Illustration von Jonny Ruzzo
Seit der Einführung von Studio-Projekten, in denen Baufachkräfte Projektdokumente speichern und teilen können, und Studio-Sitzungen, in denen Teams Markierungen in Echtzeit vornehmen können, hat die Branche von den zahlreichen Möglichkeiten profitiert, die jedes der beiden Werkzeuge für die Steigerung der Produktivität bietet.
Dennoch können Sitzungen effektiver sein als Projekte, wenn sich bei einem Bauprojekt bestimmte Umstände ergeben, – und umgekehrt. Darüber hinaus können Spezialisten aus der AECO-Branche (Planung, Bau und Betrieb) die Verwendung des einen oder des anderen Tools für bestimmte Arbeitsabläufe als effizienter erachten, obwohl eigentlich das Gegenteil der Fall ist.
Im Folgenden finden Sie einige beispielhafte Situationen, in denen Sie entweder Studio-Sitzungen, Studio-Projekte oder beide Lösungen verwenden sollten.
Einsatz von Studio-Sitzungen
Studio-Sitzungen in Revu zählen mittlerweile zu den branchenführenden Werkzeugen für die Zusammenarbeit an Dokumenten. Über Studio-Sitzungen können Benutzer:innen gemeinsam Dokumente in Echtzeit mit Markierungen versehen und zwar unabhängig von ihrem Standort. Die Sitzung muss von einem oder einer Administrator:in erstellt werden, damit die Teilnehmer:innen jederzeit bei- und austreten, Markierungen zu Dokumenten hinzufügen und Kommentare für andere Mitwirkende hinterlassen können.
Diese digitale Zusammenarbeit bietet erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen bei Projekten, da Papierdokumente nicht mehr zwischen den verschiedenen Standorten der Beteiligten hin- und hertransportiert werden müssen. Zudem entfällt der mühsame Prozess, bei dem mit Markierungen versehene PDF-Dokumente per E-Mail an mehrere Mitwirkende gesendet werden und anschließend die Überarbeitungen aller Projektbeteiligten manuell in einer Datei konsolidiert werden müssen.
Die Vorteile von Sitzungen verleiten Benutzer:innen jedoch manchmal dazu, sich übermäßig auf die Anwendung zu verlassen oder sie auf eine Weise zu nutzen, die im Laufe der Zeit zu weniger Effizienz führt. Beispielsweise sollte es für jede Sitzung ein klares Zeitfenster geben: ein oder zwei Wochen pro Revisionsrunde. Es mag vielleicht naheliegen, eine Sitzung für die gesamte Dauer des Projekts geöffnet zu halten, das Tool ist jedoch am effektivsten, wenn es in einzelnen Revisionsrunden eingesetzt wird.
Sitzungen dienen als Ersatz für Besprechungen. Die Teilnehmenden sitzen an einem virtuellen Konferenztisch, bearbeiten Dokumente, versehen sie mit Markierungen und besprechen Überarbeitungen. Am Ende der Besprechung sollte auch die Sitzung geschlossen werden.
Einsatz von Studio-Projekten
Studio-Projekte eignen sich perfekt zum Speichern, Organisieren und Teilen von Dokumenten. Gerade für besonders große Bauprojekte, die Tausende von Dokumenten umfassen, auf die zahlreiche Beteiligte Zugriff haben, bieten Projekte eine sichere und effektive Lösung.
Angesichts der Leistungsfähigkeit als Werkzeug zur Dokumentenspeicherung kommt es jedoch nicht selten vor, dass Projekte verwendet werden, obwohl eine Sitzung sinnvoller und effektiver gewesen wäre.
Während Sitzungen Besprechungen sind, in denen Menschen in Echtzeit zusammenarbeiten, entsprechen Projekte einem Büroraum, in dem sich alle Unterlagen befinden. Projektdokumente können ein- und ausgecheckt werden wie ein Buch in einer Bibliothek. Sofern Mitwirkende über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, können ausgecheckte Dokumente vor dem erneuten Einchecken mit Markierungen versehen werden. Darüber hinaus wird der Versionsverlauf von Projektdokumenten genau aufgezeichnet, damit alle Beteiligten wissen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat.
Das Ein- und Auschecksystem funktioniert am besten, wenn nicht mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten sollen. Projektbeteiligte erhalten innerhalb des Systems die Möglichkeit, ein Dokument auszuchecken, es alleine zu prüfen und dann wieder einzuchecken, damit eine andere Person es zu einem späteren Zeitpunkt überprüfen kann.
Wenn jedoch mehrere Personen an einem Projekt zusammenarbeiten sollen, wird das Ein- und Auschecken von Dokumenten in einem Projekt zu umständlich und möglicherweise unübersichtlich. In solchen Fällen bietet es sich an, eine Sitzung zu erstellen.
Einsatz beider Anwendungen
Sitzungen und Projekte sind zwar beide für sich genommen nützlich, im Grunde genommen aber für den gemeinsamen Gebrauch gedacht.
Das beste Beispiel ist die Verwendung von Projekten als Dokumentenbibliothek, auf die alle Beteiligten bei Bedarf Zugriff erhalten können. Einzelne Dokumente können ein- und ausgecheckt sowie heruntergeladen werden. In Projekten können außerdem alle Windows-Dateien gespeichert werden. Das bedeutet, dass selbst Word- und Excel-Dokumente sowie Bilder und DWG-Dateien gespeichert, ausgecheckt, in der jeweiligen Anwendung bearbeitet und wieder eingecheckt werden können.
Sitzungen hingegen sollten innerhalb eines Projekts stattfinden, wenn die Beteiligten bestimmte Dokumente gemeinsam prüfen müssen und diese Dokumente nur als PDF-Datei vorliegen. Die Dokumente in einem Projekt können in eine Sitzung hochgeladen werden. Die Beteiligten sollten anschließend für einen festgelegten Zeitraum die Möglichkeit erhalten, Markierungen und Kommentare zu hinterlassen, bevor die Sitzung beendet wird. Dann werden alle Änderungen, die so an einem Dokument vorgenommen wurden, im Projekt gespeichert und können von allen Mitwirkenden eingesehen werden.
Projekte und Sitzungen bieten zudem die Möglichkeit, den Zugriff auf Dokumente genau zu kontrollieren. Es empfiehlt sich daher, nur Mitwirkenden Zugriff auf ein Projekt zu gewähren, die direkt und permanent am Bauprozess beteiligt sind. Sitzungen hingegen ermöglichen externen Mitarbeiter:innen, die keinen vollständigen Zugriff auf alle Dokumente benötigen, die Bearbeitung von bestimmten Dateien.
Baufachkräfte bevorzugen oftmals eine der beiden Anwendungen – je nach den spezifischen Anforderungen ihres Teams oder ihrer Rolle. Die Kombination von Bluebeam Projekten und Sitzungen bietet jedoch eine beispiellos effiziente Bausoftwarelösung.
