Bluebeam indefra: Bag XCON Anywhere med Tracy Schuster

Bluebeams årlige brugerkonference bliver 100 procent virtuel i år. Se Tracy Schuster forklare, hvorfor XCON Anywhere bliver noget helt særligt.
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Video produceret af Justin Hearn

For Tracy Schuster har de sidste 18 måneder været en vild rutsjebanetur.

Som senior events manager i byggesoftwarefirmaet er Schuster blandt de hovedansvarlige for planlægningen af Bluebeam Extreme Conference (XCON), Bluebeams årlige brugerkonference, der i et normalt år tiltrækker cirka 1.000 branchefolk fra hele verden.

Eventen, der løber over flere dage, og som i de senere år blev afholdt i så travle byer som Austin, Texas og Washington D.C., omfatter typisk et program med indsigtsfulde hovedtalersessioner og præsentationer samt masser af muligheder for deltagerne til at netværke, spise og boltre sig i lokalområdet.

De sidste 18 måneder har dog været alt andet end normale. COVID-19-pandemien satte verden på den anden ende i marts 2020, da forebyggende nedlukninger satte en stopper for større fysiske forsamlinger og begivenheder.

Schuster og resten af Bluebeam-eventteamet fik hurtigt forvandlet et års planlægning af en fysisk XCON, der skulle have været afholdt i San Diego i slutningen af 2020, til en udskudt event i juni 2021 og endelig til en række veludførte virtuelle begivenheder, da det til sidst blev besluttet at aflyse den udsatte XCON pga. den fortsatte COVID-19-udbredelse.

Nu er Schuster og teamet klar til at lade XCON Anywhere gå i luften – en helt virtuel, todages brugerkonference, der finder sted 28.-29. september 2021. Der er nu åbent for tilmelding.

Schuster siger, at arrangementet bliver Bluebeams første fuldstændigt virtuelle konference og en helt ny oplevelse, hvor hovedparten af det, der gør en fysisk XCON værdifuld og sjov for deltagerne, bliver bevaret – foruden nogle overraskelser.

“Noget, jeg rent faktisk elsker ved eventarrangementer, er, at man har en chance for at planlægge i forhold til mulighederne,” siger Schuster. “Dette har vist sig at være særdeles relevant, da vi forsøgte at planlægge en XCON i 2020 (og bagefter i 2021). Da vi evaluerede vores forskellige tiltag, var vi nødt til at overveje, hvad der skulle ske på den dato, vi satte os fast på til den faktiske begivenhed, men også hvad der kunne ændre sig undervejs, og hvad vi skulle gøre for at tilpasse os.”

Spændingen ved eventarrangementer

Schusters evne til at sno sig, når tingene bliver vanskelige, er en evne, hun har oparbejdet i løbet af hele sin professionelle karriere. Den hurtige spænding ved eventarrangementer er rent faktisk årsagen til, at hun kom ind i branchen til at starte med.

Efter sin afgangseksamen fra University of California, San Diego, i 2006 hoppede Schuster lige ind i eventbranchen og arbejdede for kunder indenfor non-profit- og udholdenhedsbegivenheder såsom Los Angeles Marathon og derefter som intern eventmager på et hospital. Hendes kærlighed til denne metier blev hurtigt klar for enhver. 

“Det, der virkelig slog mig ved events, var, at det går hurtigt, og at det er meget spændende,” siger Schuster. “Man har chancen for selv at gøre en forskel, og man oplever tingene ske lige foran sig. Så da jeg begyndte at tilegne mig mere viden om events, indså jeg, at min personlighed virkelig var velegnet til den måde, hvorpå begivenheder planlægges, tilrettelægges og derefter føres ud i livet.”

Schuster sluttede sig til Bluebeam som erfaringsbaseret marketingspecialist i 2016, og siden har hun bevæget sig opad, efterhånden som hendes evner inden for eventstyring og -tilrettelæggelse øgedes i takt med, at hun fik større erfaring med at arrangere fysiske XCON-begivenheder.

Planlægning af en fysisk XCON-begivenhed, siger Schuster, er typisk en 18-måneders tur, hvor man tjekker forskellige lokationer og foretager de indledende øvelser, inden årets event finder sted. Folk, der oplever XCON, er der kun i to eller tre dage, men for Schuster og Bluebeam-eventteamet kræver denne oplevelse halvandet års omhyggeligt arbejde at føre ud i livet.

Alt fra talere og præsentationer til den mad, der serveres under hele arrangementet, overvejes nøje. Ingen detaljer bliver overset, og alt undergår årvågen kvalitetssikring.

Ligesom Bluebeam Revu sigter mod at få hver tilsyneladende lille detalje i et byggedokument til at skille sig ud og betyde noget for den færdige bygnings værdi, så går Schuster og teamet frem på samme måde i deres søgen efter at gøre hver XCON-begivenhed til den bedst mulige oplevelse for kunderne.

“Når vi planlægger noget i stil med XCON, taler jeg med alle mulige teams lige fra teknisk support, vores produktteam til vores salgsteam og alle inden for marketing for at sikre, at vi alle har det samme fokus og de samme mål 18 måneder ude i fremtiden,” siger Schuster. “Og når vi så hver gang bevæger os ind i planlægningsfasen, sætter vi kryds ved vigtige elementer og sørger for, at vi har tjekket alt, hvad vi kan, så vi sikrer os, at vi er på rette vej og kommer ud over stepperne.”

Virtuel afvikling

Planlægningen af 2021-udgaven af XCON har givet Schuster helt nye udfordringer.

I stedet for at spille vent-og-se-spillet om, hvilken vej pandemien gik, besluttede Bluebeam på et tidligt tidspunkt, at XCON i efteråret 2021 ikke skulle afholdes fysisk, men helt og holdent virtuelt. Selvom dette fjernede en stor del af presset ved at arrangere en fysisk begivenhed, skabte det et nyt sæt spørgsmål og forhindringer for at sikre, at den virtuelle XCON ville give det samme oplevelsesniveau.

“Alt, hvad vi vidste og mente om begivenheden, blev i store træk fejet af bordet,” siger Schuster. “Det gav os en fantastisk mulighed for at træde et skridt tilbage og overveje at planlægge på en ny måde.”

Schuster og teamet drog ud på en opdagelsesrejse. Hvordan leverer man begivenhedsindhold i et virtuelt miljø? Hvordan sørger man for en god eventoplevelse uden at have de sædvanlige værktøjer til rådighed? “Det var virkelig sjovt at arbejde sammen med teamet og afgøre, hvor vi kunne foretage ændringer, og hvor vi måtte gå helt nye veje,” siger Schuster, “eller tage en ny drejning og finde på noget engagerende og spændende.”

Resultatet af denne opdagelsesrejse er XCON Anywhere, en fuldstændig virtuel onlineoplevelse.

Men i stedet for at forsøge at genskabe den fysiske XCON online siger Schuster, at teamet besluttede at behandle XCON Anywhere som en ny oplevelse i sig selv. “En af de største ting er, at vi opfordrer folk til at tænke på XCON Anywhere som noget andet end den liveoplevelse, de har haft med os tidligere.”

Deltagerne kan stadig forvente en inspirerende og informativ agenda med præsentationer om de seneste nyskabelser i byggebranchen, fra samarbejdsanalyser af bygbarhed til fremhævelse af byggeristart og til eliminering af tidskrævende opgaver gennem automatisering. De kan se frem til at få eksperttips og -tricks til måder at gøre deres arbejde mere effektivt (og sjovt) på med Bluebeam Revu, Studio-sessioner og Studio-projekter. De kan også forvente masser af fri, omend virtuel, tid, hvor de vil blive opmuntret til at netværke med andre deltagere og uformelt interagere med talerne.

“Den største forskel, vi forestillede os med netop denne eventplanlægning fra et virtuelt perspektiv kontra et fysisk, var, at vi ved, at folk er meget trætte af at se hinanden i rammer,” siger Schuster og henviser til, at folk er trætte af videokonferencer efter 18 måneder kun med fjernarbejde. “Det har været vores virkelighed, og vi har fået det bedste ud af det, men vi ved, at der er plads til at gøre tingene lidt anderledes – så vi forsøger at sætte krydderi på de forskellige oplevelser og sikre, at vi stadig giver alle en meget stærk mulighed for at netværke.”

XCON Anywhere vil, ligesom et fysisk XCON, også byde på Bluebeam Extreme Awards, der spænder over 10 kategorier og hylder de innovative folk, der støber morgendagens byggebranche. Tidligere vindere har repræsenteret projekter fra AECOM, Skanska, Sundt, Turner, Zachary, Gensler og mere end en halv snes andre førende byggefirmaer.

For at finde ud af, hvad XCON Anywhere ellers kommer til at indeholde, bliver du nødt til at tilmelde dig og deltage for at finde ud af det.

Nye horisonter

Efter det forgangne år er Schuster både ængstelig og spændt på, at XCON Anywhere nu endelig kan komme i gang. Som enhver professionel eventarrangør vil kunne relatere til, har det været kedeligt for Schuster ikke at kunne opleve det sjove og spændende ved at interagere med mennesker personligt. Hun savner at være i stand til at interagere med kunderne, være på stedet og koordinere udfordringer i forbindelse med afviklingen i sidste øjeblik og opleve alle de ting, der følger med at være til en liveevent. Schuster håber, at XCON 2022 vender tilbage som en rigtig livebegivenhed.  

Alligevel siger Schuster også, at det seneste år har givet mange nye oplevelser og viden, som hun har taget til sig – og anvendt til planlægningen og tilrettelæggelsen af XCON Anywhere. “Jeg tror, at det seneste år har været en udfordring for alle ved at ændre den måde, vi arbejder på, den måde, vi forbinder os til hinanden på, den måde, vi interagerer med hinanden på,” siger Schuster. “Og jeg tror, at en af de ting, jeg virkelig har lært af det, er, at det faktisk er ligegyldigt, om du er personligt til stede, eller om du er med virtuelt. Hvis du har mulighed for at tale med andre mennesker og lære af dem, er det et stort plus, uanset hvor du er.”

Tilmeld dig for at deltage i XCON Anywhere.