Hvad er opstartsfasen?
Ethvert byggeprojekt – hvad enten det er boliger, kontorbygninger, skoler, hospitaler eller transportfaciliteter som lufthavne og jernbaneterminaler – er en kompleks affære, som kræver koordinering, samarbejde, kommunikation og kvalitetskontrol.
Hvad består opstartsfasen af? Nogle beskriver den som at etablere fundamentet for et projekts succes, mens Construction (Design & Management) Regulations 2015 blot beskriver den som “en periode, hvor der udføres design eller forberedende arbejde til et projekt, der kan fortsætte i løbet af byggefasen.”
I sidste ende handler opstartsfasen om, at der er afsat tid nok, til at det nødvendige arbejde kan udføres, før byggeriet begynder. Dette omfatter oprettelse af en strategisk plan for projektet, dets omfang, et budget for byggeriet, udvælgelse af et design til den foreslåede bygning, indhentning af byggetilladelser og indgåelse af aftaler med entreprenører til at udføre arbejdet.
Derfor har alle projekter brug for en plan for opstartsfasen
Projekter kræver detaljeret planlægning fra starten. I denne opstartsfase er elementer som projektstrategi, design, indkøb, timing og så videre fint afbalancerede. Begår man en fejl på et af disse områder som følge af dårlig planlægning, kan udsigterne til en vellykket levering bringes i fare.
Fastsættelse af kundens forventninger
Når en kunde beslutter sig for at bygge noget, skal de omhyggeligt lægge planer for en række udfald, ikke mindst hvem der skal gøre hvad på opgaven, i god tid før første spadestik tages. For at kunderne skal få de bedste resultater, hjælper planlægningen i opstartsfasen dem med at etablere forventningerne i forhold til kommunikation og samarbejde. Uanset om det handler om et overblik over deres foretrukne arbejdsgange og processer eller detaljerne bag lagring, deling og rapportering af data, er det vigtigt at blive enige om standarderne, og hvordan arbejdet vil blive målt i forhold til dem.
Indkøb af byggematerialer
Endnu et nøgleelement i opstartsfasen er korrekt planlægning af indkøb og at sørge for, at uundværlige materialer, der kræves til jobbet, er tilgængelige og bliver leveret til tiden og inden for budgettet.
Levering af de rigtige oplysninger til designere og entreprenører
Opstartsoplysningerne, der defineres som relevante oplysninger fra bygherren om det arbejde, der planlægges, angives af CDM-reglementet som værende oplysninger om projektet, planlægningen og projektledelsen af det foreslåede byggeri, samt de måder hvorpå sundhed og sikkerhed på stedet vil blive opretholdt. De fungerer som et slags referencepunkt, som helt fra starten bruges til at vejlede designere, når de kommer med eller ændrer deres design til et projekt, og der refereres tilbage til dem gennem hele projektet, hvilket skaber en historik for alle ændringer og beslutninger, der er truffet.
Hold kommunikationen åben
Kommunikation er også et vigtigt aspekt ved ethvert byggearbejde, men især i de tidlige stadier. Firmaer som St. Louis-baserede Holland understreger, at der skal bruges tid på at udarbejde en kommunikationsplan, der fungerer for alle og “gør det muligt for alle at interagere på en måde, der opfylder deres behov for projektet. Et byggeteam med god kommunikation kan være med til at sikre, at eventuelle forhindringer overvindes effektivt.”
Behovet for samarbejde under opstartsfasen
Der er en række tidspunkter i opstartsfasen, som involverer flere eller alle de mulige deltagere. Det betyder, at alle planer for opstartsfasen skal understøttes af samarbejdsværktøjer, der gør dokumentdeling, teamarbejde og kommunikation nemt gennem hele projektets livscyklus.
I første omgang finder og erhverver bygherren eller ejeren af det foreslåede byggeri en grund, hvorpå der kan bygges. De vil have lagt sig fast på et investeringsprogram og vil være opmærksomme på et overskudsmål, de håber at nå, hvis projektet leveres til tiden og inden for budgettet. De kan have besluttet sig for at sælge den færdige bygning til tredjemand eller beholde den og udleje den til en lejer.
Gennem en udbudsproces ansætter bygherren derefter en arkitekt, som skaber en række designforslag, der bliver indsendt for at få byggetilladelse.
I projektgranskningsfasen inddrages en mængdeberegner, der skal beregne, hvad der kræves af materialer til projektet. Ingeniører, designere, projektledere og administratorer kommer på banen, efterhånden som forslagene tager form.
Ejeren køber også tjenester fra en sundheds- og sikkerhedschef til at sikre, at byggepladsen har et sikkert arbejdsmiljø. Health & Safety Executive siger, at det er vigtigt at indsamle mange sundheds- og sikkerhedsoplysninger om projektet og det foreslåede sted, før arbejdet påbegyndes. “Oplysninger, der er tilgængelige ved udbud, bør bruges, så der tages højde for den tid og de ressourcer, der kræves til at håndtere problemer,” tilføjes det.
På dette tidspunkt udsendes opgaven i udbud for at tiltrække en hovedentreprenør. Den vindende kandidat forventes at levere projektet til tiden og inden for det aftalte budget. Overskridelser vil ofte kræve en form for kompensation, afhængigt af kontrakten.
Endelig sørger hovedentreprenøren og projektledelsen for leveringen af de nødvendige byggematerialer, byggelogistik, relevant software og valg af underentreprenører til at udføre arbejdet, inden byggeriet for alvor kan begynde.
Sådan skaber Bluebeam succesfulde opstartssresultater
Ifølge Iain Parker, der er partner hos konsulentvirksomheden Alinea, opstår de mest succesrige opstartsfaseresultater, når talentfulde mennesker, som er engageret på de rette områder, mobiliseres og er ivrige efter at imponere.
“Væsentlige fordele” kan opstå gennem tidligt engagement af entreprenørerne, sagde Parker. “Det er naivt at tro, at kundeteamet har alle de optimale svar og bedste ideer.”
Men det er heller ikke altid værdifuldt at få en entreprenør om bord for tidligt.”Så ser kunden blot en masse dyre mennesker uden særligt meget afkast,” sagde Parker. Det handler om balance – og holdets kultur.
“Det er hele teamets kollektive ansvar, inklusive bygherren, at sætte projektet i den bedst mulige position i opstartsperioden for at opnå et vellykket resultat i byggeperioden.”
“Alle er afhængige af hinanden, hvilket gør vores branche så givende, når man opnår ting sammen. Når det er godt, er det rigtig, rigtig godt.”
Som følge heraf er kommunikation meget vigtig. Opbygning af positive relationer mellem teams; sikring af at de rigtige opstartsoplysninger er tilgængelige på det rigtige tidspunkt og at holde styr på beslutninger og ændringer er det vigtige fundament for ethvert vellykket projekt.
Det er her, software kan hjælpe for en relativt lille investering. Læs mere om, hvordan du kan evaluere din eksisterende teknologistak og opnå et hurtigt investeringsafkast med implementering af software her.
