Lokala myndigheter och andra organisationer inom offentlig sektor som har i uppdrag att leverera en mängd olika tjänster och byggprojekt står under en enorm ekonomisk press. Vissa förutspår att allt fler lokala myndigheter bokstavligen kommer att få slut på pengar och tvingas gå i konkurs snart.
Liksom sina kollegor i den privata sektorn väljer många inom offentlig sektor att satsa på digital teknologi för att kunna leverera bättre.
Bluebeam kan hjälpa till genom att hantera processen med fråga-svar och underlag. Det är två aspekter av projektleveransen som kan verka vardagliga, men som är avgörande för att ett byggprojekt ska lyckas.
Information, information, information
Fråga-svar är ett sätt för ett byggprojekts olika intressenter att få information om en viss aspekt av arbetet.
Det kan röra sig om allt från designförtydliganden, till exempel konfliktlösning och förklaringar av ofullständiga planer och specifikationer, till att begära designändringar, som ofta beror på fel i konstruktionen eller problem med ordningsföljden.
Fråga-svar kan också handla om begäran om utbyte, till exempel värdekonstruktion och materialtillgänglighet. Dessutom kan de användas för att lösa frågor kring byggbarhet och omständigheter som uppstår på grund av olika förhållanden på plats.
Fråga-svar krävs vanligtvis för att förtydliga information i avtalsdokumentationen. Dessutom kan de leda till att man får information som var ofullständig när avtalet undertecknades.
Bättre förståelse
Underlag kan betraktas som ett slags ”kusiner” till fråga-svar. Underlag utgörs av dokument som skickas av en entreprenör eller leverantör till projektets huvudentreprenör eller designer för att få godkännande av att fortsätta med en viss aspekt av arbetet.
Ett underlag kan bestå av en designritning eller ett schema. Det kan också användas för att ange information om en viss produkt som ska användas i projektet. Alternativt kan det röra sig om ett produkt- eller materialprov eller en modell.
Såväl fråga-svar som underlag ger intressenter möjlighet att bättre förstå projektets status.
Organisationer inom offentlig sektor som inte är vana vid att arbeta med fråga-svar och underlag kan lära sig av erfarenheter från privat sektor och dess användning av Bluebeam.
Spara tid och pengar
I USA fick entreprenören Balfour Beatty Construction i uppdrag att bygga en kyrka i norra Texas på 19 000 kvadratmeter för 80 miljoner USD (ca 820 miljoner kronor). Teamet på Balfour Beatty visste att Bluebeam skulle klara att uppfylla företagets behov när det gäller att leverera underlag digitalt.
De använde Bluebeams funktion för PDF-mallar för att skapa ett standardiserat försättsblad för underlag i PDF-format. Det innehöll textrutor där man enkelt kunde skriva in kommentarer, och fält för digitala signaturer och stämplar. Försättsbladet infogades i varje underlag med hjälp av Bluebeams funktioner för att redigera PDF-sidor.
Dessutom använde Balfour Beatty Bluebeam för att skapa och spara en anpassad underlagsstämpel med fält för underlagsnummer och datum. Man använde också Bluebeams verktyg för PDF-markering, som moln, textrutor och färgmarkeringar, för att lägga till designändringar och förtydliganden direkt i PDF-ritningarna.
Enligt Robert Feille, projektledningschef på Balfour Beatty, fylldes alla underlag i digitalt – med undantag för fysiska materialprover. ”Det är otroligt hur mycket tid och arbete som vi har sparat genom att eliminera redundans”, säger han.
Snabbare lösningar
När det gäller fråga-svar kan Bluebeam hjälpa till med att skapa dokumentation och senare markera och ändra den.
Dessutom kan entreprenörer använda programmets samarbetsfunktion, Bluebeam Studio i Revu, för att ställa frågor till andra projektmedlemmar om de undrar över något eller behöver mer information.
Det betyder att de som ställer frågor får dem lösta fortare och fylla i fråga-svar snabbare och mer exakt.
Det är värt att titta närmare på de specifika fördelarna med att använda Bluebeam för att skapa en fråga-svar eller sammanställa ett underlag.
Fördelar med Bluebeam
Användare kan enkelt ansluta till sina dokument och verktygssatser från Bluebeam för att hantera fråga-svar, rondering och underlag var de än befinner sig.
Det blir enklare att skapa PDF-formulär från skannade eller digitala dokument, samtidigt som fält för signaturer, datum och kryssrutor också upptäcks automatiskt.
Tack vare markeringsverktygen kan projektdata delas tillsammans med anpassningsbara, djupgående kommentarer. Dessutom kan anpassade markeringar och mått sparas för att återanvändas och spridas till kollegor och andra intressenter.
PDF-filer – i såväl 2D som 3D – kan skapas i en rad befintliga program och sedan enkelt extraheras, kombineras och organiseras med grundläggande layout-, hopsättnings- och sammanställningsalternativ.
Hyperlänkar kan konfigureras för att öppna webbplatser eller nätverksfiler eller hoppa till specifika sidor eller ”ögonblicksbilder” inom en viss PDF-fil.
Kraftfulla verktyg för organisationer
Bluebeam ger team på kontor och byggarbetsplatser möjlighet att enkelt hantera informationsförfrågningar (RFI:er) och underlag på vilken enhet som helst.
Trots att offentlig sektor står under svår ekonomisk press måste den fortsätta att leverera en mängd byggda tillgångar för att uppfylla vanliga människors behov. Den kan gynnas av att göra som de många organisationer som har upptäckt fördelarna med att använda Bluebeam för att sömlöst samordna aktiviteter inom design, planering, leverans på plats och mycket mer.
