Illustration av Jonny Ruzzo
Ända sedan Bluebeam lanserade Studio-projekt, som kan användas för att lagra dokument i ett byggprojekt, och Studio-sessioner, som möjliggör markeringssamarbete i realtid, har branschen dragit nytta av respektive verktygs många sätt att höja produktiviteten.
Det finns dock vissa situationer i ett byggprojekt när det är lämpligare att använda en session än ett projekt – och vice versa. Dessutom kan det hända att de som arbetar inom bygg- och fastighetsägarverksamhet tror att det ena verktyget passar bättre för ett visst arbetsflöde än det andra – när det egentligen är tvärtom.
Här är några exempel på när det är bäst att använda Studio-sessioner respektive Studio-projekt, och när man bör använda båda.
Då ska du använda Studio-sessioner
Studio-sessioner i Revu har etablerat sig som det självklara verktyget för dokumentsamarbete. I sessioner kan användare markera dokument tillsammans med andra i realtid, oavsett var de befinner sig. När administratören har skapat en session kan deltagarna hoppa in och ut som de vill, markera dokument och lämna kommentarer till andra samarbetspartners.
Den här typen av digitalt samarbete kan spara rejält med tid och pengar i ett projekt, tack vare att det ersätter behovet av att fysiskt transportera pappersdokument mellan olika intressenter. Det eliminerar också den mer primitiva digitala processen att skicka markerade PDF-dokument till flera olika personer via e-post, och sedan behöva sammanställa allas revisioner.
Att sessioner är så kraftfulla kan ibland leda till att man förlitar sig för mycket på dem, eller använder dem på ett sätt som gör processen mindre effektiv på sikt. Till exempel bör varje session sträcka sig över en begränsad tidsperiod – en eller två veckor per revisionsrunda. Även om det kan vara frestande att låta en session vara öppen under hela projektet, är det här verktyget som mest effektivt när det används för en revision i taget.
Man kan se sessioner som en ersättning för att hålla möten: medarbetarna sitter runt ett virtuellt ”skrivbord” fullt av dokument som de markerar och diskuterar revisioner av. När mötet avslutas, bör sessionen också göra det.
Då ska du använda Studio-projekt
Studio-projekt är ett kraftfullt sätt att lagra, organisera och dela dokument. I stora byggprojekt, där tusentals dokument behöver vara tillgängliga för många intressenter, är Studio-projekt ett säkert och effektivt alternativ.
Eftersom Studio-projekt är så effektiva som lagringsverktyg är det inte ovanligt att de används när det faktiskt skulle vara lämpligare och mer effektivt att använda en session.
Om en session är som ett möte, där människor samlas och samarbetar i realtid, kan man betrakta projekt som ett slags kontor, där allt finns lagrat centralt. Dokumenten i ett projekt kan checkas in och ut på samma sätt som böcker i ett bibliotek. När ett dokument är utcheckat kan användaren göra markeringar i det (förutsätt att hen har rätt behörighet) och sedan checka in det igen. Dokumentens versionshistorik registreras också noga i ett projekt, så att alla vet vem som har gjort vad med ett dokument och när.
Det här in- och utcheckningssystemet fungerar bäst när det inte finns så många samarbetspartners. En medarbetare kan då checka ut och granska ett dokument ensam, och sedan checka in det igen för nästa person att titta på vid ett annat tillfälle.
Men om det krävs många samarbetspartners kan in- och utcheckningen av dokument i ett projekt bli för krånglig, och potentiellt förvirrande. Då kan det vara bättre att starta en session.
Så använder du båda tillsammans
Sessioner och projekt är definitivt avsedda att användas tillsammans, även om varje verktyg innehåller element som gör dem användbara separat.
Det bästa exemplet är när ett projekt används som ett dokumentbibliotek för att göra dokumenten tillgängliga för alla intressenter som behöver komma åt dem. Enskilda dokument kan checkas in och ut, laddas ner osv. I ett projekt kan man dessutom lagra vilken Windows-baserad fil som helst – till och med Microsoft Word- eller Excel-dokument kan lagras, checkas ut, behandlas i sitt ursprungliga program och checkas in igen. Det går även att lagra bilder och DWG-filer.
Sessioner bör å andra sidan hållas inom ett projekt när intressenterna tillsammans behöver göra specifika granskningar av ett eller flera dokument – som måste vara i PDF-format. Dokument från ett projekt kan laddas upp till en session. Därefter kan medarbetarna bjudas in att under en specifik tidsperiod markera och kommentera dokumenten innan sessionen avslutas. Alla ändringar som görs i ett dokument i det här scenariot sparas dessutom i projektet igen så att alla kan se dem.
I såväl projekt som sessioner kan man också noga styra vilka som ska ha tillgång till olika dokument. För ett projekt kan det vara lämpligt att bara låta de intressenter som har löpande och direkt inblandning i det aktuella byggprojektet ha ständig tillgång till projektet. Sessioner kan man däremot använda för att inhämta synpunkter om ett visst dokument från en extern tredje part, som inte behöver full tillgång till eller behörighet för alla dokument.
Även om de flesta i branschen tenderar att dras till det ena eller andra alternativet beroende på teamets eller rollens specifika behov, kan man genom att använda Bluebeam-projekt och Bluebeam-sessioner tillsammans skapa en särskild sorts effektivitet som är oöverträffad inom byggteknologi.
