Den offentliga sektorn står för omkring en fjärdedel av Storbritanniens totala årliga byggproduktion: lokala myndigheter utvecklar skolor, subventionerade bostäder, fritidsanläggningar med mera varje år.

Men med ansträngda resurser är det en svår kamp för kommunerna att leverera de tillgångar som deras samhällen behöver i tid och inom budget.

Det är här som teknologi, i synnerhet digitala innovationer, kan vara till hjälp. De offentliga myndigheterna söker i allt högre utsträckning digitala arbetsmetoder för att leverera sina tjänster bättre och mer effektivt.

I en serie artiklar tittar Built närmare på hur Bluebeam kan hjälpa lokala myndigheter och andra organisationer inom offentlig sektor att svara på samhällets och företagens behov.

I den här artikeln beskriver vi hur programvara från Bluebeam kan hjälpa utvecklare att få grepp om bedömningen av mängden material som ett projekt kräver och göra beräkningar som säkerställer att leveransen sker i tid och inom budget.

Få grepp om kostnaderna

För att förstå ett byggprojekts omfattning måste man få grepp om dess kostnader. Hur mycket pengar behöver man lägga på material? Hur mycket material krävs? Vilken är den uppskattade kostnaden på designstadiet, och är det troligt att den kommer att ändras medan projektet går framåt?

Att fastställa den exakta kostnaden för ett projekt – direkta och indirekta kostnader som omfattar material, arbetskraft, juridiskt pappersarbete med mera – gör stor skillnad för möjligheten att leverera projektet enligt plan.

Mängdberäkningar utförs på anbuds- och planeringsstadierna. Ett misstag under mängdberäkningen kan leda till en rad oförutsedda kostnader som skadar projektets lönsamhet. Genom att använda Bluebeam kan entreprenören ta fram tydliga planer för projektet och beräkna kostnaderna mer exakt.

Tid är pengar, och med tanke på hur viktigt det är att hålla sig till budgeten för anbud och maximera personalens bidrag är det inte många entreprenörer som kan kosta på sig att använda manuella processer för mängdberäkning. Men hastighetsökningen får inte ske på bekostnad av noggrannhet, eftersom misstag i mängdberäkningen kan leda till bortslösade pengar.

Med rätt lösning kan byggföretag utföra mängdavtagningar snabbare och mer exakt. Den ökade effektivitet som förbättrade processer för mängdberäkning ger kan utvidgas till att omfatta hela projekt. Tack vare möjligheten att tydligt kommunicera och sprida data mellan medarbetare på kontoret och byggarbetsplatsen kan alla avdelningar ägna mindre tid åt samordning och mer åt att leverera projektet.

Med digitala arbetsmetoder får man fram exakta siffror för anbud, vilket kan ha en enorm inverkan på budgeten. Ett misstag som orsakas av oprecis manuell inmatning kan se litet ut på papperet, men kan leda till att entreprenören lägger för mycket pengar på material eller ger kunden ett allt för lågt pris. I båda fallen kan den ekonomiska smällen till följd av det som var ett litet problem kosta mer än programvaran.

Fördelar för beräkningsprocessen

En effektivare, digital process för mängdberäkning kan gynna företag även på andra sätt. Eftersom det går åt mindre tid till att sätta ihop exakta anbud kan medarbetarna ägna sig åt mer värdehöjande uppgifter. På så sätt kan entreprenören få ut mer av arbetskraften utan att behöva anställa fler.

Entreprenörer som är redo att ersätta sina pappersbaserade mängdberäkningar med digitala verktyg kan börja se förändringarna omedelbart.

Bluebeam innehåller verktyg för mängdberäkning som har utvecklats genom feedback och idéer från yrkesverksamma i branschen som har använt programmet i åratal. Bluebeam har framför allt lagt till uppgraderingar för kalkylatorer som hjälper dem att hantera skalor genom automatiska promptar.

De automatiska promtarna om att ställa in skala garanterar att skalan på varje sida är 100 % korrekt. Via en dialogruta blir användaren automatiskt uppmanad att kalibrera eller skriva in en känd skala på varje sida och sedan tillämpa skalan på ett sidintervall som användaren väljer.

Vanliga skalor för såväl metriska som brittiska enheter finns dessutom förinställda. Det går att visa eller ändra skalan på flera ställen i Bluebeam så att du alltid kan se den. De här ändringarna kan minska antalet fel och göra skalorna lätta att hitta och använda. Du som användare kan alltid känna dig säker på att du har rätt skala inställd på varje sida.

Samarbete genom digital teknologi

Lokala myndigheter har dragit nytta av att använda Bluebeam för en smidigare beräkningsprocess. I staden Merthyr Tydfil fanns en busstation som var nedsliten och behövde renoveras. Den var byggd på 1960-talet och i dåligt skick, uppfyllde inte standarderna i lagen Equality Act och hade börjat locka till sig antisocialt beteende.

Kommunen, Merthyr Tydfil County Borough Council (MTCBC), föreställde sig en ny, toppmodern anläggning bredvid järnvägsstationen som skulle bli ett modernt transportnav av hög kvalitet. Anläggningen skulle bli den första pusselbiten i en stor, strategisk plan för stadskärnan och fungera som katalysator för regional rörlighet och anslutning och ge stadens ombyggnad ett lyft.

För att leverera projektet måste MTCBC ha ett nära samarbete med såväl byggföretaget Morgan Sindall som arkitekten Capita. Arbetet hade redan börjat när covid-19-pandemin slog till, vilket ledde till komplikationer eftersom en stor del av leveransteamet nu arbetade på distans.

Eftersom projektet sträckte sig över mer än sex år behövde teamet iterera sin design flera gånger utifrån ny information, till exempel statliga bidrag för att gå över till eldriven kollektivtrafik.

MTCBC upptäckte att Bluebeam främjade tydlig och snabb kommunikation mellan de interna teamen, Morgan Sindall och Capita, vilket ledde till ett lyckat samarbete om hållbara initiativ.

Snabbare leverans

Tack vare Bluebeam kunde teamet kommunicera fem gånger snabbare än om det inte hade använts. Uppgifter som vanligtvis skulle ta en vecka tog bara en dag. Bluebeam var en del av standardverktygslådan för både byggföretaget och arkitekten, så hela teamet – däribland många av underentreprenörerna – använde programmet under hela projektet.

Den här metoden underlättade förändringshanteringen eftersom det fanns en single source of truth till den mest aktuella informationen.

Flexibiliteten hos Bluebeams verktyg för samgranskning och mängdberäkning gjorde det enklare för teamet att anpassa sig till förändringar. Enligt Morgan Sindall gick processerna för mängdavtagning och beräkning minst 80 % snabbare.

Mängdberäkningsteamet använde Bluebeam-verktyg för att skapa mer exakta mätningar och kostnadsberäkningar. Tack vare mätverktygen i Bluebeam kunde de ringa in projektets verkliga omfattning och sedan spåra mätningarna i markeringslistan och enkelt exportera data till Microsoft Excel.

Planeringsteamet som satte ihop byggprojektet använde samma verktyg för att sekvensera och planera projektets tidslinjer. De här verktygen gjorde även kvalitetsbedömningar och kvalitetsgranskningar snabbare, mer exakta och mer grundliga.

När projektet stod klart beskrev mängdberäkningsteamet Bluebeam som ”helt fantastiskt”.