„Wir wollten den Prozess effizienter und transparenter gestalten“, erklärt Michael Niemer, leitender Planprüfer in Snohomish County im US-Bundesstaat Washington. Mit „Prozess“ bezieht er sich auf Planprüfungen – ein gängiger und notwendiger Schritt bei der Erweiterung einer Stadt oder eines Countys. Für jedes Gebäude und jede Wohnung müssen die entsprechenden Anträge und Baupläne von der jeweiligen Behörde genehmigt werden, bevor das Projekt durchgeführt werden kann. Behörden sind oft mit dem Stigma behaftet, nicht sonderlich effizient zu arbeiten. Das soll sich jetzt aber ändern. „Wir wollten weg von der automatischen Anrufweiterleitung und stattdessen ein besseres, interaktiveres System etablieren“, erläutert Niemer. „Aber wie können wir es schaffen, effizienter zu werden und die Anweisung von Barbara Mock, der Leiterin unserer Abteilung Planning and Development Services, zu befolgen, von der Arbeit mit Papierdokumenten wegzukommen und das damit einhergehende Archivierungsproblem zu lösen?“ Snohomish County entschied sich dazu, Planprüfungen mithilfe eines neuen PDF-basierten Systems komplett digital durchzuführen. Dafür wurde Bluebeam Revu eXtreme in ein existierendes Online-Portal implementiert. Dank der Verwendung von Revu eXtreme, einer innovativen cloudbasierten Komplettlösung für Projekteffizienz und Zusammenarbeit, kann Snohomish County das Potenzial papierlosen Arbeitens nun voll ausschöpfen.

In Verbindung mit dem System, an dessen Einführung Niemer beteiligt war, entwickelte die Schulungskoordinatorin Mona El Soussey ein internes, sich auf Benutzererfahrung gründendes Schulungsprogramm. „Wir stellten fest, dass wir es mit verschiedenen Erfahrungsgraden zu tun hatten, und haben daher Kurse für Bluebeam 101, 201 und 301 entwickelt, um das Schulungserlebnis zu optimieren. Nach der ersten Grundschulung haben 70 % unserer Angestellten angegeben, dass sie sich sicher im Umgang mit Bluebeam fühlen.“

Auch externe Kunden hatten die Möglichkeit, sich mit Niemer persönlich zu treffen, um Hilfe beim Einreichen von Plänen zu erhalten. „Wir haben gehofft, dass wir den Kunden ein besseres Produkt bereitstellen können“, so Niemer. „Und intern haben wir es geschafft, einen grundlegenden Wandel unserer Arbeitsweise zu vollziehen: die Umstellung von papierbasierten auf elektronische Planprüfungen.“

Dank Mocks Führung, Niemers digitaler Versiertheit, die den engagierten Mitarbeitern bei der Entwicklung des Systems half, und El Sousseys Schulungsbegleitung konnte Snohomish County komplett auf papierloses Arbeiten umstellen und damit den externen Kunden das Leben erleichtern.

„Die Tatsache, dass wir Bluebeam verwenden und unser Prüfprozess papierlos erfolgt, hat in der Region für ziemlich viel Aufmerksamkeit gesorgt“, bestätigt Niemer mit einem Grinsen. „Wir geben anderen Behörden, IT-Abteilungen, Planungsleitern und Planprüfern, die sich unsere Arbeitsweise anschauen wollen, oft spontane Touren. Sogar andere Stellen innerhalb des Countys möchten unsere Arbeitsweise kennenlernen, da sie sie auf ihre eigene Arbeitsweise anwenden möchten. Die Vorteile dieses effizienten Prüfprozesses aufzuzeigen und auch darzulegen, wie davon letztendlich all unsere Kunden profitieren können, hat wirklich große Auswirkungen.“

Herausforderungen

• Snohomish County wurde angewiesen, den Abgabe- und Prüfprozess vollständig zu digitalisieren. Die Abschaffung von Papierunterlagen stellte einen Wandel der Arbeitskultur dar.
• Planungsanträge und Formate der Dokumentenprüfung waren weder standardisiert noch nachvollziehbar.
• Angebotsabgaben, Prüfungen und Genehmigungen dauerten zu lange und es gab keinen standardisierten Prozess für interne oder externe Prüfungen.

Lösungen

• Man entschied sich für Bluebeam Revu eXtreme als Software für die elektronische Planprüfung, da sie mit mybuildingpermit.com, einem Internetportal verschiedener Behörden für die Abgabe, kompatibel war. Außerdem wurden Schulungen durchgeführt, die sich auf frühere Benutzererfahrungen mit Bluebeam stützten.
• Nachdem man sich mit potenziellen Kunden beriet, wie deren Anforderungen am besten erfüllt werden könnten, wurde PDF als einzig akzeptiertes Dateiformat für Abgaben und Prüfungen festgelegt.
• Dank Revu waren Prüfer und Kunden in der Lage, Markuptools sowie die Markupliste zu verwenden, alle Beteiligten aufeinander abzustimmen und an den jeweils aktuellsten Dokumenten zu arbeiten – von der Angebotsabgabe bis zur Genehmigung.

Ergebnisse

• Jede einzelne Abgabe erfolgt nun über Revu als PDF – papierbasierte Angebotsabgaben werden nicht mehr bearbeitet – und damit ist der elektronische Prüfprozess von Snohomish County zu 100 % papierlos. 70 % der Mitarbeiter fühlten sich sicher im Umgang mit Revu, nachdem sie die erste Grundschulung von Revu abgeschlossen hatten.
• Die Nutzung von PDF-Dateien führt zu klareren und präziseren Prüfungen und die Markupliste in Revu macht jede Dokumentenänderung dank Hyperlinks zu den aktuellsten Prüfungsnotizen und Überarbeitungen nachvollziehbar.
• Dank der Einführung eines standardisierten Prozesses konnte der Zeitaufwand für Gutachten um ein Drittel gesenkt werden und das County kann Projekte nun in kürzerer Zeit genehmigen.