Die Einwohner:innen der texanischen Stadt Austin genehmigten im November 2017 ein ehrgeiziges Programm zur Anleihefinanzierung in Höhe von 1 Milliarde $ (932 Millionen €), um 20 Gebäude im Austin Independent School District (AISD) zu bauen bzw. zu modernisieren. Der Plan war nicht nur aufgrund der Finanzierungshöhe oder des Bauvolumens ambitioniert: Das Programm sollte innerhalb eines engen Zeitrahmens von fünf Jahren fertiggestellt werden, wozu mehrere alternative Bauabwicklungsmethoden wie Design-Build, Design-Bid-Build und Construction-Manager-at-Risk eingesetzt werden mussten. 

Die meisten Projekte (18) wurden von AECOM geleitet. AECOM koordinierte nahezu alle Projektbereiche – vom Entwurf über die Bauvorbereitung und die Konstruktion bis hin zur Fertigstellung. Das Vorhaben umfasste eine Bruttofläche von insgesamt über 160.000 Quadratmetern an Neubauten, mehr als 21.000 Quadratmetern an renovierungsbedürftigen Gebäuden und fast 55.000 Quadratmetern an Abrissfläche.

Darüber hinaus sollten alle Gebäude ein individuelles Design erhalten. „Keine der Grundschulen, die im Rahmen des Anleiheprogramms fertiggestellt wurden, gleicht der anderen“, sagt Chelsea Burkett, Planungs- und Qualitätsmanagerin bei AECOM, die am Projekt mitarbeitete.

Ein weiteres Ziel bestand darin, dass alle Gebäude so nachhaltig wie möglich sein sollten. So musste jedes Gebäude laut Vertrag mindestens die Stufe LEED Silber sowie eine 2-Sterne-Benotung von Austin Energy Green Building (AEGB) erreichen.

Ein Programm dieser Größenordnung mit so vielen Beteiligten, enormen Erwartungen an öffentliche Spendensammlungen und einem engen Zeitplan setzte AECOM stark unter Druck. Um die hochgesteckten Programmziele zu erreichen, musste das Unternehmen neben anderen wichtigen Elementen des Projektmanagements einen Weg finden, um die Kommunikation sowie die Kosten- und Qualitätskontrolle so effizient wie möglich zu gestalten.

Optimierte Kommunikation

Zunächst war der Planprüfungsprozess entscheidend für den Erfolg des Anleiheprogramms. „Wir wollten sicherstellen, dass unser Planprüfungsprozess die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten vereinfachte“, sagt Burkett. „Für alle Projektteams, die sich aus verschiedenen Mitwirkenden, Prüfern und Projektmanagementteams zusammensetzten, sollten klare und konsistente Standards geschaffen werden.“

„Wir brauchten Konsistenz und wollten dafür sorgen, dass sich die Planungsteams verantwortlich fühlten. Wenn sie in den Kommentaren, die sie während der Planprüfungen hinzufügten, Zusagen machten, sollten sie sich später auch an diese halten“, fährt Burkett fort. „Außerdem wollten wir während der gesamten Lebensdauer eines Projekts auf die Kommentare zugreifen.“

Zunächst versuchte das Team mithilfe einer Excel-Tabelle, diese strengen Planprüfungsanforderungen zu erfüllen. „Das war sehr mühsam, ineffizient und kompliziert in der Anwendung“, sagt Burkett.

Burkett hatte noch nie von Bluebeam gehört. Doch gerade als AECOM mit dem Planprüfungsprozess begann, erwähnte ein Teammitglied, dass das Bautechnologieunternehmen 2018 seine jährliche Benutzerkonferenz in Austin abhalten würde.

„Wir gingen mit einer Reihe von Fragen zur Bluebeam Konferenz, nachdem wir uns vorher Videos angesehen hatten, und stellten dann fest, dass die Software genau das bietet, was wir wollten“, sagt Burkett. „Und so begannen wir mit dem Aufbau eines erfolgreichen Planprüfungsprozesses in Bluebeam.“

Burkett sagt, dass ein großer Vorteil von Bluebeam in der Funktionalität liegt, die Kommentarfunktion für die Planprüfung anzupassen. „Einige Projektziele waren mit Tausenden von Kommentaren verknüpft“, erklärt sie. „Wir erstellten benutzerdefinierte Werkzeugkästen, die Markierungswerkzeuge mit benutzerdefinierten Betreffen enthielten.“

„Außerdem legten wir benutzerdefinierte Status innerhalb der Markierungstabellen fest, um unsere Ziele zu erreichen“, fügt Burkett hinzu. „Was wir wirklich verstehen wollten, waren die nächsten Schritte, nachdem Kommentare hinterlassen und Antworten hinzugefügt wurden. Wurden die Kommentare berücksichtigt? Brauchten wir Meetings, um die Probleme zu klären?“

Diese Anpassung erleichterte es den mehr als 400 Projektmitarbeiter:innen, die über 100.000 während des Planprüfungsprozesses hinzugefügten Kommentare zu durchsuchen und zu beantworten. Während des Projekts nutzte das AECOM-Team über 145 Studio-Sitzungen, die Bluebeam Funktion für die Markierung und die Zusammenarbeit in Echtzeit. Damit konnten wichtige Kommunikationen effizient verwaltet, Fehlerpotenziale reduziert und Nacharbeiten minimiert werden.   

Außerdem spielte der Vorteil der Studio-Sitzungen, die Zusammenarbeit bei Planprüfungen zu optimieren und effizient zu organisieren, eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung des ehrgeizigen Zeitplans des gesamten Anleihefinanzierungsprogramms.

„Es war wirklich fantastisch, während eines Meetings mit dem Eigentümer eine Bluebeam Studio-Sitzung aufmachen zu können, eine statusbasierte Suche durchzuführen, schnell auf jeden einzelnen Kommentar zuzugreifen, der Input erforderte, Antworten zu liefern und ihn dann offiziell zu schließen“, sagt Burkett.

Vereinfachte Arbeitsabläufe

Ein zweiter wichtiger Anwendungsfall der Bluebeam Studio-Sitzungen im Rahmen des Projekts stellten die Kosten- und Vertragsprüfungen dar. Insgesamt erforderte das Projekt die Überprüfung von mehr als 100 Kostenvoranschlägen und 45 Vertragsänderungen mit einem Gesamtwert von 586 Millionen $ (545 Millionen €).

Ursprünglich hatte das Team nicht geplant, Bluebeam für das Kostenmanagement zu nutzen. „Wir erhielten tolles Feedback und sahen sofort so große Effizienzgewinne, dass wir überlegten, wie wir Bluebeam auch auf diesen Prozess anwenden könnten“, sagt Bianca Medina-Leal, stellvertretende Programmdirektorin bei AECOM. „Wie können wir Bluebeam für das Budget- und Kostenmanagement nutzen?“

Medina-Leal erklärt, dass das AECOM-Team für die Prüfungen von Kostenvoranschlägen einen ähnlichen Arbeitsablauf in den Studio-Sitzungen nutzte wie für die Planprüfungen. „Sie müssen sich vorstellen: Bei mehr als 18 unheimlich schnell laufenden Projekten war jedes Entwurfsziel vertraglich festgelegt und der Generalunternehmer musste für jedes dieser Ziele eine Schätzung abgeben“, sagt Medina-Leal. „Jedes Mal, wenn ein erstellter Entwurf einging, erhielten wir einen Kostenvoranschlag vom Auftragnehmer und eine Bluebeam Studio-Sitzung wurde erstellt, um die Schätzung zu prüfen.“

Die beiden wichtigsten Methoden zur Projektabwicklung – Construction-Manager-at-Risk und Design-Build – basieren auf einem garantierten Maximalpreis (GMP). Mit dieser Methode waren Baukosten und Zeitpläne schon festgelegt, bevor mit dem Bau begonnen wurde, erläutert Medina-Leal. Nach einer Reihe von Kostenvoranschlagsprüfungen und Iterationen nutzte das Team Studio-Sitzungen, um eine Einigung beim GMP zu erzielen und dabei alle am Kostenmanagement Beteiligten einzubeziehen.

„Für das Projektteam und den Eigentümer kommt der Zeitpunkt, an dem das Budget festgelegt werden muss, und das ist ein wirklich entscheidender Moment“, sagt Medina-Deal. „Man nimmt eine Vertragsänderung vor. Dabei fließen Erläuterungen und Annahmen ein. Eine Bluebeam Studio-Sitzung wurde erstellt, die diese GMP-Kostenschätzung und auch die benötigte Dokumentation wie die Erläuterungen, Annahmen und Zeitpläne umfasste.“

„Bluebeam ist wirklich ein unglaubliches Werkzeug“, fügt Medina-Leal hinzu. „Es gibt allen Beteiligten die Möglichkeit, ihre Kommentare abzugeben und ihre Gedanken einzubringen.“

Die kontinuierliche Echtzeit-Funktion der Studio-Sitzungen gestattet es Mitwirkenden, sich an einer fortlaufenden Diskussion über ein bestimmtes Dokument zu beteiligen. Dies half AECOM dabei, während des Projekts Wertanalysen durchzuführen, wenn bestimmte Aspekte Gefahr liefen, das Budget zu überschreiten.

„Alle Unterhaltungen sind in der Datei gespeichert“, sagt Medina-Leal. „Die Software eignet sich hervorragend zum Archivieren oder als Referenz, wenn man die nächste Iteration an Schätzungen überprüft. Man kann jederzeit zurückgehen und Informationen abrufen oder neue Teammitglieder einarbeiten.“

Studio-Sitzungen waren zu diesem Zeitpunkt ein so erfolgreiches Werkzeug, dass das AECOM-Team den Einsatz von Bluebeam im Projekt immer weiter ausbauen wollte. Hier kamen Studio-Projekte ins Spiel, die Dateispeicher- und Freigabefunktion von Bluebeam, die für Zahlungsanträge, Vertragsänderungsaufträge und interne Änderungsaufträge verwendet wurde.

„Jedes Projekt hatte sein eigenes Bluebeam [Studio-]Projekt“, erläutert Medina-Leal, „und innerhalb dieses Bluebeam Projekts konnten wir eine Ordnerstruktur erstellen. Alle [Studio-]Projekte wurden identisch eingerichtet und hatten die gleiche Ordnerstruktur. Dort konnte der Lebenszyklus eines potenziellen Änderungsauftrags bis hin zu einem genehmigten und ausgeführten internen oder Vertragsänderungsauftrag nachverfolgt werden.“

Qualitätskontrollen zur Gewährleistung von Einheitlichkeit

Das Team entschied sich während des Baus von allen 18 Gebäuden ebenfalls für Bluebeam – dieses Mal, um die Einheitlichkeit und die Qualität der Gebäude zu gewährleisten. Bluebeam war vor allem bei der Überprüfung der Auftragnehmerzeitenpläne von Nutzen.

Mit dem Voranschreiten des Projekts war jeder Auftragnehmer für einen Monatsplan verantwortlich. Alle Pläne waren in einer Studio-Sitzung enthalten und jeder, der an einem Plan beteiligt war, konnte ihn durchgehen und Kommentare für den Auftragnehmer hinterlassen. „Jetzt wird jede Einreichung mit einer Notiz festgehalten. Auf Basis der jeweiligen Notiz sollten dann Aktualisierungen vorgenommen werden“, sagt Medina-Leal.

Das AECOM-Team konnte durch die Optimierung der Projektkommunikation und der Zusammenarbeit in kritischen Bauphasen mithilfe von Bluebeam viele der Gebäude erfolgreich fertigstellen.

„Bluebeam war der Schlüssel, mit dem wir so viele verschiedene Projekte zur gleichen Zeit durchführen konnten“, sagt Burkett. „Mit der Software konnten wir ganz zu Beginn den Umfang, das Budget und die Pläne validieren und dann regelmäßige Validierungen über die gesamte Projektlaufzeit hinweg durchführen.“

Der überaus erfolgreiche Abschluss des Anleiheprogramms von 2017 durch AECOM mithilfe von Bluebeam bewog den Schulbezirk dazu, für 2022 ein weiteres Anleiheprogramm zur Modernisierung von weiteren Schulen in einem ähnlichen Zeitrahmen anzustreben – dieses Mal in Höhe von 2,4 Milliarden $ (2,2 Milliarden €). Es wurde mit einer Mehrheit von über 70 % genehmigt und AECOM wurde wieder mit der Leitung beauftragt und wird auch wieder auf Bluebeam zurückgreifen. „Es gibt viele neue Komponenten und Werkzeuge in Bluebeam, die sich unser Team genau angeschaut hat und jetzt überlegt, wie wir sie einsetzen können“, sagt Medina-Leal. „Wir denken darüber nach, wie wir die Nutzung noch optimieren können – mit noch mehr Zusammenarbeit und Effizienz.“