Ud med de fysiske mapper: Digital projektafslutning med Bluebeam

Envisioning the end of a major project starts from day one, so why doesn’t the project closeout package follow suit?
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Oversigt over arbejdsgangen

  • Ved hjælp af hyperlinks til adskillige “landingssidedokumenter” omdanner medarbejdere almindelige indholdsfortegnelser til skræddersyede oversigter over afslutningspakker, der ikke kun er funktionelle, men også engagerende, intuitive og tiltalende.
  • Med en interaktiv afslutningspakke kan kunder nemt og hurtigt finde frem til dokumenter med specifikke oplysninger.
  • Derudover gør Barton Malow brug af PDF-filer i 3D i Bluebeam Revu, så kunderne kan se deres projekts koordinerede model direkte i afslutningspakken. I projekter, hvor der anvendes et 360-graders kamera, kan billederne vises i afslutningspakken ved hjælp af Revus indbyggede funktion for billedvisning i 360 grader.

Selvom det måske ikke er byggebranchens mest glamourøse aspekt, er en projektafslutningspakke stadig en nødvendighed. Overdragelse af alt materiale til projektejeren er et vigtigt trin i projektafleveringen, der ofte opfattes som en langsommelig proces. Garantier, inspektionscertifikater, produktspecifikationer, drifts- og vedligeholdelsesmanualer, optegnelser over overskudsmaterialer med mere klemmes ofte sammen i en fysisk afslutningsmappe til sidst i projektets afslutningsfase af en af projektets ansatte, som måske ikke er bekendt med alle projektets aspekter. “Pakkerne er meget tit Microsoft Word-dokumenter eller måske endda et Excel-ark,” forklarer Steffanie Schrader, VDC-ingeniør hos Barton Malow. “Mange af os udskriver stadig mappevis af oplysninger. Specielt når det drejer sig om facility management, hvor det som regel er en person, der har arbejdet i branchen i mange år, og vedkommende har et helt kontor fuld af mapper.”

På baggrund af sin grundindstilling til dokumentstyring havde Steffanie en vision om en anderledes projektafslutning. “Vi gav dem det, som de ville have, selvom jeg syntes om hele denne idé med interaktive afslutningspakker.” Tyler Dutton, der er praktikant hos Barton Malow, havde også opdaget denne mulighed, så han oprettede en arbejdsgang for en afslutningspakke, som Steffanie kunne bygge videre på. Sammen ledte Tylers fundament og Steffanies vision til skabelsen af en ny, digital afslutningspakke med Bluebeam Revu.

“Jeg synes, at den primære fordel er, at arbejdsgangen, i stedet for at man skal skynde sig i slutningen af forsøget på at udarbejde en betænkning, allerede er en integreret del af hele projektets proces, så når man kommer til overdragelsen, er den allerede lavet.” – Steffanie Schrader, VDC-ingeniør hos Barton Malow

StrXur: Hvilke ulemper er der ved traditionelle afslutningspakker? Hvad var din motivation til at forbedre afslutningspakken?

Steffanie: Typisk har man travlt med at finde oplysninger i slutningen af et projekt. Hvis man medregner personaleomsætning, specielt for de medarbejdere, der er blevet overført til andre projekter, så får man måske problemer med at finde de dokumenter/oplysninger, som man skal bruge. Derudover er en mappe fuld af papirer ikke særlig brugervenlig for kunden. En anden ulempe ved afslutning er, at man ikke kan færdiggøre det hele på én gang. Det er indsamling af oplysninger, der udføres i slutningen af projektet, så det syner ikke af det helt store. Løsningen på dette er at bruge kontrolpanelet, da det giver brugeren et format, der er meget tæt på det færdige produkt, og man kan bare lægge filer i de rigtige mapper, som man får dem. Og når man så når til slutningen, behøver man ikke engang at vente til allersidst. Man kan bare hyperlinke til de rigtige mapper eller til et andet ark. Slutresultaterne er som regel i de mapper, så du fylder dem simpelthen op.

StrXur: Kan du forklare, hvad fordelene ved et kontrolpanellayout er?

Steffanie: Man skal ikke vente på, at den store mappe med papir fyldes op, så man kan sende den afsted. Strukturen er allerede lagt, så man tilføjer bare oplysningerne, som man får dem, og i baggrunden kan man oprette en tjekliste, så man kan holde styr på, at man har alt det materiale, der kræves. Jeg synes virkelig, at det gjorde processen lettere, så man kan se frem til slutningen på projektet. Man har allerede denne flotte skabelon, der er klar til at blive redigeret lidt. Derefter skal man bare oprette hyperlinks til oplysningerne, og så er man færdig.

StrXur: Kan du forklare, hvordan processen forløber?

Steffanie: Selvfølgelig. Det hele er bygget op omkring en særlig fil- eller mappestruktur. Så det er lidt ligesom en selvstændig mappestruktur. I Revu kan man oprette et kontrolpanel, som har knapper eller menuvalg, der leder hen til mapper via hyperlinks. Når du så klikker på en af dem, bliver du præsenteret for en liste af dokumenter, som forhåbentlig er navngivet, så du kan gå direkte til det dokument, som du har brug for. Dokumenterne er gemt i Box, en skybaseret lagringsløsning, som vi bruger til vores interne lagring og projektdeling, så afslutningsfilerne gemmes i Box under et navn, der stemmer overens med vores navngivningsstandarder for projekter. Det gør det meget nemt at dele et Box-link, så andre kan downloade det, hvor end de befinder sig. Men det, at mappestrukturen er selvstændig, gør programmet transportabelt, og med skabelonerne behøver man ikke at finde ud af alt det i et nyt projekt. Det er allerede lavet.

StrXur: Er der andre måder at organisere dette på, for eksempel hvis virksomheden ikke bruger Box? Hvad med Studio-projekter, ville det være en mulighed?

Steffanie: Vi har en teammappe til interne filer og en ekstern mappe, der deles med kunderne. Vi er endnu ikke stødt på så mange projektdeltagere, der bruger Studio-projekter, men da jeg oprettede mapperne, fandt jeg ud af, at projektafslutning nemt kan deles i et Studio-projekt, hvis man ønsker det.

StrXur: Hvilke nøgleaspekter ved projektoverdragelse gør denne digitale overdragelsesarbejdsgang attraktiv?

Steffanie: Et nøgleaspekt er, at alt fungerer som selvstændige enheder. Derudover har den digitale afslutningspakke sin egen beskrivelse, så kunderne ikke behøver at spørge hovedentreprenøren – de bruger bare pakken. Digitaliseringen gør det også nemmere for bygherrer at finde frem til det, som de leder efter, uden tidligere at have set disse dokumenter. Optegnelser over overskudsmaterialer er altid vigtige at inkludere. Et andet nøgleaspekt ved afslutning er adgangen til undervisningsdokumentation. Vi underviser en del efter afslutningen på et projekt. Det kan være forskellige mindre grupper af personer, og i nogle tilfælde kan det være undervisning af sygeplejersker i, hvordan de betjener et system, som vi har sat op, eller undervisning af FM-ansvarlige i betjening af brandsprøjten. Her har vi en optegnelse over undervisningen eller måske endda en deltagerliste, så vi let kan se, hvem der deltog, og hvad de modtog undervisning i. Jeg synes også, at den integrerede model er fed. Jeg synes, at PDF-filerne i 3D er virkelig smarte, og da oplysningerne fra modellen inkluderes, kan man klikke på et objekt og stadig se, hvad det er, hvilket er meget nyttigt, hvis man har en bygherre eller en FM-ansvarlig, som er velbevandret i den slags. Vi vil altid have billeder, og vi begynder at bruge 360-graders kameraer mere og mere. Jeg tror faktisk, at det er ved at blive en standardprocedure for os.

StrXur: Med fare for at fremstå som djævlens advokat vil jeg gerne spørge: Hvad ville fordelen være ved at oprette denne overdragelsesarbejdsgang i stedet for at bruge traditionelle Word-dokumenter og fysiske mapper?

Steffanie: Det giver alt sammen en bedre kundeoplevelse og en nemmere og mere grundig afslutningsproces for projektteamet. Det ser ikke bare flottere ud, det kan også være lidt mere funktionelt, da det støtter folk, der visuelt orienterede, i modsætning til folk, der gerne vil læse alle oplysninger. Man kan tilpasse det med kundens virksomhedsfarve eller logo, og man kan vælge at benytte infografiske dokumenter, som, jeg synes, er visuelt tiltalende. Designet er allerede indrettet efter, hvordan folk tænker, så deres øjne ledes hen til de rigtige steder. Nogle mennesker drages først hen til det visuelle i stedet for at læse teksten. Det er lidt ligesom forskellen mellem at have alt dit undervisningsmateriale i Word-format eller at lave en video. Nogle gange er begge dele det bedste. Så jeg tror, at det er de største valg, som man skal træffe med det samme, inden man egentlig går i gang med kontrolpanelet. Det er en god idé at udforme mappestrukturen i forhold til typen af dokumentation.

StrXur: Hvordan vil du beskrive den værdi, som digital projektoverdragelse giver både Barton Malow og de kunder, som du betjener via denne digitale løsning?

Steffanie: Jeg vil beskrive den som 60/40. Jeg vil sige, at 60 % af værdien går til bygherrerne, så de ikke præsenteres for noget, der gør det svært at finde og bruge oplysningerne. Jeg synes, at kontrolpanelet gør programmet meget brugervenligt, og det gør det hurtigt for kunderne at finde det, som de skal bruge. De resterende 40 % af værdien går til Barton Malow, idet vi kan præsentere en samlet, ensartet afslutningspakke og være sikre på, at vores projektteams ikke skal starte helt forfra hver gang.

Få mere at vide om, hvordan Bluebeam Revu gør det nemt at holde sig opdateret om et byggeprojekt.