Övervaka framsteg i byggandet med hjälp av nyckeltal

Alla som leder byggprojekt behöver hålla koll på framdriften. För många företag är nyckeltal viktiga för att övervaka framdrift för alla aktiviteter på byggarbetsplatsen. Det säkerställer att man kan leverera i tid och inom budget.

Vad finns det för nyckeltal för byggande?

Människor har alltid försökt hålla koll på affärsverksamheters resultat, och begreppet nyckeltal (Key Performance Indicators, KPI) har använts i mer än 20 år. Användningen av nyckeltal är en del av hur företag, inklusive byggsektorn, bedriver sin verksamhet.

Att leverera ett byggprojekt innebär att man lägger ner stora mängder tid och arbete (och stora summor pengar) – från den inledande prospekteringen till den slutgiltiga överlämningen.

Designers, utvecklare, investerare, entreprenörer och kunder har alla ett egenintresse i att de olika leveransstegen utförs korrekt och slutförs i tid och inom budget.

För det ändamålet identifierar man ofta byggrelaterade nyckeltal, och de utvärderas regelbundet under projektets gång för att säkerställa att leveransmålen uppfylls.

Men hur mäter man nyckeltal, och vilka fördelar ger de?

Varför behöver vi nyckeltal inom byggande?

Forbes säger följande om att granska och utvärdera nyckeltal: ”det … hjälper organisationer att avgöra om de ligger i fas eller inte i relation till de önskade målen”.

När man regelbundet analyserar nyckeltal ”får man en god överblick över hur bra ett företag presterar, vilket gör det möjligt för de ansvariga att bestämma om nuvarande verksamhet ska fortsätta eller om man behöver ändra strategi”.

Forbes argumenterar för att de bästa planerna ”använder mellan fem och sju nyckeltal för att övervaka och hantera framdrift”, och de bäst strukturerade planerna för nyckeltal innehåller varje del av vad de kallar för SMART-kriterierna:

  • Specific (specifikt): definiera vad varje nyckeltal är avsett att mäta och varför det är viktigt
  • Measurable (mätbart): nyckeltal ska omfatta standarder för mätning
  • Achievable (uppnåeligt): nyckeltalet ska vara ett realistiskt, uppnåeligt mål
  • Relevant: nyckeltal är avsedda att föra verksamheten framåt, så därför behöver de vara relevanta för att förbättra resultat
  • Time-bound (tidsbundet): det är viktigt att man sätter upp en realistisk tidsram baserat på tidigare resultat, och man måste se till att teamet håller sig till överenskomna tidsfrister

Exempel på nyckeltal från byggprojekt

Det står mycket på spel när ett byggprojekt ska levereras. Förseningar kan innebära att utvecklare och entreprenörer utsätts för rättsliga krav. Om saken går hela vägen till domstol för förlikning kan slutkostnaderna bli väldigt höga. Det är därför väldigt viktigt att kontinuerligt bedöma, analysera och rapportera om framdrift.

Men då blir frågan: vilka resultatrelaterade delar ska man bedöma? Och hur går man till väga?

Enligt BRE, en vetenskapsorganisation inriktad på byggbranschen, så kan nyckeltal inom sektorn omfatta ett brett urval av aktiviteter och problem som gäller projektleverans.

Nyckeltal för byggande kan omfatta kundnöjdhet, antal avvikelser, byggscheman och kostnader, produktivitet, lönsamhet, hälsa och säkerhet, medarbetarnöjdhet, personalomsättning, sjukdom och frånvaro, kvalifikationer och färdigheter, projektets miljöpåverkan, prestanda över hela livscykeln, avfallshantering och användning av nyttofordon.

Experter råder företag att förstå sina mål så att de kan få ut mesta möjliga från att identifiera och sedan använda nyckeltal och förstå hur de fungerar.

Konsulten Joshua Ware säger att firmor bör fråga sig själva vilka områden de vill fokusera på. ”Strävar du efter att förbättra projektets effektivitet, stärka säkerhetsstandarder, höja kundnöjdheten eller öka lönsamheten? När du känner till dina mål kan du lättare välja nyckeltal som mäter det du vill åstadkomma.”

Att kategorisera nyckeltal, välja specifika, relevanta och mätbara indikatorer – sådana som kan vara flexibla och ändras i takt med att prestationer och verksamhetens behov utvecklas – är alla viktiga punkter, tillägger han.

Granska nyckeltalen som är viktiga för ditt projekt

Hur kan man då bäst övervaka och analysera en serie med nyckeltal för att få ut mer av teamet som levererar en plan?

Vissa anser att det inte är tillräckligt att bara mäta nyckeltal. Det är viktigt att granska de valda nyckeltalen regelbundet och jämföra dem med en projektplan och intressenternas förväntningar.

Sen finns det även problem med ”benchmarking”, som innebär att företag bedömer sina rutiner och prestationer mot andra aktörer inom samma eller en närliggande sektor.

En ”shoppinglista för nyckeltal” föreslår att man identifierar eventuella avvikelser eller problem som påverkar användarens prestanda och vidtar korrigerande eller förebyggande åtgärder. Nyckeltalen måste kommuniceras effektivt till teammedlemmar, kunder och andra intressenter, och man måste även ta hänsyn till deras feedback.

Nyckeltal bör användas för att fira bedrifter, identifiera bästa praxis och dra lärdomar av misstag.

Men finns det mer bakom nyckeltal för byggande? Är de mer än ett produktivitetsmått, efterlevnad av säkerhetsregler och markörer för om byggmaterial kommer fram i tid? Även om sådana faktorer är viktiga så finns det de som tror att nyckeltal kan göra mer.

Använda programvara för nyckeltal inom byggande

Företag som använder Bluebeams Revu-system tycker att implementeringen av nyckeltal är en stor fördel.

ClearTech Engineering Solutions, konstruktionsspecialister baserade i Kildare, Irland, erbjuder hållbara designinnovationer för nettonollutsläpp inom alla områden för design och leverans av konstruktionsprojekt – från värdeteknik och efterspänning till anbudsstöd, design- och teknisk assistans, samt reparationer och tillfälliga arbeten.

För ClearTech har Bluebeams Revu varit centralt inom den digitala verksamheten i flera år. De har använt programvaran inom designarbetet och för att hantera PDF-dokument.

Firman använder också Revu för att upprätta nyckeltal så att ingenjörerna på byggarbetsplatser kan övervaka hur lång tid varje uppgift kräver. Dessa data matas sedan in i anpassade kolumnuppsättningar i Revu. Detta gör i sin tur att ClearTech kan uppskatta kostnader för arbetskraft, betong och stål i efterföljande budgetar bättre. De kan även utvärdera arbetsmönster bland ingenjörerna på byggarbetsplatserna vilket hjälper dem att avsluta arbetet snabbare, och det kan ha en betydande inverkan på företagets resultat.

ClearTech kan utöka sina business intelligence-data för att förfina och förbättra sina verksamheter och uppskattningar samtidigt som de reducerar mängden avfall.

Ett sista nyckeltal att överväga

Byggexperten Gianluca Pascale lyfter även fram ett nyckeltal som sällan hamnar på några topplistor, nämligen relationer.

Ju bättre relationen är, desto bättre blir resultaten, säger han. ”Visst, det kommer inte alltid att vara vackert, men vilken relation har inte sina utmaningar?”

”Poängen här är att investera tid, arbete och pengar i att bygga relationer, vilket höjer förtroendet mellan intressenter. Jag kommer att tänka på Stephen Coveys analogi om ’förtroendekontot’ på så sätt att ju mer du jobbar på dina relationer, desto högre saldo har du på ’förtroendekontot’.”

Om det skulle uppstå problem ”kan en eller båda parter gå in på förtroendekontot för att påminna sig om hur investerade de är i relationen – och i slutändan projektet”, tillägger Pascale.

I en bransch som är stolt över sin förmåga att effektivt skapa och upprätthålla relationer är detta ett väldigt klokt råd.

Ny guide hjälper små och medelstora företag att använda programvara