Die Umstellung auf Bluebeam bei der Stadtverwaltung von Seattle

Die für die Überprüfung von Planungsdokumenten zuständige Abteilung behalf sich mit einem langsamen, isolierten System zur Kommunikation von Korrekturen – bis der Umstieg auf Bluebeam alles veränderte.
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In Seattle waren 2016 mehr Turmkräne im Einsatz als in jeder anderen nordamerikanischen Stadt. Somit schien die Metropole am Puget Sound für die Einführung innovativer Bautechnologien geradezu prädestiniert – zumal sich Caelen Ball, der neue Prüfsachverständige der Stadt, bestens mit der Bereitstellung einer derartigen Technologie auskannte.

Ball erfuhr jedoch, dass sein neuer Arbeitgeber, das Seattle Department of Construction and Inspections (SDCI), Plankorrekturen in Texteditor-Dokumenten kommunizierte, statt die Software von Bluebeam für Markierungen und digitale Zusammenarbeit zu verwenden. Ball wollte die Chance nutzen, die Arbeitsabläufe in der Baubranche seiner Heimatstadt zu optimieren.

Von diesem Tag an, so Ball, sei er bestrebt gewesen, seine neuen Kolleg:innen von den Vorzügen von Bluebeam zu überzeugen. Mit der Software hatte er bereits in früheren Positionen positive Erfahrungen gesammelt.

Balls Hartnäckigkeit zahlte sich letztendlich aus. Seit seinem Einstieg in das Team, das für die Prüfung und Genehmigung aller Bauprojekte der Stadt Seattle mit einem Gesamtwert von rund 4 Milliarden $ (3,8 Milliarden €) zuständig ist, sind inzwischen über sechs Jahre vergangen. Heute ist Bluebeam für die Arbeit der 430 Mitarbeiter:innen unverzichtbar.

Der Übergang von der isolierten, papierbasierten Planprüfung zum optimierten Ökosystem von Bluebeam für die PDF-Markierung und die digitale Zusammenarbeit erwies sich jedoch als langwierig und kompliziert.

Der Prozess erstreckte sich über mehrere Jahre und erforderte intensive Überzeugungsarbeit vonseiten des Führungsteams, die Teilnahme an der Bluebeam User Conference 2018, eine sorgfältig ausgearbeitete Machbarkeitsstudie sowie komplexe und umfassende Strategien für die Umstellung und Implementierung, die nach Einschätzung von Ball bis heute noch nicht abgeschlossen sind.

Mitten in diese Umbruchphase der Digitalisierung in der Stadt Seattle fiel die Coronapandemie, die im März 2020 einen jähen und zunächst unbefristeten Umzug aller Mitarbeiter:innen ins Homeoffice bedingte.

Hinzu kam ein unerwartet starker Anstieg der Nachfrage nach Baugenehmigungen in Seattle in unmittelbarer Folge der Pandemie. Bürger:innen machten sich während der Lockdowns das Rekordtief bei den Zinssätzen für Umbau- und Renovierungsprojekte zunutze. Für die Abteilung, die ohnehin mit der Umstellung auf Bluebeam beschäftigt war, stellten die zahllosen Prüfungen und Genehmigungen eine erhebliche Mehrbelastung dar.

Nichtsdestotrotz bewältigte die Stadt alle Herausforderungen mit Bravour. Ball, inzwischen als Produktmanager für die elektronische Planprüfung in der Abteilung zuständig, fungierte bei der Umsetzung des Bluebeam Projekts als offizieller strategischer Berater. Er ist überzeugt, dass sich die Umstellung für Seattle gelohnt hat.

„In der ersten Jahreshälfte 2022 haben wir 20 % mehr komplexe Bauanträge genehmigt als in den sechs Monaten vor der Einführung von Bluebeam“, so Ball. „Die Kommunikation in unserem neuen System funktioniert so gut, dass wir mehr Anträge bearbeiten und Genehmigungen schneller erteilen können.“

Von Papierrollen zu digitalen Plänen

Für jedes Bauprojekt ist eine behördliche Genehmigung erforderlich, um sicherzustellen, dass die Baunormen und alle sonstigen geltenden Gesetze und Vorschriften für die Bebauung erfüllt werden. Vor Beginn des digitalen Wandels in der Baubranche verwalteten und genehmigten Städte wie Seattle im Zuge dieses Prozesses ganze Papierrollen von Plänen.

Vor der Verpflichtung zur Einreichung elektronischer Baupläne durchlief jeder Plansatz verschiedene Genehmigungsabteilungen – je nachdem, ob es sich bei dem Bauprojekt, um den Umbau von Wohnhäusern oder den Neubau von Bürogebäuden handelte. Dies führte zu einem mühsamen Prozess handschriftlicher Markierungen und manueller Prüfungen.

Das SDCI ist verantwortlich für die Prüfung und Genehmigung von Plänen und arbeitete bis etwa 2016 papierbasiert, wie Ball berichtet. „Bis zu diesem Zeitpunkt mussten Papierpläne immer in Form von riesigen Rollen eingereicht werden“, erzählt Ball. „Wir haben diese Rollen dann von einem Schreibtisch zum nächsten geschleppt. Es war sehr ineffizient, weil immer nur ein Sachverständiger auf einmal diesen Plansatz prüfen konnte.“

Anfang 2016 wurde die Abteilung vollständig umgestellt und akzeptiert seitdem nur noch digitale Pläne. Anstelle von unzähligen Papierdokumenten, die von der Abteilung geprüft wurden, gehen Pläne jetzt in Form von digitalen PDF-Dateien ein, die in großen Datenbanken gespeichert wurden. „Anfangs luden unsere Prüfsachverständigen die Plansätze einzeln herunter“, berichtet Ball. „Dann erstellten sie ein Dokument in einem Texteditor … und beschrieben dort die Probleme in den Plänen.“

Sobald die Prüfer:innen die Kommentare in der Textdatei eingegeben hatten, kam immerhin ein kleines Element der Automatisierung zum Tragen, so Ball, und zwar in Form einer E-Mail, mit der die Textdatei als Anhang an den oder die Antragsteller:in gesendet wurde. Zusätzlich wurde diese Datei in einer elektronischen Aufzeichnung der Genehmigung gespeichert.

Dieses neue digitale System zur Planprüfung stellte zwar eine Verbesserung gegenüber dem vorherigen papierbasierten Prozess dar, ließ aber dennoch einiges zu wünschen übrig, berichtet Ball. Vor allem bemängelt er die Isoliertheit und den Effizienzmangel, der sich aus der Verarbeitung von zwei separaten Dokumenten (dem eingereichten Bauplan und der Textdatei mit den Korrekturen) ergab.

Ball wusste aus eigener Erfahrung, dass es einen besseren Weg gab.

Vor seinem Wechsel zur Stadtverwaltung von Seattle arbeitete Ball für eine kleinere Gemeinde, in der Bluebeam zur Prüfung von Bauplänen zum Einsatz kam. In Bluebeam ist keine separate textbasierte Datei erforderlich. Stattdessen werden alle Kommentare und Korrekturen in Form von Markierungen direkt in den Plan eingefügt. „Bluebeam löst das Problem“, zwei digitale Dokumente miteinander verknüpfen zu müssen, so Ball. „Mit dieser Lösung hat man alles in einem Plansatz, sodass die Antragsteller von mehr Transparenz profitieren.“

Ein monumentaler Schritt

Ball erzählt, dass er seit seinem Wechsel zum SDCI energisch die Werbetrommel für Bluebeam gerührt habe und zwar besonders für die Vorzüge der Studio-Sitzungen in Revu, mit denen mehrere Mitarbeitende in Echtzeit Pläne prüfen und markieren können. Aufgrund der Größe und Struktur der Stadtverwaltung war jedoch schnell klar, dass jede technologische Umstellung und entsprechende Implementierung mit einem langwierigen Prozess verbunden sein würde.

Die Dokumente mussten in vier verschiedenen Bereichen des SDCI geprüft werden, in denen damals 380 Personen beschäftigt waren, erinnert sich Ball. Die Umstellung vom Textdateisystem auf Bluebeam stellte folglich einen monumentalen Schritt dar – nicht nur in technologischer Hinsicht, sondern auch in Bezug auf das Change Management.

Ball berichtet, dass seine Vorgesetzten durchaus einsahen, dass Bluebeam die bessere Lösung zur Vereinfachung der Genehmigungsverfahren war. Es ging lediglich darum, die richtige Gelegenheit und den geeigneten Ansatz für die Einführung der Technologie zu finden, um den laufenden Betrieb nicht zu sehr zu beeinträchtigen.

2018, nach monatelangen Gesprächen mit den Führungskräften, hatte Ball schließlich den Eindruck, dass der Umstieg in greifbare Nähe rückte. So unternahm er mit einer kleinen SDCI-Delegation einen Ausflug zur XCON, der jährlich im texanischen Austin stattfindenden User Conference von Bluebeam. Dort gelang es ihm endgültig, seine Kolleg:innen für die Möglichkeiten von Bluebeam zu begeistern.

„Auf der XCON haben wir lauter tolle Sachen gesehen, die im privaten Sektor mit der Software gemacht werden“, erinnert sich Ball, „vor allem auf der Baustelle. Sie nutzten Funktionen wie benutzerdefinierte Status und benutzerdefinierte Ebenen, um Übersichtsberichte und andere Arbeitsergebnisse zu verfeinern.“

Trotz der Aha-Erlebnisse auf der XCON war Balls Arbeitgeber immer noch nicht bereit, die Implementierung von Bluebeam tatsächlich in Angriff zu nehmen. Erst im Dezember 2019 entschloss sich die Abteilung zum nächsten Schritt und ließ die Möglichkeit einer solchen Implementierung bewerten.

Wie Ball berichtet, gaben die Abteilungsleiter:innen bei einem externen Beratungsunternehmen eine Machbarkeitsstudie in Auftrag, die eine endgültige Validierung und strategische Vorgaben für die Umstellung liefern sollte.

Im späten Frühjahr 2020 bestätigte die Studie schließlich, was Ball schon immer gewusst hatte: Bluebeam funktioniert und es funktioniert gut. Im Herbst 2020 war es dann beschlossene Sache: Die Abteilung würde Anfang 2021 mit der Implementierung beginnen.

Allen Widrigkeiten zum Trotz

Als die Stadtverwaltung von Seattle gerade im Begriff war, die Bewertung und Implementierung von Bluebeam mit letzter Konsequenz anzugehen, traf sie auf einen ebenso massiven wie unerwarteten Widerstand: die Coronapandemie.

Im Februar 2020 machte das Virus erstmals Schlagzeilen in den USA, besonders im Pazifischen Nordwesten. Dort verzeichnete Kirkland, eine Vorstadt von Seattle, den ersten bekannten Todesfall, der mutmaßlich durch das COVID-19-Virus verursacht wurde. „Wenige Tage später schickte niemand mehr seine Kinder zur Schule und die ganze Stadt kam praktisch zum Stillstand“, erinnert sich Ball.

Alle Mitarbeitenden seiner Abteilung wurden angewiesen, bis auf Weiteres von Zuhause aus zu arbeiten, wobei sie zunächst von einer Dauer von einem Monat ausgingen. Angesichts der coronabedingten Herausforderungen schien die Umstellung auf komplett neue Technologien und Arbeitsabläufe plötzlich vergleichsweise unkompliziert. Für Ball und seine Kolleg:innen habe vor allem die Angst um ihre Arbeitsplätze im Vordergrund gestanden, da sie befürchteten, die Pandemie würde die Bautätigkeit in Seattle zum Erliegen bringen.

Diese Angst erwies sich bereits nach wenigen Monaten als vollkommen unberechtigt. An ihre Stelle trat die Befürchtung, dass die Abteilung einer völlig neuen Herausforderung möglicherweise nicht gewachsen sein könnte: der rasant zunehmenden Nachfrage nach Bau- und Konstruktionsleistungen.

Statt der erwarteten Flaute nahm die Nachfrage nach Bau- und Konstruktionsleistungen rapide zu. Immer mehr Bewohner:innen von Seattle und der Umgebung, die zu Hause festsaßen, nutzten die Gelegenheit für Umbauten und Renovierungen. Balls Abteilung war auf einen Schlag völlig überlastet. „Bei uns gingen Unmengen von Anträge ein“, erinnert sich Ball, „wirklich Unmengen.“

Nichtsdestotrotz ließ sich die Abteilungsleitung von dieser Dreierbelastung aus Pandemie, steigender Nachfrage und einer fast 400-köpfigen Belegschaft, die über einen längeren (und vollkommen ungewissen) Zeitraum im Homeoffice arbeiten musste, nicht davon abhalten, die Implementierung von Bluebeam voranzutreiben. Im Gegenteil: Die Abteilungsleiter:innen kamen zu der Entscheidung, Bluebeam in allen fünf Abteilungen gleichzeitig einzuführen. „Wir wollten keinen Ansatz verfolgen, bei dem Bluebeam zunächst in einer einzelnen Abteilung oder Prüfgruppe getestet worden wäre“, erklärt Ball. „Stattdessen entschieden wir uns dazu, die Software gleich überall einzuführen.“

Um die Komplexität einer so gewaltigen Bereitstellung besser verwalten zu können, berief die Stadtverwaltung einen Ausschuss aus Sonderberater:innen ein, zu dem auch Ball gehörte und der die Implementierung von Bluebeam leiten und überwachen sollte. Jede Abteilung hatte dabei ihre:n eigene:n Bluebeam Sonderberater:in.


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Im weiteren Verlauf von 2020 war der Ausschuss vor allem mit dem Erwerb von Bluebeam Lizenzen und der Standardisierung der Softwarefunktionen für das neue System der Stadtverwaltung beschäftigt. So wurden u. a. benutzerdefinierte Profile und Werkzeugsets erstellt, um die Software an die Arbeitsabläufe und Prüfstandards der Stadtverwaltung anzupassen. Außerdem wurden für jede Abteilung spezielle Kommunikationskanäle über Microsoft Teams eingerichtet, um Anfragen zur Umstellung auf Bluebeam und zu Schulungen zu verwalten.

Ball erzählt, dass die Einführung von Bluebeam zu Beginn nur langsam vonstatten ging, was Absicht war. „Am Anfang haben wir versucht, erstmal die Fundamente zu legen, sodass sich die Kollegen mit dem PDF-Reader vertraut machen konnten, ohne den vollen Funktionsumfang zu nutzen“, erinnert er sich. „Wir arbeiteten auch noch nicht in der Cloud und schrieben noch Textdateien, aber wir prüften die Textdateien immer mit einem PDF-Reader.“ In der Zwischenzeit führte die Stadtverwaltung zudem einige einfache Pilotprojekte mit echten Kund:innen durch, um die neuen Abläufe für die Planprüfung zu testen und im iterativen Verfahren zu optimieren.

In der Folge baten die Sonderberater:innen ihre Kolleg:innen, Bluebeam anstatt Adobe als standardmäßigen PDF-Reader einzurichten. Außerdem führten sie sogenannte „Lunch and Learn“-Sitzungen ein, in denen die Grundlagen von Bluebeam vermittelt wurden. „Wir wollten zunächst Erfahrungen sammeln, bevor wir mit den richtigen Schulungen anfingen“, berichtet Ball. Im Herbst und frühen Winter 2021 war es dann soweit.

Die offiziellen Bluebeam Schulungen der Stadtverwaltung waren umfassend. Der Beratungsausschuss erstellte eine interne SharePoint-Ressource, Bluebeam Central, in der Hyperlink-Ressourcen, Videos und Anleitungen für die Nutzung der Software mit sämtlichen standardisierten Tools und Funktionen der Stadtverwaltung enthalten waren. Die Stadtverwaltung stellte außerdem Microsoft Forms mit der „Power Automate“-Funktion zur Verfügung. Diese Funktion erlaubte die direkte Weiterleitung eines Problems an die Sonderberater:innen, die daraufhin umgehend Support bereitstellen konnten. Darüber hinaus stellte der Ausschuss umfangreiche Merkblätter und andere Arbeitshilfen bereit.

„Ab dem ersten Tag der Einführung haben wir uns sehr bemüht, unsere Kollegen zu unterstützen und das Produktivitätslevel zu messen“, betont Ball.

Geplant war, so Ball, den Betrieb zum letzten Quartal 2021 vollständig auf Bluebeam umzustellen, nachdem alle erweiterten Schulungen abgeschlossen waren. Nach einigen kurzzeitigen Verzögerungen aufgrund hoher Prüfbelastungen war Bluebeam im Januar 2022 schließlich in vollem Umfang einsatzbereit.

Ein durchschlagender Erfolg

Für Ball war dies die Verwirklichung einer lang gehegten Vision, an der er seit Beginn seiner Tätigkeit für die Stadt Seattle gearbeitet hatte. Nun kommt es darauf an, die kleinen Problemchen in den Griff zu kriegen, die bei einer kompletten Umstellung der Tools und Arbeitsabläufe quasi unvermeidlich sind.

Seine Abteilung war 2022 größtenteils damit beschäftigt, zu „selektieren“, wie Ball es ausdrückt, und Mitarbeiter:innen in den verschiedenen Abteilungen bei der Einarbeitung in das neue Planprüfungssystem mit Bluebeam zu unterstützen. Dieses System wird seit Mitte 2022 für alle neuen Genehmigungsanträge verwendet und hat damit das vorherige Textdateisystem vollständig ersetzt.

Bereits in den ersten Wochen und Monaten nach der Einführung trug die Investition erste Früchte, so Ball.

„Im April [2022] war klar zu sehen, dass unser Durchsatz gut war und sogar eine Tendenz nach oben aufwies“, berichtet er. „Und schon im Juli [2022] sahen die Zahlen dann wirklich total positiv aus.“

Heute sieht das Verfahren zur Einreichung, Prüfung und Genehmigung von Bauplänen folgendermaßen aus:

  • Antragsteller:innen reichen Pläne über das öffentlich zugängliche Online-Portal Accela der Stadt ein. Diese Pläne werden dann in der städtischen Datenbank gespeichert.
  • Nach Sichtung der Pläne und Einzug der anfallenden Gebühren werden die Pläne in eine Sitzung in Bluebeam Studio kopiert und den Sachverständigen zur Prüfung bereitgestellt.
  • Zusammen mit den entsprechenden Workflow-Aufgaben in Accela wird den Prüfsachverständigen jeden Tag ein Sitzungscode zugewiesen, mit dem sie an einer Sitzung teilnehmen und dort in Zusammenarbeit mit Kolleg:innen Pläne in Echtzeit markieren können.

Ball ist der festen Überzeugung, dass die Umstellung auf Bluebeam für Seattle ein durchschlagender Erfolg war. Genehmigungsverfahren können jetzt viel schneller und effizienter durchgeführt werden, was die Kommunikation mit und die Beziehungen zu den Antragsteller:innen deutlich verbessert hat.

Trotzdem ist der Umstieg noch längst nicht abgeschlossen. Die Schulungen der Mitarbeitenden laufen ebenso weiter wie die Optimierung der Verfahren und Arbeitsabläufe. Ball begleitet diesen Prozess und ist inzwischen als alleiniger strategischer Berater für den Support bei dem Projekt zuständig.

Ball ist stolz auf das, was er und sein Team im Laufe der vergangenen sechs Jahre erreicht haben. Der Ruf der Stadt Seattle als Sinnbild für modernes Denken und technologische Innovationen (hier entstanden zwei der bekanntesten Technologieunternehmen des letzten Jahrhunderts: Amazon und Microsoft) spielt für ihn eine ganz besondere Rolle, da er selbst in Seattle geboren und aufgewachsen ist.

Die Einführung und Nutzung von Bluebeam bei der Stadtverwaltung steht für ihn ganz in dieser Tradition des technologischen Fortschritts.

„Seattle war schon immer eine zukunftsorientierte Stadt“, schwärmt Ball. „Alles begann mit der Weltausstellung 1962 unter dem Motto‚Century 21 Exposition‘. Und Bluebeam ist eine solche Technologie des 21. Jahrhunderts, die wir in unserer Branche dringend brauchen – nicht nur für die kommunale Planprüfung, sondern in der gesamten Baubranche. Mit Bluebeam können wir unser Versprechen erfüllen, den Menschen beim Aufbau eines sicheren, lebenswerten und integrativen Seattle zu helfen.“

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