Kontrollpaneler för projekt

Så bygger du en digital projektkontrollpanel för plandokument

För att digitaliseringen av plandokument ska fungera effektivt måste det gå att komma åt dokumenten under arbetets gång. Det är enkelt med digitala kontrollpaneler i Bluebeam Revu.
Dela på facebook
Dela på linkedin
Dela på twitter
Dela på email

Byggbranschen fortsätter att prioritera en fullständig digitalisering av dokumenthanteringen, men utmaningarna med att helt gå över till att arbeta digitalt slutar inte där.

När en entreprenör är klar med övergången från pappersbaserade arbetsflöden och processer till en helt digital dokumentmiljö är nästa utmaning ofta att ta reda på vilket som är det snabbaste och mest effektiva sättet att distribuera plandokument till samtliga av projektets intressenter under dess livscykel.

Ett helt digitalt system för dokumenthantering är visserligen i sig mer välorganiserat och effektivt än ett pappersbaserat, men frågor som mappstruktur, filåtkomst och visningsbehörighet är tidskrävande och mödosamma att lösa.

Svaret är digitala kontrollpaneler.

En digital kontrollpanel är ett visuellt gränssnitt som gör det enkelt att komma åt och navigera i ett projekts ekosystem för digitala dokument. Oavsett om man jobbar på kontor, i en byggbarack eller ute på fältet är digitala kontrollpaneler ett enkelt sätt för projektdeltagare att hitta, komma åt och visa relevanta plandokument när de behövs – utan att behöva navigera genom komplicerade mapp- och filstrukturer.

Digitala kontrollpaneler är särskilt kraftfulla för användare av Bluebeam Revu, eftersom plattformens funktioner för visning, markering, lagring och samarbete om byggdokument blir ännu mer optimala om man lägger till ett bra visuellt gränssnitt.

Michael Echave, ledande teknisk AEC-specialist på branschkonsulten ATG USA, är en stor förespråkare för digitala kontrollpaneler. Han har arbetat med kunder i en rad undersektorer i branschen när de slutför övergången till digital dokumenthantering genom att integrera visuella gränssnitt som gör projektdokumenten mer lättillgängliga för byggarbetare som är utspridda över stora och komplexa byggarbetsplatser.

Ha slutmålet i åtanke

Enligt Michael finns det många sätt att skapa en digital kontrollpanel som fungerar som navigeringsnav för projektets dokument och referensmaterial. Enkelt uttryckt är en kontrollpanel en särskild sida med hyperlänkar där designers kan skapa knappar och andra gränssnittselement som leder användarna till plandokument lagrade i mappar på en plattform som Studio-projekt i Revu, Bluebeams funktion för dokumentlagring.

”När man börjar bygga en kontrollpanel bör man ha slutmålet i åtanke och sedan börja skala av lager efter lager”, säger Michael.

Det finns också stor flexibilitet när det gäller var kontrollpanelerna byggs. Ett alternativ är förstås Bluebeam Revu, där markeringsverktygen kan användas för att skapa navigerbara knappar som länkar till undermappar i Studio-projekt eller något annat system för dokumentlagring.

Startsidan för en kontrollpanel i ett av ATG:s projekt.

När byggexperten har bestämt vilket program som ska användas för att bygga kontrollpanelen är det viktigt att fastställa hur många navigeringslager den ska innehålla. En kontrollpanel kan vara så enkel som en startsida med flera länkar till ett enda lager av undermappar, eller så kan den innehålla flera lager av komplexa undermappar som leder till olika typer av dokument och referensmaterial, till exempel webbplatser eller andra onlineresurser.

Dessutom kan ett och samma projekt ha flera kontrollpaneler. Till exempel kan arbetarna på byggarbetsplatsen använda en enklare kontrollpanel som är lätt att komma åt, medan ingenjörer, designers eller arkitekter på kontoret kan välja att ha tillgång till en mer komplex kontrollpanel.

I vilket fall som helst säger Michael Echave att varje kontrollpanel ska innehålla en startsida med olika länkar, eller ”åtgärder”, som fungerar som klickbara knappar. Knapparna tar användarna till olika undersidor som hjälper dem att förfina sin dokumentsökning. De kan länka till PDF-dokument eller till helt andra program eller webbplatser. Bilden nedan visar ett exempel på en startsida för en av ATG:s digitala kontrollpaneler:

På varje undersida finns fler interaktiva länkar som användaren kan använda för att navigera till ännu fler undersidor i kontrollpanelen. Tack vare den kostnadsfria lagringen i Bluebeam Studio-projekt är möjligheterna till olika lager och undersidor praktiskt taget oändliga.

Viktiga steg för att bygga en kontrollpanel

Välj en bakgrund

Digitala kontrollpaneler kan vara elegant utformade med snygga bilder, eller enklare med enfärgade bakgrunder. Fundera på vem som ska använda kontrollpanelen när du bestämmer hur den ska designas. Arbetare ute på fältet kanske föredrar en mer okomplicerad design, säger Michael, medan arkitekter eller designproffs kanske gillar mer komplexa designelement.

Michael berättar att han oftast använder en ramstorlek på 8,5 x 11 tum när han bygger kontrollpaneler. Sedan lägger han in en logotyp.

Använd markeringsverktyg

Därefter rekommenderar Michael att man använder markeringsverktyg som rektanglar, ellipser eller polygoner för att placera ut färgade och fyllda former.

Här har man möjlighet att fundera på hur kontrollpanelens undersidor ska organiseras, vilket avgör startsidans layout. Kom även ihåg att startsidan kommer att fungera som mall för de olika undersidorna.

Skapa länkar

Använd textrutemarkeringen i Revu för att skapa länkar till olika undermappar. Michael berättar att även bilder kan användas som länkar. Se också till att använda interaktiva ikoner och tydliga teckensnitt – enligt Michael gör detta kontrollpanelen visuellt tilltalande för användaren.

När layouten är klar lägger du till länkar till de statiska åtgärderna. Till exempel förblir det markerade området i bilden nedan detsamma på alla undersidor i kontrollpanelen. Användaren kan också lägga till statiska popup-fönster.

Kopiera sidan för att lägga till flera undersidor

När den här första mallen är byggd kan den kopieras via panelen Miniatyrvy i Revu. Du skapar nu så många undersidor som du behöver för att organisera den digitala kontrollpanelen, säger Michael. Du kan också spara textrutor eller markeringar i Tool Chest som en anpassad verktygssats, så att de kan placeras ut på nytt längre fram eller i framtida kontrollpaneler.



När utkastet har kopierats så många gånger som krävs för antalet sidor i kontrollpanelen kan du enligt Michael börja organisera om de olika undersidorna, till exempel arbetsplatsplan och underlag.

När alla undersidor har omorganiserats är det dags att lägga till länkar till textrutor eller bilder, säger Michael.

Undvik brutna länkar

Undvik trasiga länkar genom att dubbelkolla att varje länk fungerar. En viktig sak att tänka på är att om länkarna leder till lokala filer på en dator kommer användarna inte att kunna komma åt dem. Molnbaserad lagring som Studio-projekt är idealisk.

Michael förklarar att det är viktigt att ange rätt mappbehörigheter för projektet när man använder Studio-projekt. Projektpartners som inte har tillgång till Revu kan använda en kostnadsfri 30-dagars testversion för att samarbeta i kontrollpanelen. Därefter övergår Revu till visningsläge, så att användaren kan fortsätta att komma åt Studio.

Om den digitala kontrollpanelen skapas i Studio kan byggexperten slutligen skicka ut e-postinbjudningar till olika projektpartners för att ge dem tillgång till dem.

Underhåll kontrollpanelen under projektets gång

När kontrollpanelen helt har rullats ut i ett projekt säger Michael att det är viktigt att den underhålls under hela projektets varaktighet. Uppdatera den genom att lägga in de senaste dokumenten och kontrollera att inga länkar har gått sönder längs vägen.

Här är fem sätt att designa digitala kontrollpaneler i Revu.