Die Prüfung von Leistungsumfängen und Verträgen ebenso wie die anderen Arbeitsabläufe, die wir kürzlich beschrieben haben, stellen wichtige Phasen von Bauprojekten dar. Nach einem umfassenden Ausschreibungsverfahren gehört es zur Aufgabe des Generalunternehmers, mehrseitige Verträge mit jedem der am Projekt beteiligten Subunternehmer auszuarbeiten und abzuschließen.
Je nach Generalunternehmer kann dieser Prozess unterschiedlich ablaufen. Für Amanda Wieting, Senior Technical Account Manager bei Bluebeam und ehemalige Projektmanagerin bei The Whiting-Turner Contracting Company, war dieser Vorgang stets mit persönlichen Meetings verbunden. Bei den Treffen mit den drei Subunternehmern, die die niedrigsten Angebote für den jeweiligen Untervertrag abgegeben hatten, wurde der jeweils im Angebot aufgeführte Leistungsumfang bis ins kleinste Detail geprüft.
„Bei einem solchen Meeting werden der Leistungsumfang und der Vertrag genau geprüft und jede Seite muss paraphiert werden“, so Wieting. „Waren wir bereit, den Auftrag zu erteilen, musste alles unterzeichnet werden und damit war der Vertrag abgeschlossen.“
Dieser Arbeitsablauf kann mithilfe von Studio, dem cloudbasierten Portal für Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit von Bluebeam Revu, optimiert werden.
Genau wie bei vielen anderen Arbeitsabläufen in der Baubranche wird auch bei diesem Ablauf normalerweise eine Menge Papier verbraucht.
Die Verträge mitsamt den Leistungsumfängen, die mit jedem Subunternehmer geschlossen werden, bestehen aus einem großen Satz an Papierdokumenten. Wurde die Leistungsumfangs- und Vertragsprüfung bei einem persönlichen Meeting durchgeführt, mussten die Revisionen und Änderungen laut Wieting meist per Stift auf den Dokumenten vermerkt werden.
Nach dem Hinzufügen aller Revisionen und dem Abschluss des Vertrages mussten die Dokumente mehrfach kopiert und anschließend von allen Beteiligten unterzeichnet werden.
Studio bietet die folgenden drei Möglichkeiten, um die Prüfung von Leistungsumfängen und Verträgen effizienter zu gestalten.
Studio-Projekte für die Dokumentenverwaltung mit Subunternehmern
Generalunternehmer, die Angebote für Bauprojekte einholen, müssen unter Umständen viele verschiedene Vertragsdokumente und Unterlagen zum Leistungsumfang prüfen und von den unterschiedlichen Subunternehmern anfordern. Erst danach kann die formale Prüfung mit jedem Subunternehmer erfolgen.
Diese Dokumente, die meist viele Abschnitte mit Standardformulierungen und auch spezifische Subunternehmerleistungen enthalten, können in einem Studio Projekt gespeichert und verwaltet werden. Auf diese Weise haben die verschiedenen Projektbeteiligten, einschließlich des Generalunternehmers und der diversen Subunternehmer, einen zentralen Ort für die Zusammenarbeit in Revu: Sie können an einer Sitzung teilnehmen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten sowie Markups hinzufügen, bevor der Leistungsumfang und der Vertrag geprüft werden.
„Es erleichtert die Arbeit wirklich ungemein, wenn diese Informationen in ein Studio-Projekt hochgeladen werden“, sagt Wieting.
Mithilfe von Studio können Teams intern Standardvorlagen und zusätzliche Unterlagen organisieren. Zudem können Studio-Sitzungen von Teams genutzt werden, um intern den Arbeitsumfang zu prüfen, bevor die Unterlagen für die Subunternehmer freigegeben werden.
Schließlich müssen die Mitglieder der unterschiedlichen Teams erst den jeweiligen Arbeitsumfängen zustimmen, bevor die formale Prüfung mit den Subunternehmern stattfinden kann. Studio-Projekte und -Sitzungen sind dafür bestens geeignet.
Überarbeitung und Abschluss von Verträgen mit Studio-Sitzungen
Persönliche Meetings sind für die Leistungsumfangs- und Vertragsprüfung nicht immer die beste Lösung. Es kann schwierig sein, Sitzungen mit mehreren Subunternehmern zu koordinieren. Verlagern Sie daher den Prüfungs- und Revisionsprozess online in Studio-Sitzungen und profitieren Sie von den Funktionen für Markups und die Zusammenarbeit.
Obwohl Wieting die Leistungsumfangs- und Vertragsprüfung meist in persönlichen Meetings durchgeführt hat, ist sie der Ansicht, dass die Verlagerung der Prüfung in eine Studio-Sitzung eine sinnvolle Option darstellt. Auf diese Weise kann bei der Prüfung mehrerer Subunternehmer eine Menge Zeit gespart werden.
Da die Dokumente bereits in einem Studio-Projekt verwaltet und gespeichert werden, können sie anschließend leicht in eine Sitzung hochgeladen werden. Die Subunternehmer können digital zu dieser Sitzung eingeladen werden und haben dann die Möglichkeit, sich zu besprechen, Markups hinzuzufügen und auf Fragen oder Kommentare zu antworten. Darüber hinaus ist es in jeder Sitzung möglich, alle Markups digital nachzuverfolgen. Wenn also Fragen zu einem bestimmten Markup aufkommen, kann leicht ermittelt werden, von wem und zu welchem Zeitpunkt das Markup hinzugefügt wurde.
„Es ist enorm hilfreich, wenn die Klärung des Leistungsumfangs in einer Sitzung erfolgt, die aufgezeichnet wird. Außerdem kann jedes Markup nachverfolgt werden“, so Wieting.
Digitales Unterzeichnen von Verträgen mit Studio-Projekten
Die Leistungsumfänge und Verträge von verschiedenen Subunternehmern können in Studio-Sitzungen überarbeitet werden. Zudem können Verträge abgeschlossen und mithilfe der digitalen Signaturfunktion in einem Studio-Projekt unterzeichnet werden.
Laut Wieting sollte das Unterzeichnen offizieller Dokumente jedoch nur in einem Studio-Projekt und nicht in einer Sitzung erfolgen, da Benutzer nur in einem Projekt die Möglichkeit haben, Änderungen auf Dokumentenebene durchzuführen.
„Die Subunternehmer können die Unterlagen mit einer gültigen digitalen Signatur unterzeichnen“, so Wieting. „Das bietet sich besonders bei Verträgen an, denn auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass niemand Änderungen vornimmt.“
Positive Veränderungen
Studio in Revu bietet Bauexperten die Möglichkeit, eine Vielzahl an Arbeitsabläufen zu digitalisieren und zu optimieren sowie den Papierverbrauch zu reduzieren. Zudem können alle Beteiligten wichtige Dokumente in Studio einfach bearbeiten und genehmigen.
Mithilfe von Studio können Generalunternehmer die papierbasierten Prozesse von Leistungsumfangs- und Vertragsprüfungen abschaffen und die Dokumentenverwaltung bei mehreren Subunternehmern effizienter gestalten. Gleichzeitig profitieren Subunternehmer von den einfachen Prozessen für die Prüfung und den Abschluss von Verträgen, was Zeit spart und für mehr Sicherheit sorgt.
Kontaktieren Sie uns unter [email protected], wenn Sie weitere Fragen zu Revu und Studio haben.
