Illustration af Rae Scarfó
Hvis jeg bad dig om at tænke på en nylig ændring og derefter på, hvem der sponsorerede denne ændring, ville jeg vædde på, at du kunne komme med et navn ret hurtigt.
Jeg ville endda vædde på, at du kunne nævne en, der var en fantastisk projektsponsor – og en, der måske ikke var det. Hvorfor? Fordi et projekts succes i høj grad er afhængig af effektiviteten af dets sponsor.
Men vidste du, at næsten 50 % af projektteams vurderer deres sponsors effektivitet som dårlig til rimelig? Når projektsponsorer spiller en så vigtig rolle, er det en detalje, du ikke skal springe over, når du administrerer en stor virksomhedsændring, f.eks. implementering af en ny teknologi eller proces.
Hvad er så forskellen på en god og en dårlig sponsor? Og vigtigst af alt, hvad er det, du som byggeleder vil sikre dig, at din sponsor gør?
Hvad er en sponsor?
En sponsor er en person – typisk på et eller andet ledelsesniveau – der støtter og fremmer initiativet eller ændringen. Deres primære fokus er at tilpasse strategi og fjerne barrierer for et team og ikke de daglige detaljer om projektimplementering.
Jeg mener, at en sponsor kan være enhver med stærke relationsevner, der kan påvirke og støtte ændringen. Det behøver ikke nødvendigvis at være det højest rangerede medlem af dit team eller i din organisation. En effektiv sponsor er en person, som folk stoler på, og der er i stand til at hjælpe med projektets implementering.
Hvad er det ikke?
En sponsor er ikke din projektleder. De bør ikke blande sig i de daglige detaljer. Når en sponsor er involveret i at træffe de daglige beslutninger, bruger dit team ikke sine ressourcer tilstrækkeligt. En sponsor bør være involveret i at opstille milepæle og mål sammen med projektteamet, men udover det er involvering ikke nødvendig.
OGSÅ I BUILT:
En sponsor er heller ikke en cheerleader. Støtte af en ændring ved at sætte sit navn på et projekt er ikke effektiv sponsorering. Selvom det er vigtigt, at folk ved, at ændringerne bakkes op af ledelsen, skal dine sponsorer også være synligt aktive med projektet. Planlæg at engagere din sponsor under hele projektet. De skal spille aktive roller i opstart, design og implementering af initiativet.
Hvad skal en effektiv sponsor gøre?
Sponsorens rolle er stor. Der er mange ting, en sponsor skal gøre. Her er et par vigtige ting, de bør gøre:
I starten af projektet:
Sponsorer bør hjælpe med at vælge og lancere projektteamet. De skal afgøre, hvem projektlederen er og hjælpe med at vælge dygtige teammedlemmer. De skal også hjælpe teamet med at forstå årsagen til ændringen, og hvordan den påvirker og gavner virksomheden.
Sponsorer bør også begynde at opbygge støtte i ledergruppen. Det er sponsorens vigtige ansvar at informere andre ledere om den kommende ændring, og hvorfor den er nødvendig. Hvis man kommunikerer med disse grupper tidligt, gør man det muligt for ledelsen at deltage i ændringen og ikke blive overrasket over udrulningen senere.
Det er også vigtigt at skabe en generel viden om den kommende ændring hos medarbejderne. Når projektet er godkendt og startet, skal din sponsor begynde at kommunikere med medarbejderne om, hvad der ændrer sig og hvorfor. Hvordan gavner dette virksomheden, og hvad sker der, hvis man ikke foretager ændringen? Sørg også for at medtage nogle ideer om, hvordan det gavner den enkelte – “hvad får jeg ud af det?” – er en stærk motivator for at få folk til at tilpasse sig en forandring.
I designfasen skal en sponsor:
Holde sig informeret og involveret i projektteamet, regelmæssigt deltage i projektmøder (det behøver ikke nødvendigvis at være alle møderne). Have kontakt med projektgruppen for at tilbyde støtte og fjerne forhindringer og efterfølgende levere det, gruppen beder om. Hjælpe teamet med at opretholde en strategisk vision og retning.
Kommunikere. Ved at dele kritiske og centrale budskaber med medarbejderne viser en sponsor sin støtte til ændringen. Det er også vigtigt, at budskabet er konsekvent.
Få støtte og buy-in fra andre ledere. Fortæl andre ledere, hvad de kan gøre for at støtte ændringen. Dette kan gøres i både offentlige og private samtaler.
Under implementeringen bør sponsorer engagere sig ved:
Fortsat at være forbundet til projektteamet. Implementeringen kan medføre ressourcebegrænsninger. Tjek med dit team for at sikre, at de stadig har det, de har brug for, og hjælp dem med at fejlfinde, hvis de ikke har det.
Vær en rollemodel i forbindelse med ændringen. Gå foran med et godt eksempel, og vis både ledere og medarbejdere, at du selv har foretaget ændringen.
Til stadighed at forstærke centrale budskaber. Hvis der er grupper, der gør modstand, kan en sponsor muligvis have en til en-møder eller teammøder for at tale ændringen igennem og forstå den pågældende persons eller teams årsag til modstand. Mange gange kommer modstanden fra misforståelser. Det kan gøre underværker at få en leder til at gennemgå en ændring med et team.
Del og fejr succes. Ros kan gøre meget. Folk vil gerne vide, at deres indsats for at gennemføre en ændring er blevet set.
Ægte sponsorering kræver arbejde. Hvis du gør det rigtigt, så er det ikke nok bare at støtte et nyt projekt, du tror vil være nyttigt, verbalt. Det tager tid og kræfter, men den indsats vil betale sig markant.
Effektivt sponsorering sætter tonen for et projekt. Det demonstrerer over for medarbejdere og ledelse, at du er seriøs med hensyn til ændringen, og at virksomheden finder værdi i det, der skal ske. Ved ikke at have en sponsor, eller hvis sponsoren ikke er aktivt engageret, kan du sætte din tidsplan, omkostningerne og implementeringen af ændringen i fare.
