Interna användargrupper hjälper företag att växa

Interna användargrupper hjälper företag att identifiera avancerade användare som kan höja produktiviteten.
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Allt fler företag i arkitekt-, ingenjörs- och byggbranschen investerade i interna Bluebeam User Groups (BUG) 2019.

Under en paneldiskussion vid Bluebeams användarkonferens XCON i augusti 2019 tittade man närmare på värdet av att investera i användargrupper.

Paneldeltagare:

  • Daniel Powell, Construction Project Manager på Georgia Institute of Technology
  • Lisa Neal, VDC Engineer på Skanska USA Building Inc.
  • Nik Rangel, Design Innovation Leader på Jacobs

Var och en av paneldeltagarna visade hur användargrupper bidragit till att överbrygga kunskapsklyftorna i deras respektive organisationer. Det ledde i sin tur till att de kunde effektivisera utbildningen och identifiera avancerade användare inom företaget.

Georgia Institute of Technology

Daniel Powell är byggprojektledare på avdelningen för design och konstruktion vid Georgia Institute of Technology. Han hanterar projekt från ax till limpa – från första designen och hela vägen genom byggandet – från en plats på omkring 160 hektar i centrala Atlanta, Georgia.

Under paneldiskussionen talade Powell om hur man gått från ett pappersbaserat till ett digitalt system för ritningsgranskning, byggt på Bluebeam Studio-sessioner. Han berättade att institutet fick börja från början och utbilda såväl samtliga kunder, som den egna drift- och underhållsavdelningen.

Institutet behövde utbilda användare i Bluebeam för att kunna åstadkomma ett sådant digitalt granskningssystem och startade därför en intern användargrupp som kallas GT Bug.

Det nya digitala granskningssystemet innebär att det granskningstiden för ritningar för små projekt förkortats från nästan två år till ungefär tio månader, sa Powell. Tidigare skickades alla ritningar antingen från person till person, eller gicks igenom vid stormöten där alla bläddrade igenom mängder av dokumentsidor och gjorde anteckningar.

Det var en ineffektiv metod. Det tog lång tid att bläddra igenom alla hundratals dokumentsidor, kommentarer duplicerades och man missade ändringar.

GT Bug har gjort processerna smidigare och användarna mer produktiva.

Skanska USA Building

Lisa Neal har en annan bakgrund i sin roll hos Skanska USA Building, där hon har varit VDC Engineer i ungefär fem år. Kunskapsdelning är ett omfattande arbete för företag som Skanska.

”Vi har många olika kontor i många olika regioner”, sa Neal. ”Bara i Texas har vi tre kontor, och varje projektledare och projektingenjör har sina egna önskemål och egna verktyg.”

Den första uppgiften som företaget stod inför när man skulle ta fram interna riktlinjer, standarder och protokoll för Bluebeam var att “faktiskt förstå användarna och tillämpningarna”, sa Neal.

Det innebar sex månader av att ”ställa frågor, göra enkäter, samla in data och utveckla vår matris för roller och ansvar”, sa Neal. Enkäterna gick ut till alla förstudiechefer och VDC-chefer regionalt och innehöll frågor som: ”Använder dina team Bluebeam och i så fall till vad? Använder de några alternativ som vi borde känna till, och i så fall till vad?”

Informationen samlades in och en matris för roller och ansvar togs fram. Matrisen skulle fungera som en guide för nya Bluebeam-användare, eller som en a la carte-meny. Exempelvis skulle någon som arbetar med förstudier kunna lära sig hur man gör beräkningar av resursbehov.

Skanska identifierade avancerade användare på alla kontor. Sedan frågade man de avancerade användarna om de hade skrivit ner några beskrivningar eller instruktioner, utbildnings- eller referensmaterial.

Alla uppgifter sammanställdes och strukturerades om på en befintlig Bluebeam community-webbplats som ingen egentligen hade använt på flera år.

Skanska startade därefter forskningsdelen av sin användargrupp i december 2017, berättade Neal. Sedan dess har antalet användare vuxit med 20 %.

”Till dig som är nyfiken på att starta en intern BUG, eller om det redan finns en och du vill blåsa liv i den, kan jag säga att den verkligen är värd sin vikt i guld”, sa Neal.

Jacobs

Till sist berättade Nik Rangel från Jacobs att hans företag fortfarande befinner sig i ett tidigt stadium av utvärderingen av en intern användargrupp.

Med över 10 000 användare har man definitivt en tillräcklig talangpool för att skapa en grupp. Under den första utrullningsfasen, sa Rangel, skulle företaget utse särskilda “champions” på avdelningarna. Inom varje avdelning skulle det finnas en specifik person för det teamet att vända sig till.

På så sätt, sa Rangel, skulle företaget kunna utveckla en hierarki av avancerade användare och även åstadkomma horisontell samordning mellan företagets kontor världen över.