Forbedring af og tidsbesparelse ved projektgranskning med Studio-sessioner

Leder du efter en mere effektiv måde at styre projektgranskning på? Her er løsningen – samarbejde i realtid med Studio-sessioner vil gøre den engang besværlige arbejdsgang nemmere og bedre
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Illustration af Rae Scarfó

Projektgranskning er en af de mest kritiske faser i et byggeprojekt. Det er her, alle interessenter i et projekt – bygherre, arkitekt, anlægs-, el- og konstruktionsingeniører, vvs-mand osv. – mødes for at se på alle plandokumenterne og sikre, at det, der er inkluderet i planerne, matcher kravene til bygningen. Arbejdsgangen bruges også til at sikre, at alt i bygningens planer er fuldt koordineret gennem alle de forskellige interessenters bidrag til projektet.

“En stor del af processen med projektgranskning er at sikre, at der ikke er nogen konflikter, der vil påvirke hele bygningens design,” siger Jeanette Popiel, som er produktchef hos Bluebeam og tidligere arkitekt. ”Så der sker en intern koordinering gennem hele projektgranskningen, som sørger for, at ting såsom en mekanisk kanal ikke er for lav til den loftshøjde, der var beregnet til rummet.”

Tidligere var projektgranskning en besværlig og tidskrævende indsats. Da hver interessent ofte har flere kontorer rundt om i hele landet, udskrives og sendes papirdokumenter til hvert kontor, så de kan markeres og kommenteres. Når alle interessenternes granskningsdokumenter er sendt tilbage til et centralt kontor, vil nogen være ansvarlig for at konsolidere alle de forskellige markeringer og kommentarer, så de kan indarbejdes i et endeligt sæt projekteringsdokumenter.

“Det er en besværlig proces, og papirsættet kan også gå på omgang på kontoret,” sagde Popiel. ”Så kun en person kan arbejde på det ad gangen, fordi der kun er et papirark. Det begrænser virkelig, hvem der kan arbejde på det.”

Digital transformation kommer til undsætning

I de senere år har den digitale transformation i byggebranchen spillet en afgørende rolle i at gøre mange almindelige arbejdsgange inden for branchen lettere og mere effektive. Projektgranskning er en arbejdsgang, der har haft stor gavn af udviklingen af den digitale tidsalder inden for byggeri.

Ligesom Bluebeam Revu har spillet en enorm vigtig rolle i digitaliseringen af visning og markering af PDF-dokumenter, har Studio i Revu, som giver enhver bruger mulighed for at gemme og administrere dokumenter med Studio-projekter samt samarbejde på dokumenter med Studio-sessioner, fuldstændigt forandret den måde, hvorpå projektteams er i stand til at lette processen med projektgranskning.

Studio-sessioner,  samarbejdsfunktionen i Revu, er især vigtig for projektgranskning. I stedet for at skulle udskrive papirdokumenter og sende dem til interessenter til granskning forskellige steder, tillader sessioner, at de samme dokumenter kan gennemgås af praktisk talt alle interessenter på samme sted i realtid.

En arkitekt i New York kan for eksempel lave markeringer og kommentarer til det samme sæt dokumenter og på samme tid som en ingeniør i Los Angeles eller en blikkenslager eller en anden interessent i Chicago. Med Studio-sessioner er det desuden muligt at identificere hver enkelt interessents markeringer og kommentarer. Der er også en annotationsliste, der øjeblikkeligt sporer alles aktivitet på dokumenterne, når de foretages, i tilfælde af at nogen ønsker at dobbelttjekke, hvem der lavede en ændring eller kommentar og hvornår.

”Alle er i stand til at lave deres kommentarer i realtid,” siger Popiel, “og det er den virkelige fordel, fordi du kan se alle kommentarerne, så snart de bliver lavet. Du behøver ikke at sende et papirsæt ud og spekulere på, hvornår du får alle kommentarerne.”

Med sessioner kan en projektgranskning, der normalt ville tage et par uger at gennemføre på grund af den besværlige, papirbaserede proces, nu blive afsluttet på en brøkdel af tiden med langt mere lethed og klarhed, hvad angår projektgranskningen, og flytte dokumenterne til projektets næste fase.

Sådan foretages projektgranskning i Studio

Her kan du se, hvordan nye eller uerfarne brugere kan komme i gang med projektgranskning ved hjælp af Studio, ifølge Popiel.

Indsaml digitale tegninger, opret et Studio-ID

Brugere kan gratis oprette en Studio-ID-konto i Revu. Det eneste, de skal gøre, er at vælge en e-mailadresse og adgangskode, der skal bruges som legitimationsoplysninger, og tilmelde sig. ”Og derfra er det eneste, du skal gøre, at uploade dine dokumenter til Studio og invitere de personer, der skal se på dine tegninger,” siger Popiel. “Du kan sende det ud til din hovedentreprenør, dine underleverandører, din bygherre osv., så de alle er opdaterede om alle de kommentarer, der foretages i hele projektgranskningen.”

Når du har inviteret interessenter til at deltage i en session, modtager de et e-maillink for at deltage, og så er de tilknyttet. “Når du inviterer nogen til din Studio-session,” siger Popiel, “hvis de har Bluebeam Revu, kan de logge på og oprette en Studio-konto. Og selv hvis de ikke har Revu, kan de stadig deltage gratis i dine Studio-sessioner.”

Brug de rette værktøjer

Ikke alle værktøjer i Revu er nødvendige for at gennemføre en projektgranskning i Studio-sessioner. Brugerne har mest brug for de grundlæggende markeringsværktøjer såsom skyer og tekstfelter til billedforklaringer. ”Det er sandsynligvis de mest vigtige, som du bør kende,” siger Popiel. ”Men et tip, som jeg synes er meget vigtigt, især hvis du har mange granskere i den samme Studio-session, og som jeg varmt vil anbefale at blive fortrolig med, er din Tool Chest og at lave et emne til dine markeringer, der er i din Tool Chest.”

Det giver brugerne mulighed for at sortere og filtrere forskellige værktøjer. “Hvis du for eksempel har 10 granskere der, og alle tilføjer en kommentar, der bruges sammen med et tekstfelt, får du en liste på din annotationsliste, der bare vil sige ‘tekstfelt, tekstfelt, tekstfelt’ under emnet,” siger Popiel. ”Men hvis du har nogen, der har udpeget et emne inde i deres Tool Chest, og vedkommende har brugt en markering, er emnet nu redigeret, så der står mekanisk i stedet for ‘tekstfelt’. Du vil kunne sortere og filtrere efter de forskellige discipliner … Det gør det meget nemmere at se alle disse oplysninger.”

Opret en øvelsesrunde; skab bedste praksis

Hvis du er en erfaren byggeekspert, der er vant til at lave projektgranskning på papir, men gerne vil prøve Studio, behøver du ikke at starte direkte med et rigtigt projekt.

Popiel anbefaler, at førstegangsbrugere opretter en træningssession først, så alle har mulighed for at vænne sig til værktøjerne og det nye miljø. ”Alt er altid lidt sværere første gang,” siger Popiel. ”Så jeg anbefaler at lave en øvelse internt i din egen virksomhed, væn dig til at uploade dine filer og forstå, hvad andre kan og ikke kan gøre i en session og gør dine filer klar til en session.”

Når du har gennemgået en øvelsesrunde i sessioner, vil det hele være meget lettere næste gang. ”Det vil være såre simpelt,” siger Popiel.

Popiel siger også, at brugere, der ikke har så meget erfaring med at foretage projektgranskning i Studio, bør overveje at oprette en liste over bedste praksis. ”På denne måde ved du: ‘Hvad skal jeg gøre, før jeg føjer mine filer til en session? Vil jeg sikre, at jeg har mit filnavn? Hvordan ser filnavnene ud? Hvad er mine tilladelser, som jeg vil bruge i dokumentet?”

En del af listen over bedste praksis kan være oprettelse af et forsidedokument, der skal sendes til alle, du inviterer til at deltage i en projektgranskning via en Studio-session.

“Jeg har set kunder dele værktøjssæt inde i en Studio-session; de vil have en forside i Studio-sessionen, der siger ‘Hej, velkommen til Studio-sessionen, klik her for at downloade et værktøjssæt’,” siger Popiel. “På den måde giver du alle samarbejdspartnere alle de markeringsværktøjer, som de har brug for i den session.”

”Disse ting kan være utrolig nyttige for dig som vært,” tilføjer Popiel, “for med disse værktøjssæt vil denne annotationsliste være meget bedre organiseret, og det vil være lettere at finde ting, fordi du gav dem markeringsværktøjerne direkte i sessionen. Du har også givet dem anvisninger om, hvad der forventes i den session. Normalt giver det også bedre resultater.”

Her er fem måder, hvorpå du kan oprette effektive digitale kontrolpaneler i Revu