlar den här ändringsordern om? Vad är det för något? Är vi klara? Vad väntar ni på?’”, säger Patrick.

Förbättrad fakturering

Bluebeam har också bidragit till att göra faktureringsprocessen mer effektiv.

Entreprenörer kräver ofta att få fakturera varje månad för det arbete som har utförts.

Tidigare, när allt gjordes på papper, var teknikern tvungen att ta med sig boken till ingenjören och kunde inte fortsätta arbeta medan uppdateringarna gjordes, förklarar Patrick.

Nu krävs det bara ett e-postmeddelande till ingenjören där man ber om en uppdatering om vad som har utförts för ett visst jobbnummer.

”Han kan snabbt gå direkt till Bluebeam Studio och stämma av med teknikern: ’Jag ska ta fram en kopia av rödmarkeringarna för att göra as-builts’”, säger Patrick. ”Ingenjören gör därför sina uppdateringar, lägger upp as-built-ritningarna och kan snabbt få betalt. Det tar bara några sekunder.”

Ett annat potentiellt problem med det gamla, pappersbaserade systemet var att mappar kunde tappas bort och dokument försvinna.

Det var ett särskilt stort problem när det som hade tappats bort eller försvunnit var kontrolldokumentationen, som bestod av ett kalkylblad på papper instoppat i en större dokumentbok.

Patrick förklarar att testdokumentationen är ”det ställe där vi verifierar varenda kabel, varenda enhet – allt måste godkännas.”
”Om boken försvann halvvägs igenom projektet – ja, då var allt som man hade dokumenterat också borta”, säger han.

Idag lagras all sådan avgörande dokumentation elektroniskt i Studio. Dessutom kan projektledaren eller vem som än arbetar med dokumentet checka ut det, så att ingen annan kan göra ändringar under tiden.

”Allt med systemet, varje aspekt av att använda det, har inneburit en fördel för oss”, säger Patrick.

Kanske har en av de största fördelarna varit det stora stödet och entusiasmen för Bluebeam Revu från teknikerna, ingenjörerna, projektledarna och alla andra på företaget”, säger Chris Stegall.

Han nämner särskilt programmets gränssnitt och hur enkelt det är att använda.

Så är det oftast inte när man ska rulla ut ny teknik, menar han. Det brukar finnas vissa medarbetare som föredrar tryggheten i att göra saker på det gamla sättet.

”Det har definitivt gjort att förändringen har accepterats snabbare”, säger Chris. ”Så det har varit en trevlig överraskning att se teamet samlas, omfamna tekniken och känna sig lite nyfikna på vad som kan bli nästa steg för HBT generellt, för hur vi bedriver vår verksamhet.”