Illustration av Rae Scarfó

Ett byggprojekt kan vara oerhört komplext. Hundratal, eller kanske tusentals, dokument ska samlas ihop och skickas till team som är utspridda på hektiska byggarbetsplatser där dussintals entreprenörer jobbar hårt med att bygga enligt noggranna och detaljerade ritningar.

Tid är pengar i byggbranschen, och det betyder att tydlig, exakt och snabb överföring av information är helt avgörande för ett lyckat projekt. Förutom de mängder av ritningar (varav många nu är digitala) som byggnadsarbetare behöver för att kunna utföra sitt arbete effektivt finns det flera andra resurser som de också måste ha tillgång till. De flesta av dessa ligger på internet eller i andra molnbaserade verktyg.

Som tur är har utvecklingen inom byggteknik, digital transformation och samarbete inneburit att det nu går att komma åt och organisera information på ett bekvämare sätt. Bluebeam Revu är ett av de verktyg som har vuxit fram för att hjälpa alla som arbetar inom bygg- ingenjörs- och arkitektbranschen med det här.

I Revu kan användare skapa anpassade digitala kontrollpaneler för sina projektteam, så att alla relevanta byggdokument och all kompletterande referensinformation kan organiseras på ett bra sätt och kommas åt genom Studio-projekt – oavsett om teammedlemmarna befinner sig på byggarbetsplatsen eller på kontoret.

”Hela poängen med en digital kontrollpanel är att man kan eliminera filhierarkin med mappar och all tid som går åt till att leta efter filer”, säger Lillian Magallanes, som är Industry Alliances Manager på Bluebeam och har stor erfarenhet av att skapa digitala kontrollpaneler.

Att bygga digitala kontrollpaneler i Revu och ge sina samarbetspartners tillgång till dem genom Studio-projekt kan vara så enkelt som att hyperlänka till några av projektets mest relevanta designdokument, eller så omfattande som att bygga upp ett invecklat nät av länkar med hjälp av JavaScript för att skapa en unik upplevelse under eget varumärke. Den slutliga produkten kan användas inte bara av projektteamen under byggprocessen utan också av byggherren och fastighetsförvaltaren under hela byggnadens livscykel.

Här är fem saker som användare som bygger digitala kontrollpaneler för projekt bör tänka på:

Börja med att fundera på slutmålet

Vilken typ av medarbetare kommer att använda kontrollpanelen för att ta fram information?

Kommer det att vara arkitekter eller ingenjörer som använder skrivbordsdatorer eller bärbara datorer på ett kontor? Eller kommer det att vara platschefer eller underleverantörer som behöver få tag i en designspecifikation mitt under en stekhet dag på en byggarbetsplats?

Utöver arbetsmiljön, vilken sinnesstämning kan användarna tänkas vara i när de söker efter den information som den digitala kontrollpanelen länkar till?

Enligt Lillian Magallanes är det viktigt att man börjar på det här sättet, med slutmålet i åtanke, när man ska sätta samman en digital kontrollpanel i Revu. ”Det sista som de flesta inblandade i ett byggprojekt vill är att behöva lära sig något nytt och komplicerat bara för att kunna hitta en fil och skicka den vidare till någon annan,” säger Lillian.

Kartlägg informationen och navigeringen

När man har bildat sig en uppfattning om slutanvändarens synvinkel är det dags att rita upp navigeringen, det vill säga vart de olika hyperlänkade knapparna och elementen i kontrollpanelen ska leda. I en enkel kontrollpanel finns det kanske bara ett fåtal knappar som leder till de mest relevanta designdokumenten.

Mer omfattande digitala kontrollpaneler kan dock innehålla flera lager av navigering som användaren kan utnyttja för att hitta och komma åt vitt skilda komponenter av projektinformation på bara några snabba klick. Kanske länkar man också till verktyg och resurser som finns på webben eller i andra molnbaserade digitala program.

”Det här steget är verkligen till hjälp när man funderar ut vilka olika nivåer av information som kan behöva hämtas”, säger Lillian.

Att förstå hur informationen visas, och hur användaren upplever att det är att navigera i den, är grundläggande för att skapa en effektiv digital kontrollpanel.

Ge samarbetspartners ännu bättre åtkomst med Studio-projekt 

Att kontrollpanelen för ett projekt är enkel att använda är bara en del av det som gör den så värdefull. Den andra delen är att de som ska använda kontrollpanelen måste kunna komma åt den enkelt och effektivt.

Det är här som Studio-projekt – en funktion för dokumenthantering i Revu – kommer in. Efter att man har skapat och konfigurerat en detaljerad kontrollpanel i Revu är det mest effektiva sättet att få ut så mycket som möjligt av den att ge såväl externa som interna samarbetspartners tillgång till den genom Studio-projekt.

Om man lägger upp kontrollpanelen för ett projekt i Studio kan teamen komma åt tillhörande dokument utan att behöva lämna Studio-miljön. På så sätt går det snabbare att komma åt dokument som visas ofta, eftersom dokumenten inte ligger på ett företags skyddade server eller i något annat molnlagringssystem utan i ett delat Studio-projekt.

Överväg att prioritera design

För vissa projekt betraktas den digitala kontrollpanelen som en enkel och lättillgänglig portal för ett fåtal viktiga projektmedarbetare på en byggarbetsplats. För andra, större byggprojekt kanske man väljer att bygga upp någonting mycket mer omfattande, där dussintals underleverantörer ska använda verktyget och ofta hoppa in mitt i projektet.

För vissa entreprenörer innebär en omfattande digital kontrollpanel dessutom en möjlighet att skapa en upplevelse under det egna varumärket – inte bara för de underleverantörer som samarbetar om projektet utan också för byggherren och fastighetsförvaltaren när byggnaden är klar och har tagits i drift.

I sådana situationer kan det krävas en mer utförlig och genomtänkt utformning av den digitala kontrollpanelen med hjälp av bättre grafik och webbutvecklingsverktyg.

”Större entreprenörer kommer absolut att vilja investera i att skapa någonting som är snyggt och visuellt tilltalande”, säger Lillian Magallanes, ”för kontrollpanelen för projektet ska då överlämnas till byggherren och är någonting som byggherren och deras team kommer att använda och komma ihåg.”

Mindre entreprenörer känner kanske istället att de inte behöver bekymra sig så mycket om design, om de bara vill ha någonting som är funktionellt. Men om kontrollpanelen kommer att vara synlig för andra entreprenörer – eller till och med byggherrar – kan det vara värt att se till att den är byggd med slutanvändaren i åtanke. Om byggherren så småningom kommer att få se den kan kontrollpanelens design vara särskilt viktig, men om den bara är till för byggarbetare på fältet kan man kanske nöja sig med en enklare utformning.

Håll det enkelt

Framför allt bör man inte bekymra sig allt för mycket om att skapa en omfattande digital kontrollpanel om en sådan inte krävs för det aktuella teamet eller projektet.

Målet med en digital kontrollpanel är trots allt att göra arbetet mindre komplicerat, och att hjälpa medarbetarna att spara tid när de söker efter relevanta projektfiler. Ju mindre användaren tvingas tänka när han eller hon använder kontrollpanelen desto bättre.

”Vi försöker minska inlärningstiden och den tid det tar att leta upp filer”, säger Lillian. ”Vi vill också minska antalet klick som användaren måste göra. Vi försöker se till att rätt information är tillgänglig för rätt person vid rätt tidpunkt.”